Matriz de comunicación en la gestión de proyectos

¿Qué es la Matriz de comunicación?

Imagina que tienes un trabajo como coordinador de proyecto para una empresa de bocadillos llamada Quick Fix. Su último emprendimiento comercial consiste en expandirse al mercado francés, y su gerente de proyecto acaba de encomendarle la tarea de crear un plan de comunicación para el proyecto. ¿Donde empezar? Bueno, primero definamos el término comunicación.

La comunicación es, esencialmente, el envío y la recepción de información eficaz. Para poder compartir la información correcta sobre el proyecto con las personas adecuadas de manera eficaz y oportuna, es necesario diseñar un plan de comunicación para el proyecto.

Sin un plan de comunicación, es fácil para el director del proyecto olvidarse de compartir la información con las partes interesadas o excluir a uno de los grupos de las comunicaciones. En su caso, el proyecto se llevará a cabo en diferentes países. Por lo tanto, podría resultar extremadamente fácil para el gerente de proyecto excluir al equipo extranjero de la comunicación, a menos que se lleve a cabo una planificación de la comunicación adecuada.

Por lo tanto, como coordinador del proyecto, su trabajo principal será gestionar la comunicación entre los diferentes actores , es decir, todos los grupos de personas que participan o se ven afectados por el proyecto, a ambos lados del Atlántico.

Usted aborda el primer paso de su tarea identificando los principales grupos de interés y sus necesidades de información. Hasta ahora, su lista incluye un gerente de proyecto, un patrocinador del proyecto, miembros del equipo del proyecto, otros gerentes funcionales de la organización, proveedores, clientes, autoridades reguladoras y posiblemente más. Ahora, todo lo que necesita es un plan para mantener abiertas las líneas de comunicación.

Un buen plan de comunicación para un proyecto debe considerar qué tipo de información se comparte, con quién se comparte y con qué frecuencia se comparte esta información. Puede organizar todas estas variables colocándolas en una tabla conocida como matriz de comunicación.

Una matriz de comunicación es un documento que resume el plan de gestión de la comunicación para un proyecto. Para que siga siendo eficaz, la matriz de comunicación debe ser accesible para todos los interesados ​​y debe actualizarse durante todo el proyecto. Veamos una forma en que se puede formatear una matriz.

Composición de la matriz de comunicación

Una matriz de comunicación incluye la siguiente información:

• Tipo de comunicación : el nombre único de la comunicación que se utilizará para referirse a ella durante la duración del proyecto. Algunos ejemplos son la reunión inicial, la reunión de actualización semanal o el informe de estado del proyecto.
• Objetivo de la comunicación : el objetivo principal de compartir la información.
• Medio : cómo se comunicará la información, por ejemplo, por correo electrónico, teléfono o reuniones personales. Al planificar la comunicación para un proyecto de expansión internacional, debe tener en cuenta las preferencias culturales de las partes interesadas del proyecto. En algunas culturas, se pueden preferir las videoconferencias a los correos electrónicos.
• Frecuencia : la frecuencia con la que se comunicará la información, por ejemplo, diaria, semanal o mensual. La frecuencia también se puede establecer en ‘según sea necesario’. Al planificar las comunicaciones del proyecto, es importante recordar que la alta dirección no debe sobrecargarse con demasiados detalles con demasiada frecuencia, mientras que los administradores de tareas pueden requerir actualizaciones más frecuentes.
• Audiencia : quién recibirá la información, por ejemplo, equipo del proyecto, proveedor, clientes.
• Propietario : responsable de la comunicación. Puede ser un nombre o una función, como un director de proyecto o un líder técnico.
• Entregable : lo que se produce con la información que se comunicará. Algunos ejemplos son la agenda de una reunión, las actas de la reunión, el cronograma de un proyecto o el presupuesto del proyecto.
• Formato : si la información se compartirá en forma impresa o impresa, dónde se almacenará y si se debe utilizar alguna plantilla. El formato también debe incluir información sobre el idioma de la comunicación. Para sus necesidades, se debe producir un informe de estado del proyecto en los idiomas inglés y francés para el proyecto de expansión Quick Fix.

Un ejemplo de la matriz de comunicación

Es importante tener en cuenta que la matriz de comunicación incluye solo las comunicaciones regulares o planificadas del proyecto. Naturalmente, pueden ocurrir situaciones que requieran comunicaciones adicionales a lo largo del proyecto como resultado de una emergencia o un cambio. Estos tipos de comunicaciones deben regularse según la política de la empresa.

Los interesados ​​en el proyecto también se comunicarán entre sí a diario utilizando una variedad de medios (correos electrónicos, llamadas, reuniones cara a cara) para hacer avanzar el proyecto y cumplir con las tareas asignadas. Si bien estos intercambios de información no se registran en la matriz de comunicación, son importantes para el éxito del proyecto.

Resumen de la lección

Todas las personas que participan o están influenciadas por un proyecto se conocen como partes interesadas . El intercambio de información exitoso entre las partes interesadas se conoce como comunicación . La creación de un plan de comunicación para un proyecto asegura que la información apropiada se compartirá con las partes interesadas en el momento apropiado.

Un plan de gestión de la comunicación para un proyecto se presenta en una matriz de comunicación . La matriz de comunicación consta del tipo, el objetivo, el medio, la frecuencia, la audiencia, el propietario, todos los entregables y el formato requerido de cada comunicación del proyecto planificado.

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