¿Qué es la comunicación escrita en los negocios? – Definición, tipos y ejemplos

Tipos de comunicación escrita

Hay dos tipos principales de comunicación: oral y escrita. La comunicación escrita implica cualquier tipo de mensaje que haga uso de la palabra escrita. La comunicación escrita es la más importante y la más eficaz de cualquier modo de comunicación empresarial.

Algunas de las diversas formas de comunicaciones escritas que se utilizan internamente para las operaciones comerciales incluyen:

• Memos
• Informes
• Boletines
• Descripciones de trabajo
• Manuales de empleados
• Correos electrónicos
• Mensajes instantáneos

Los ejemplos de comunicaciones escritas que generalmente se usan con clientes u otras empresas incluyen:

• Correo electrónico
• Sitios web de Internet
• Letras
• Propuestas
• Telegramas
• Faxes
• Postales
• Contratos
• Anuncios
• Folletos
• Comunicados de prensa

Ventajas y desventajas de la comunicación escrita

Algunas ventajas de la comunicación escrita son:

• No es necesario el contacto personal: puede decirle a un empleado que tiene que trabajar horas extra a través de un correo electrónico en lugar de hacerlo cara a cara.
• Ahorra dinero: puede enviar un correo electrónico en lugar de realizar llamadas de larga distancia.
• Prueba escrita: proporciona prueba escrita en caso de disputa.

Algunas desventajas de la comunicación escrita son:

• Retraso en la comunicación: puede llevar un tiempo llegar al destinatario previsto.
• Falta de secreto: una vez que está en papel, cualquiera puede leerlo.
• Costoso: si el remitente y el receptor están sentados uno al lado del otro, aún debe gastar dinero en papel o en servicios de Internet.

Habilidades efectivas de comunicación escrita

La comunicación escrita es muy común en situaciones comerciales, por lo que es importante para todos en una organización, desde el empleado hasta el director ejecutivo, desarrollar habilidades efectivas de comunicación escrita.

La comunicación escrita eficaz debe ser:

• Completo: incluya toda la información necesaria.
• Aclarado: el motivo de la correspondencia debe ser claro, directo y sencillo. El mensaje debe ser claro para que el lector no se confunda.
• Correcto: todos los hechos y fechas deben ser correctos. Además, use sus opciones de revisión ortográfica y gramatical.
• Conciso: use la menor cantidad de palabras posible para transmitir su mensaje, evite la repetición y omita información innecesaria.
• Cortés: para construir una relación efectiva, sea siempre cortés, respetuoso y culturalmente sensible.

Resumen de la lección

La comunicación puede ser oral o escrita y se utiliza todo el tiempo en el lugar de trabajo. La comunicación escrita es cualquier tipo de mensaje que hace uso de la palabra escrita. No siempre podrá hablar con alguien cara a cara, por lo que deberá asegurarse de que sus habilidades de comunicación escrita sean efectivas. Cuanto mejor sea su comunicación escrita, más profesional verá a sus supervisores y clientes.

Los resultados del aprendizaje

Esta lección sobre comunicación escrita en los negocios puede ayudarlo a:

• Cuente algunos ejemplos de comunicación escrita.
• Recite las ventajas y desventajas de la comunicación escrita.
• Indique los componentes que son necesarios para una comunicación eficaz