Partes interesadas del programa y del proyecto
Sean fue contratado como consultor para una empresa de construcción que se dedicaba a la construcción de viviendas residenciales. La tarea de Sean era identificar a las partes interesadas de la empresa y diseñar un plan para gestionarlas. Sean se reunió con el gerente del programa, Michele, quien era responsable de supervisar la construcción de nuevas casas adosadas, casas unifamiliares y apartamentos para una comunidad dentro de su ciudad.
El programa de construcción, explicó Michele, consistió en un grupo de proyectos relacionados que se gestionan para que los inversores se beneficien del éxito de todo el programa. Como gerente del programa y parte interesada, Michele supervisa el programa de construcción mientras que los gerentes de proyecto monitorean las actividades de cada proyecto individual dentro del programa. El papel de una parte interesada del programa es administrar el programa y colaborar y comunicarse con las partes interesadas del proyecto para el éxito general del programa.
El objetivo es que cada uno de los proyectos esté alineado con los objetivos generales del programa de construcción, por lo que identificar y gestionar a los interesados es fundamental. Sean diseñó preguntas que lo ayudarían a identificar a las posibles partes interesadas en la empresa:
- ¿La persona se verá afectada por este programa o proyecto directa o indirectamente?
- ¿Puede la persona influir en el programa o proyecto?
- ¿Tiene la persona un impacto en alguno de los recursos del programa o proyecto, incluido el personal, los materiales o los recursos financieros?
- ¿Tiene la persona alguna habilidad o capacidad especial de la que el programa o proyecto pueda beneficiarse?
Luego definió las siguientes categorías para clasificar a las partes interesadas en función del grado en el que están influenciados por el programa:
Las partes interesadas primarias son aquellas que se ven directamente afectadas, ya sea positiva o negativamente, por el programa. En el programa de construcción, el inversor y el arquitecto son los principales interesados, ya que ambos contribuyen a la construcción de viviendas. El comprador y el constructor también serán los principales interesados, ya que se verán afectados directamente por la casa que se construya.
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En algunos casos, un interesado principal se ve afectado positivamente mientras que el otro se ve afectado negativamente. Como ejemplo, para el proyecto de control de calidad, las regulaciones sobre las dimensiones mínimas aceptadas para un garaje pueden afectar positivamente al comprador porque obtendrían un garaje de tamaño estándar, pero afectarían negativamente al constructor porque es posible que tengan que gastar más dinero para traer el tamaño del garaje. hasta especificaciones estándar.
Las partes interesadas secundarias son aquellas que se ven afectadas indirectamente, positiva o negativamente, por el programa. En el programa de construcción, el ingeniero seguiría las pautas del constructor, por lo que el ingeniero es un actor secundario. En el proyecto de marketing, el director de marketing es el actor principal, pero los competidores serían actores secundarios porque se verían afectados indirectamente por el proyecto de marketing de esta empresa.
Es posible que los interesados clave no se vean afectados directa o indirectamente por el programa o un proyecto, pero tienen roles o experiencia importantes dentro del programa. Por ejemplo, el técnico de techado y el topógrafo serían partes interesadas clave porque tienen roles técnicos importantes en el programa de construcción, aunque no influyen directa o indirectamente en el programa, y no son afectados directa o indirectamente por el programa.
Para el proyecto de marketing, el artista gráfico sería un actor clave porque tiene las habilidades técnicas para crear los anuncios y folletos necesarios para el proyecto. El director de marketing sería una parte interesada principal porque puede tomar decisiones que afecten directamente a las campañas de marketing.
Gestión de los interesados
Una de las tareas de Sean era crear un plan de gestión de las partes interesadas . La gestión de las partes interesadas es fundamental para obtener el apoyo de personas y organizaciones que tienen el poder de influir en los programas o proyectos de una empresa. Las partes interesadas pueden apoyar u oponerse a decisiones y pueden ocupar puestos influyentes en la empresa. Creó un plan de cuatro pasos para gestionar las partes interesadas.
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Paso 1: Analizar las partes interesadas
Como primer paso hacia la gestión de las partes interesadas, Sean se refirió al mapeo de las partes interesadas para identificar y analizar las partes interesadas a medida que se incluyen en los grupos comúnmente conocidos.
Grupo 1: Alto interés, alta influencia – socios para una colaboración activa, sus opiniones deben ser consideradas en todo momento.
Grupo 2: Bajo interés, alta influencia: personas poderosas que deben mantenerse informadas sobre el proyecto y cuyas opiniones podrían tener un impacto.
Grupo 3: Alto interés, baja influencia: estas partes interesadas deben participar para conocer sus intereses e ideas.
Grupo 4: Poco interés, poca influencia: debe mantenerse informado de las decisiones críticas.
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Paso 2: Defina un propósito para cada grupo
Sean identificó formas en las que podría conseguir la colaboración, el compromiso y la ayuda técnica de las partes interesadas, y mantenerlas informadas. Enumeró el propósito general de cada grupo de partes interesadas, y se dio cuenta de que el propósito podría ser diferente según el programa y el proyecto.
Grupo 1: Elaborar ofertas, diseñar planes, tomar iniciativas
Grupo 2: Proporcionar financiación, influir en las decisiones
Grupo 3: Campañas, rediseños, mejoras
Grupo 4: boletines, comentarios, sugerencias
Paso 3: Defina los métodos y herramientas utilizados para la participación
El siguiente paso fue identificar los métodos y herramientas que podrían usarse para involucrar a las partes interesadas. Sean discutió algunas de las técnicas para cada uno de los grupos con Michele.
Grupo 1: Reuniones, asignaciones
Grupo 2: Blogs, documentos para revisión
Grupo 3: Foros de discusión, encuestas online, consultas
Grupo 4: Acceso al sitio web, actualizaciones de información por correo electrónico
Paso 4: seleccione métodos y técnicas deseables
Una de las sugerencias que le gustó a Michele fue la idea de Sean de tener una herramienta de colaboración en línea. Esto permitiría a las partes interesadas del programa y de los diversos proyectos discutir y compartir ideas y comentarios entre sí. También se discutieron algunas herramientas técnicas para este propósito:
- intercambio seguro de archivos
- documentos de coautoría
- software de gestión de proyectos
- cuestionarios, encuestas, comentarios
Sean le presentó el informe final a Michele, quien estaba entusiasmada con la implementación de las ideas y sugerencias de Sean para gestionar las partes interesadas en su empresa.
Resumen de la lección
Un programa consta de varios proyectos alineados estratégicamente. Las partes interesadas del programa supervisan el programa, mientras que las partes interesadas del proyecto gestionan proyectos individuales. Las partes interesadas primarias se ven directamente afectadas por el programa, las partes interesadas secundarias se ven afectadas indirectamente por el programa y las partes interesadas clave pueden no verse afectadas directa o indirectamente, pero tienen funciones importantes en el programa.
La gestión de las partes interesadas es fundamental, y las partes interesadas deben ser analizadas y categorizadas según su grado de influencia e interés. El propósito de cada grupo de partes interesadas debe definirse claramente. Las herramientas y técnicas para la participación deben seleccionarse cuidadosamente y utilizarse para mantener a las partes interesadas involucradas e interesadas, de modo que sus contribuciones al beneficio del programa se puedan maximizar.
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