Rodrigo Ricardo

La comunicación como transferencia de información dentro de las organizaciones

Publicado el 10 noviembre, 2020

Comunicación de Paul Revere

” Uno si por tierra, y dos si por mar;
Y yo en la orilla opuesta estaré,
Listo para cabalgar y dar la alarma,
Por cada aldea y granja de Middlesex,
Para que la gente del campo se levante y se arme ”.

Escrito en el siglo XIX, el poema “El viaje de Paul Revere” fue escrito por Henry Wadsworth Longfellow, y muchos componentes de esta anécdota clásica ilustran involuntariamente partes clave de la comunicación organizacional eficaz. Cuando hablamos entre nosotros, hacemos mucho más que simplemente intercambiar palabras. Nuestra elección de vocabulario, expresiones faciales y entonación juegan un papel importante para ayudarnos a comunicar el mensaje que deseamos transmitir. Estos conceptos suenan tan verdaderos en las comunicaciones organizacionales como en las conversaciones de persona a persona.

Señales de comunicación organizacional

En la anécdota, Paul Revere tiene la intención de disminuir el elemento de sorpresa al hacer saber a la milicia si los británicos vienen por tierra o por mar. Su intención, como dice el poema, es responder en consecuencia encendiendo una lámpara en el campanario si los británicos pretenden atacar por tierra y dos lámparas si pretenden atacar desde el agua. En su sentido más básico, las lámparas funcionan como señales. En las comunicaciones, una señal puede considerarse como un mensaje abreviado que se utiliza para facilitar la transferencia rápida de información. Cuando se considera que la comunicación organizacional es una transferencia de conocimiento, las señales pueden pensarse como la forma de codificar información importante para que se pueda identificar, comprender y actuar rápidamente.

Dentro de una organización, el liderazgo debe mantener un cuidadoso equilibrio entre brevedad y contenido. En los niveles más altos de una organización grande, un tablero , un método de seguimiento y visualización de indicadores clave de desempeño para monitorear la salud de una empresa, se convierte en uno de los dispositivos de señalización más importantes que un ejecutivo tiene a su disposición. Los paneles son las señales definitivas porque consolidan la información más importante en el formato más conciso posible. Al igual que el tablero de un automóvil, un tablero organizacional está diseñado para proporcionar a los tomadores de decisiones la información más importante de la manera más breve, pero comprensible, posible.

En la anécdota de Paul Revere, las señales fueron diseñadas para permitir a los individuos tomar decisiones críticas rápidas que cambiarían el resultado del juego. Un tablero organizacional no es diferente. El contenido de un tablero puede variar según el rol de un individuo en la organización, pero la función como dispositivo de señalización sigue siendo la misma. Para los ejecutivos financieros, las señales importantes incluyen cosas como días de efectivo disponible, días de cuentas por cobrar u otra información relacionada con el flujo de efectivo. Para un profesional de recursos humanos, un tablero puede usar señales como tasas de rotación, despidos involuntarios o información relacionada con los FTE.

Las señales deben entenderse

En el antídoto de Paul Revere, las lámparas del campanario eran señales importantes. Sin embargo, las señales no tienen ningún valor si no las entienden quienes están esperando la información importante que transmitirán las señales. En otras palabras, la diferencia entre una o dos lámparas en el campanario no tiene valor para un individuo que no conoce el significado de la señal. Lo mismo ocurre con la comunicación organizacional.

En el contexto de las comunicaciones organizacionales, las señales solo son valiosas si el individuo que las recibe es capaz de interpretarlas y actuar adecuadamente. Un tablero financiero que indique que los días en efectivo en caja se redujeron a 0.5 no tiene valor a menos que el receptor pueda interpretar adecuadamente la seriedad del mensaje.

Cuando se considera que la comunicación organizacional es la transferencia de conocimiento, la señal perfecta no tiene valor a menos que se comprenda claramente. Por lo tanto, dentro de una organización, la persona que envía la señal, y la señal en sí, solo son útiles si la persona que recibe la información la comprende y actúa en consecuencia.

Importancia del señalador

En nuestro ejemplo, ahora hemos identificado las lámparas como la señal que transmitirá información importante rápidamente. Además, hemos identificado que la persona que recibe la señal debe comprender la señal y comunicar su contenido con precisión a las personas afectadas. Sin embargo, no hemos identificado la primera causa en esta cadena.

La lámpara sirve como señales y Paul Revere actúa como el individuo que recibe e interpreta la señal, pero alguien todavía tuvo que colgar las lámparas en el campanario para iniciar el proceso. En el contexto de la comunicación organizacional, esta persona podría ser conocida como el comunicador , la persona con la información que se debe transmitir y cuya responsabilidad es asegurar que se inicie el proceso de comunicación.

En las comunicaciones organizacionales, la transferencia de conocimiento a menudo ocurre cuando alguien en el nivel técnico detallado usa una señal para transmitir información importante a una persona que puede actuar en consecuencia. En el ejemplo del tablero, el comunicante es la persona o el informe que proporciona la información necesaria en un formato técnico. El tablero es la señal que codifica la información, la reduce para hacerla concisa y procesable, y el receptor es el ejecutivo que lo lee quien decidirá cómo actuar sobre la información contenida en él.

Resumen de la lección

Revisemos…

La comunicación organizacional efectiva como transferencia de conocimiento involucra tres partes distintas. El comunicador es el individuo o proceso que codifica una gran cantidad de información en un formato único y más comprensible.

La señal es el método específico utilizado por el comunicante para transmitir la información. En el contexto de la comunicación organizacional como transferencia de conocimiento, esto a menudo se facilita a través de un tablero , una herramienta que se usa para transmitir la información más importante a los tomadores de decisiones a intervalos regulares.

Finalmente, el receptor es el individuo que observa e interpreta los datos transmitidos por la señal. El receptor debe ser capaz de comprender la información de la señal y tener la suficiente confianza en su precisión para tomar decisiones basadas en la información que transmite.

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