Definiciones
¿Alguna vez limpiaste tu escritorio y te preguntaste qué documentos guardar o tirar? En cualquier oficina, la gente puede estar totalmente en desacuerdo sobre qué documentos guardar o presentar. Tener una política escrita puede ayudar a que todos estén en sintonía. Una política de retención de documentos (DRP) indica qué registros mantiene o descarta una organización. También se incluye información sobre el almacenamiento y la eliminación de registros.
¿Cuáles son las ventajas?
- Espacio: dado que eliminará los duplicados, utilizará menos espacio de oficina. Una política le ayuda a concentrarse en qué conservar y dónde. Esto también puede ayudar con la preparación para desastres.
- Tiempo: recuperará más rápidamente los documentos que necesita.
- Dinero: si alguna vez surgiera una situación legal, tendría menos información para que la analice un abogado. Esto potencialmente podría ahorrarle mucho dinero. Una política también ayuda a proteger contra la piratería.
Empezando
Si su organización no sigue reglas y regulaciones específicas, podría ser penalizado. Las sanciones pueden ser económicas o penales.
¿Cómo surgió el impulso de las políticas de retención de documentos? En la década de 2000, muchas grandes empresas se vieron plagadas de escándalos como Enron. La buena noticia es que se aprobaron leyes para ayudar a contrarrestar el fraude corporativo, como la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) . La ley describió qué registros comerciales deben guardarse y durante cuánto tiempo.
Si incluso parece que destruye documentos que luego se necesitarán en un litigio, podría estar en problemas legales. El despojo de pruebas ocurre cuando una organización no tiene un documento necesario para un litigio. Incluso si el documento fue destruido accidentalmente, los tribunales podrían considerarlo intencional. Una política de retención ayuda a su empresa a mantener la objetividad.
Planificación
Comience con una persona de contacto para que dirija el proceso y considere la posibilidad de utilizar un comité. Reúna ideas de diferentes departamentos y niveles gerenciales. Además, algunos departamentos también pueden tener una política en vigor. ¿Cuáles son sus percepciones?
Comience investigando las leyes locales, estatales y federales vigentes.
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Otro paso es hacer un inventario de sus documentos existentes. ¿Su información es principalmente registros activos , que se utilizan con regularidad? ¿O son registros inactivos que se guardan para consulta? Cree un mapa o una hoja de cálculo de sus archivos existentes.
Además, cada documento tiene un ciclo de vida. Un ciclo de vida incluye el proceso de creación, almacenamiento y destrucción.
Considere cómo conservará y almacenará la información. ¿Será necesario conservar algún documento?
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Tenga un plan de purga. La depuración es el proceso de separar los registros activos de los inactivos y luego destruirlos.
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¿Sabía que más del 80% de los documentos están en línea en lugar de impresos? La información electrónica incluye notas, cartas, hojas de cálculo, correo electrónico e incluso mensajes de texto. Incluya a la gente de TI en su proceso de planificación.
Dado que todos deben implementar la política de retención de documentos, la capacitación es otra pieza fundamental. Todo su equipo debe saber que puede haber ocasiones en las que se les pida que ignoren la política y mantengan todos los registros. La suspensión de un litigio es cuando ignora intencionalmente la política de retención porque se anticipa un litigio. A todos se les informará cuando se vuelva a utilizar la política.
Programa de retención
Un cronograma de retención describe cuánto tiempo mantendrá los registros activos y cómo manejará los inactivos. Utilice categorías para marcar sus registros como fiscal, administrativo o histórico.
Mantenlo simple, cariño
Utilice pautas que sean lógicas y memorables. Una de las formas más fáciles de garantizar la simplicidad es tener una fecha de depuración anual, como el 31 de diciembre. Si se purga con frecuencia durante el año, puede generar trabajo adicional y, a veces, confusión.
¿Cuáles son algunas sugerencias para un programa de retención?
- 3 años: solicitudes de empleo, informes internos y órdenes de compra
- 5 años: horarios de sueldos, evaluaciones de puestos, contratos de empleo y despido
- 10 años: comprobantes de depósito, nómina, recibos de gastos de viaje duplicados
En su programa de retención, utilice el término permanente con moderación. Utilice almacenamiento permanente para elementos muy selectos, como los estados financieros de fin de año, declaraciones de impuestos, correspondencia legal y registros de bienes raíces.
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Sus registros electrónicos también deben tener un horario. ¿Sabía que a menudo se requiere que los correos electrónicos se conserven durante un mínimo de tres años?
Tipos organizativos
El Registro Federal es un excelente punto de partida para investigar la legislación que afecta a su industria. También pueden aplicarse reglas y regulaciones adicionales.
La educación tiene muchos actos legislativos diferentes que afectan la retención. Muchas de estas reglas se pueden encontrar en el sitio web Ed.gov.
La información médica se rige especialmente por diferentes pautas. Además, los diferentes organismos de acreditación también pueden tener sus propios estándares de retención.
Se anima a las pequeñas empresas a conservar elementos como manuales de formación que pueden ofrecer una instantánea de los procedimientos de una empresa. Además, lleve registros de los empleados actuales y pasados.
Las poblaciones especiales pueden tener sus propias pautas. Por ejemplo, los registros de menores a menudo se mantienen hasta que alcanzan la mayoría de edad y luego varios años más.
Resumen de la lección
Una política de retención de documentos puede ayudarlo a mantenerse organizado y eficiente al describir qué documentos conservar o descartar regularmente. Un calendario de retención indica cuánto tiempo se conservarán determinados documentos. Solo ciertos registros, como los registros de bienes raíces, deben mantenerse de forma permanente.
La rendición de cuentas es otro beneficio de una política. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 describió durante cuánto tiempo las organizaciones deben conservar los documentos, incluidos los correos electrónicos.
El despojo de pruebas se produce cuando su organización necesita un documento pero no puede localizarlo. Para el sistema legal, puede parecer intencional.
Un buen programa de formación puede marcar la diferencia, especialmente para que todo el mundo participe. Una pieza vital a cubrir es una suspensión de litigio (renuncia temporal de la póliza).
Cree un sistema simple y obtenga información de todos los niveles. Mantenga su póliza actualizada actualizándola con frecuencia.
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