Monitoreo del proceso de información del equipo: retroalimentación y seguimiento

Foro de comentarios

Steve dirige las reuniones informativas del equipo en su empresa todos los lunes. Acaba de concluir una de sus reuniones semanales, pero sus funciones aún no han terminado.

El seguimiento es un paso fundamental en el proceso de información del equipo.

Una de las características más importantes de la sesión informativa del equipo , una reunión cara a cara entre la gerencia y los empleados, es el aspecto de comentarios y preguntas. Los miembros del equipo de Steve que están en la reunión pueden participar plenamente y contribuir a generar ideas para la empresa y tomar decisiones hablando en reuniones informativas del equipo, compartiendo sus pensamientos y haciendo preguntas que se transmiten a los tomadores de decisiones clave.

Y ahí es donde entra en juego el trabajo extra de Steve. El modelo de sesión informativa del equipo requiere que el líder de la sesión informativa documente los comentarios que recibe y haga un seguimiento de los comentarios y preguntas de los empleados. Hablemos un poco más sobre lo que Steve necesita hacer después de la sesión informativa.

¿Qué sucede después de la sesión informativa?

Las tareas de información del equipo de Steve comienzan mucho antes de la reunión y continúan hasta mucho después de que finaliza la sesión informativa. Es aconsejable que los líderes de este tipo de reuniones completen estas tareas inmediatamente después de una sesión informativa en lugar de posponerlas.

Documentación

Aproveche cualquier documentación que haya producido durante la sesión informativa para ayudarlo a realizar un seguimiento adecuado y prepararse para futuras reuniones. Por ejemplo, si un miembro del equipo hace una pregunta sobre una nueva política o procedimiento, Steve debe tomar notas y estar preparado para abordar eso en la próxima sesión informativa del equipo (si no antes). Mantener un registro preciso de lo que las personas hablan en la reunión facilitará la respuesta a sus preguntas una vez finalizada la reunión. La documentación también debe archivarse y conservarse para referencia futura.

Seguimiento de preguntas

Quizás el componente más importante de la sesión informativa del equipo es la oportunidad que tienen los participantes de hacer preguntas y dar su opinión. Utilice la documentación que reunió durante la reunión como punto de referencia para realizar un seguimiento adecuado, como obtener una respuesta a una pregunta que quizás no conocía en ese momento. Una de las tareas principales del líder de información es dar seguimiento a las preguntas que presenten los empleados. El marco de tiempo ideal para esto es dentro de los 10 días hábiles posteriores a la sesión informativa.

Compartir comentarios

La recopilación de comentarios en una sesión informativa del equipo no sirve de nada si no se comparten con la gerencia y los tomadores de decisiones clave. Aquellos que asisten a las sesiones informativas del equipo comparten sus comentarios porque creen que serán escuchados y podrán efectuar cambios dentro de su organización. Si no transmiten sus comentarios, los empleados se retirarán de participar. Lleve los comentarios que reciba en una sesión informativa del equipo al líder o gerente apropiado y luego déjele saber al empleado lo que sale de ellos.

Resumen de la lección

Una de las funciones más importantes de la sesión informativa del equipo es la oportunidad para que los asistentes hagan preguntas y den su opinión . Esto crea un foro abierto de diálogo que funciona en ambos sentidos entre la gerencia y los empleados de primera línea. Para los líderes de reuniones informativas, las responsabilidades continúan mucho después de la reunión. La documentación adecuada durante la sesión informativa no solo debe archivarse para referencia futura, sino que también debe usarse para ayudar a encontrar respuestas a las preguntas presentadas durante la reunión. El líder del equipo debe tomar los comentarios y las preguntas que surjan durante la reunión y hacer un seguimientocon las personas adecuadas para entregar respuestas a esos miembros del equipo dentro de los 10 días hábiles. También es importante compartir comentarios con los responsables de la toma de decisiones clave y la dirección, y ayuda a que los empleados sigan participando en el proceso.