Mitigación de problemas de personal en un entorno virtual

Publicado el 10 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Tipos de problemas virtuales

Usted es un gerente que está a 500 millas de distancia de sus empleados. Un empleado particularmente preocupante no ha cumplido con los plazos y no responde. Se está haciendo una copia de seguridad del trabajo y se está ejerciendo más presión sobre el supervisor virtual para que resuelva el problema. ¿Qué haces?

Antes de resolver este problema, es importante comprender cómo surgen los problemas del lugar de trabajo virtual. Se pueden dividir en dos categorías principales: interpersonales y de desempeño.

Los problemas interpersonales en el entorno virtual difieren de los del lugar de trabajo tradicional. En lugar de la interacción diaria cara a cara, los equipos virtuales dependen en gran medida de la comunicación escrita. Debido a esto, muchos problemas interpersonales ocurren debido a una mala técnica y tono de escritura. Escribir correos electrónicos y mensajes ambiguos que se pueden tomar de varias maneras puede causar problemas entre compañeros de trabajo. Escribir mensajes con un tono agresivo puede causar disensión. La frecuencia de la comunicación también puede contribuir a problemas con la comunicación interpersonal, ya que el supervisor y el equipo deben poder permanecer en contacto regular. A diferencia del lugar de trabajo tradicional, no puede simplemente caminar hasta el cubo de alguien si no ha tenido noticias de ellos por un tiempo.

El segundo tipo de problema que puede surgir se basa en el rendimiento . Este es un problema de personal que se alinea más de cerca con el lugar de trabajo clásico. Si un empleado no está cumpliendo con sus plazos, cuotas u otra métrica, entonces debe ser instruido de nuevo en el camino correcto.

Ventajas

En el ejemplo anterior, nuestro empleado es culpable de estos dos problemas: comunicación interpersonal deficiente y desempeño laboral deficiente. Para remediar la situación, debemos comprender cómo abordar cada tipo de problema de una manera específica para los entornos de trabajo virtuales.

Los entornos virtuales tienen varias ventajas sobre los entornos cara a cara. Primero, todo lo que se comunica se puede registrar y documentar. Esta documentación es clave para el departamento de recursos humanos de una empresa, ya que proporciona una prueba de acción para problemas de personal.

Otra ventaja es que las actividades y el rendimiento también se pueden monitorear y registrar con mayor precisión, ya que la mayoría de los equipos virtuales dependen en gran medida de sus computadoras y el software relevante para su jornada laboral. Cualquier problema que surja del rendimiento se puede observar y rastrear inmediatamente para mejorarlo.

Finalmente, las directivas y el entrenamiento del personal se pueden entregar con mayor precisión, ya que el empleado tendrá un documento escrito que muestre exactamente qué mejoras deben realizarse. Esto puede ser mucho más efectivo que una reunión verbal en una oficina, ya que el estrés de una interacción en persona probablemente haría que el empleado se olvidara de la mayor parte de la conversación. Dado que el empleado virtual tendrá un correo electrónico al que consultar, puede tomarse un tiempo para descomprimir antes de volver al mensaje y tomar medidas.

Tomando acción

Lo primero que debe recordar cuando se trata de problemas de personal es que se deben tomar medidas rápidas. Cada hora que pasa en el mundo virtual permite que los problemas crezcan. Un gerente debe actuar al enterarse del problema.

Para iniciar una acción sobre un problema de personal, un gerente primero debe conectarse con el empleado. Si no responden al correo electrónico o los mensajes, también se deben intentar hacer llamadas telefónicas. Sin embargo, si el empleado recibe instrucciones sobre su desempeño por teléfono, también debe recibir un correo electrónico de seguimiento que contenga toda la comunicación que se le entregó. Esto es importante para la retención del mensaje.

Una vez que se contacta al empleado, el gerente debe asegurarse de que el mensaje sea:

  1. Claro: el empleado debe saber exactamente lo que le está comunicando.
  2. Conciso: el mensaje debe ser breve y directo, para que el empleado no se confunda sobre el propósito general de la comunicación.
  3. No amenazante: para que el empleado acepte comentarios y directivas, no puede ponerse a la defensiva. Comunicarse en un tono positivo y con palabras de aliento mejorará las posibilidades de que el empleado acepte el mensaje que está enviando.

Asegúrese de hacer un seguimiento de su mensaje entre 24 y 48 horas después para comunicarse con el empleado y preguntarle si tiene alguna pregunta sobre el contacto inicial. Esto es importante porque es posible que los empleados no quieran comunicarse con usted después de recibir una reprimenda, incluso si se comunicaran con usted de manera positiva.

Asegúrese de guardar y documentar todas las comunicaciones entrantes y salientes, en caso de que surjan problemas futuros con el empleado. Cada problema posterior puede requerir consecuencias más graves. Saber cuál fue la resolución de los sucesos anteriores le permitirá al gerente reaccionar de manera adecuada ante cualquier problema futuro que surja.

Resumen de la lección

Es importante que un gerente comprenda el tipo de problema que se le presenta, ya sea interpersonal o de desempeño. Deben asegurarse de responder rápidamente y de que su comunicación escrita sea clara, concisa y no amenazante. Finalmente, toda la comunicación con el empleado que experimenta problemas de personal debe guardarse para garantizar que los problemas futuros se puedan resolver más rápidamente. Aunque los gerentes en entornos de trabajo virtuales están separados físicamente de sus empleados, la mitigación de sus problemas de personal aún se puede manejar con facilidad.

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