Roles y cualidades de un Gerente de Oficina

Un gerente de oficina

Un gerente de oficina es la persona responsable de administrar una oficina y mantener la empresa funcionando sin problemas. Esta posición requiere un tipo especial de persona. No todo el mundo es apto para ser un gerente de oficina. Los deberes de este trabajo son a menudo tan diversos como la propia empresa. Si bien la mayoría de los departamentos son independientes y no tienen la necesidad de interactuar mucho con otros departamentos, el gerente de la oficina debe interactuar con todos los departamentos y comprender completamente lo que sucede en cada departamento. Además del director ejecutivo de una empresa, nadie conoce los entresijos mejor que el gerente de la oficina.

En esta lección, aprenderá sobre las funciones y cualidades de un gerente de oficina. También verá cómo es un día típico como gerente de oficina.

Roles de un gerente de oficina

Los gerentes de oficina son responsables de administrar la oficina, mantener los suministros de oficina abastecidos y asegurarse de que la empresa siga siendo rentable. Así es, los gerentes de oficina también trabajan con los directores financieros y otros ejecutivos financieros de la empresa para asegurarse de que los gastos de la empresa se mantengan dentro del presupuesto. ¿Por qué? Porque es el jefe de oficina quien interactúa con todos los departamentos de una empresa. Se aseguran de que cada departamento sepa lo que debe hacer. También recopilan informes financieros y de trabajo de todos los departamentos. Es el gerente de oficina el que entrevista, selecciona y luego ubica a los empleados en diferentes departamentos de una empresa. El gerente de la oficina también es el modelo a seguir de la empresa. Él o ella entrena, aconseja y disciplina a otros según sea necesario para garantizar la productividad y un ambiente de trabajo saludable.

Una descripción de trabajo típica para un gerente de oficina podría ser la siguiente.

• Mantener las funciones de la oficina organizando y supervisando al personal.
• Mantenga la oficina organizada para aumentar la eficiencia de la oficina.
• Mantenga registros críticos para la empresa y mantenga un procedimiento para el manejo de datos confidenciales, incluido el almacenamiento y la eliminación.
• Elaborar informes para mantener informada a la dirección de las actividades de la empresa.
• Programar, asignar y supervisar a los empleados.
• Preparar el presupuesto anual y planificar las compras para mantenerse dentro del presupuesto.
• Mantener un espíritu de equipo y un ambiente de trabajo saludable.

Cualidades de un Gerente de Oficina

De la descripción del trabajo de un gerente de oficina, está claro que junto con este conjunto diverso de roles viene un conjunto diverso de cualidades que el gerente de oficina debe poseer. Para cumplir con todos los roles y responsabilidades, un gerente de oficina debe ser flexible, justo, solidario, un fuerte organizador, iniciador y un buen tomador de decisiones.

Dado que el gerente de la oficina es el que mantiene la oficina y la empresa en marcha, debe brindar apoyo a todos los departamentos y miembros del equipo. Los gerentes de oficina deben trabajar duro para que cuando deleguen, las personas estén dispuestas a responder y ayudar. Y debido a que necesitan comunicarse con todos en la empresa, los gerentes de oficina deben tener excelentes habilidades de comunicación y de trato con las personas. Definitivamente se requiere flexibilidad en el campo de la comunicación ya que los gerentes de oficina deben ajustar su estilo de comunicación para satisfacer las necesidades de cada miembro del equipo.

Un día típico como gerente de oficina

Un día típico como gerente de oficina puede volverse bastante ajetreado, especialmente en las grandes empresas.

Su día comienza saludando a todos y asegurándose de que todos sepan lo que se debe hacer durante el día. Luego te sientas a ocuparte del papeleo. Usted trabaja en la creación de cronogramas para la próxima semana que muestren cuánto se ha hecho del proyecto, cuánto queda por hacer y qué se espera que se haga esta semana. Usted crea cronogramas de proyectos especializados para cada departamento de su empresa. Envía una copia al director general antes de enviarla a cada departamento. A continuación, celebra reuniones con cada departamento para discutir los horarios. Más adelante en el día, reserva tiempo para visitar diferentes departamentos de la empresa para ver qué necesitan. También debe ayudar a aquellos que necesitan asistencia. Esto aumenta la moral de la empresa y crea un ambiente de trabajo saludable. Después de eso, comienza a revisar el inventario de suministros de oficina para ver qué se debe ordenar esta semana.

Resumen de la lección

Revisemos.

Un gerente de oficina es la persona responsable de administrar una oficina y mantener la empresa funcionando sin problemas.

Los roles de un gerente de oficina son variados y generalmente incluyen lo siguiente:

• Mantener las funciones de la oficina organizando y supervisando al personal.
• Mantenga la oficina organizada para aumentar la eficiencia de la oficina.
• Mantenga registros críticos para la empresa y mantenga un procedimiento para el manejo de datos confidenciales, incluido el almacenamiento y la eliminación.
• Elaborar informes para mantener informada a la dirección de las actividades de la empresa.
• Programar, asignar y supervisar a los empleados.
• Preparar el presupuesto anual y planificar las compras para mantenerse dentro del presupuesto.
• Mantener un espíritu de equipo y un ambiente de trabajo saludable.

Para cumplir con estos roles, los gerentes de oficina deben ser:

• Flexible
• Justo
• Apoyo
• Un fuerte organizador
• un iniciador
• Un buen tomador de decisiones