Proporcionar comentarios a los miembros del equipo virtual

El marco de la retroalimentación remota

A medida que ha aumentado el número de instalaciones que utilizan software de historia clínica electrónica empresarial, también ha aumentado la necesidad de desarrolladores de interfaces. La mayoría de los desarrolladores hacen que esta interfaz funcione en ubicaciones remotas, ya que rara vez se requiere una presencia en el sitio. La complejidad de este arreglo es que las grandes organizaciones tendrán docenas o incluso cientos de estas interfaces de intercambio de datos personalizadas en las que trabajan numerosos desarrolladores. Para que todo este trabajo de desarrollo personalizado sea coherente y esté bien documentado, debe existir un sistema sólido para proporcionar comentarios a distancia . La retroalimentación remota es el proceso mediante el cual un grupo de empleados fuera del sitio recibe comentarios que son del tipo y la calidad que generalmente reciben los empleados en el sitio.

Contenido del mensaje de comentarios

Los gerentes que supervisan a los desarrolladores remotos deben darles comentarios positivos y negativos sobre sus prácticas, procedimientos y estrategia. Cuando la retroalimentación se refleja negativamente en el trabajo de un empleado, siempre debe contener información que explique el problema y brinde pautas concretas para solucionarlo.

Ejemplos de comentarios

Veamos algunos ejemplos de comentarios sobre problemas / soluciones y consideremos cómo los gerentes con empleados remotos pueden proporcionar comentarios a los miembros del equipo virtual.

Comentarios que definen el problema:

» El cliente informa que los datos que se intercambian entre el laboratorio y el hospital no son confiables y están sujetos a fallas intermitentes ».

Comentarios que sugieren una solución:

» Supervise el rendimiento observando el flujo de datos, registrando flujos de trabajo o creando alertas automáticas cuando los datos no fluyen entre sistemas ».

Aunque la información negativa es más fácil de recordar, la retroalimentación positiva mejora el desempeño tanto del equipo como del individuo mejor que la retroalimentación negativa. En un estudio de 2013, las investigadoras académicas Emily Heaphy y el consultor Marcial Losada determinaron que los equipos funcionan al máximo rendimiento cuando hay una proporción de 6: 1. En otras palabras, por cada declaración correctiva, haga al menos seis referencias breves a cosas que van bien.

Frecuencia de retroalimentación

«No hay noticias son buenas noticias» definitivamente no se aplica aquí. Uno de los aspectos más importantes de la comunicación con los empleados remotos es asegurarse de que tengan tiempo para modificar cualquier problema de desempeño inferior al promedio. No hay nada peor que automatizar el error al permitir que un empleado remoto continúe usando un proceso que tiene fallas simplemente porque no recibe ningún comentario que indique que hay una necesidad de cambio o mejora. Por esta razón, un administrador remoto debe proporcionar comentarios frecuentes, breves pero relevantes con alta frecuencia. Esto contrasta con un modelo tradicional en el que la retroalimentación rara vez se da más de unas pocas veces al año durante una evaluación de desempeño.

Canales de retroalimentación

La retroalimentación debe estar fuertemente orientada hacia un examen del proceso o los productos, más que a la persona. Cuando un gerente remoto proporciona comentarios sobre los productos finales del trabajo, los canales de comentarios apropiados (métodos y medios para comunicar comentarios) incluyen correo electrónico, comunicación telefónica y / o videoconferencia. Estos métodos funcionan bien cuando los componentes de la retroalimentación son principalmente objetivos y medibles.

La importancia del canal de retroalimentación en el trabajo remoto es que la retroalimentación informal no es una opción. En el trabajo en el lugar, la retroalimentación se puede dar de manera informal en el enfriador de agua o mediante una visita rápida a la oficina de un compañero de trabajo. Por el contrario, la retroalimentación remota puede parecer especialmente formal, ya que se planificará con anticipación. Para los gerentes que supervisan a los empleados remotos, es importante elegir una buena combinación de canales de retroalimentación formales e informales.

Los gerentes pueden usar varios métodos para enviar sus comentarios a los empleados remotos.

La comunicación de audio es otra opción viable para proporcionar comentarios a los miembros del equipo remoto. Una llamada de conferencia tiene la ventaja relativa de poder configurarse rápidamente, unirse desde casi cualquier lugar y los participantes no estarán frente a la cámara. Las desventajas relativas son problemas técnicos, dificultad para escuchar a uno o más miembros cuando hablan y tener varias personas hablando y silenciando sus teléfonos simultáneamente.

Las plataformas de videoconferencia como Skype, Go To Meeting o Team Viewer permiten a los participantes compartir su rostro, sus archivos y la pantalla de su computadora con otros participantes. La ventaja relativa de proporcionar comentarios basados ​​en video es la mejora de la comunicación que se produce cuando se pueden visualizar el lenguaje corporal y las expresiones faciales. Las desventajas incluyen el aumento de los requisitos de recursos tecnológicos y la necesidad de que los participantes estén en un entorno adecuado.

Seguimiento de los comentarios

Los comentarios que contienen recomendaciones o una nueva directiva requieren seguimiento . El seguimiento es el acto de monitorear periódicamente los cambios para determinar si están teniendo el efecto deseado.

Para un gerente que lidera un equipo remoto, es fundamental tener un seguimiento regular y significativo de cualquier comentario que haya brindado que requiera acción. Dado que son remotos, ni el gerente ni el empleado pueden darse el lujo de observar el proceso de trabajo. Por esta razón, la retroalimentación y la verificación de la capacidad de respuesta deben realizarse en un medio estructurado, como una conferencia telefónica semanal o un informe mensual sobre métricas clave.

Cuando los gerentes dan seguimiento, sus recomendaciones son creíbles.

Resumen de la lección

La retroalimentación , que comunica los aspectos positivos y negativos de una situación, es un elemento fundamental para un equipo remoto. La distancia geográfica y la incapacidad de observar procesos en tiempo real significa que un administrador remoto tendrá que proporcionar retroalimentación de alta calidad y alta frecuencia al equipo remoto. Tanto los comentarios positivos como los negativos son esenciales para evitar la automatización de errores al permitir que los empleados remotos desarrollen un hábito deshonesto sin saber que en realidad es una mala práctica.

Los administradores remotos deben usar el medio de retroalimentación apropiado para la situación. La documentación formal, los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las videoconferencias son canales diferentes que se pueden utilizar para dar y recibir comentarios.

Finalmente, el seguimiento es de vital importancia. Esto es especialmente cierto cuando un administrador remoto ha realizado recomendaciones de cambio. El seguimiento preserva la credibilidad de un gerente al demostrar su compromiso de ver realmente un problema de principio a fin.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador