Supervisión del progreso de las tareas delegadas

Registrándose

¿Alguna vez ha escuchado a alguien decir, “Confíe, pero verifique”? Esa frase corta y simple esencialmente resume la relación del gerente con el acto de delegación en el lugar de trabajo , que es cuando los gerentes responsabilizan a los empleados de tareas específicas. Seguro, le ha dado una tarea a un empleado porque confía en que la manejará. Pero, si desea asegurarse de que se cumplan los hitos y esté avanzando de manera constante hacia un resultado exitoso, verificar dónde están los miembros del equipo con los proyectos es un paso crítico.

El acto de delegar está, por naturaleza, diseñado para eliminar las tareas de su plato que podrían ser mejor manejadas por otros miembros de su equipo. Sin embargo, su responsabilidad con estas tareas no termina una vez que se delegan. Después de todo, usted es el administrador, por lo que debe “administrar”.

Monitorear el progreso de las tareas delegadas asegura que la entrega sea a tiempo y al estándar que espera. Pero, ¿cómo monitorea a los empleados sin cruzar la línea hacia la microgestión? En esta lección, veremos algunas estrategias para un monitoreo de tareas efectivo.

Estrategias

Desea vigilar las tareas que delega sin asfixiar al empleado al que se las ha encomendado. El problema es que no sabes cómo hacerlo. Considere usar una de las estrategias a continuación para ayudarlo a administrar las tareas delegadas sin convertirse en un jefe autoritario:

1. Desarrollar un sistema de registro

Controlar regularmente a los empleados no es una microgestión de su trabajo; simplemente le brinda la oportunidad de escuchar la última actualización sobre dónde se encuentra la tarea. Establezca un sistema de registro regular, ya sea en persona o por correo electrónico, todos los lunes, por ejemplo. Hacer esto le ayudará a estar siempre informado sobre la situación del proyecto y le dará a los empleados oportunidades regulares para hacer preguntas.

Un ejemplo de esta estrategia sería un empleado que envía un informe de progreso en su tarea asignada a su jefe todos los viernes por la tarde antes de que se vaya para el fin de semana.

2. Reunirse

Dependiendo de la estructura de su entorno de trabajo, las reuniones periódicas, ya sean formales o informales, pueden ser la mejor manera de localizar a los empleados y vigilar su proyecto. Pueden ser reuniones de equipo semanales, reuniones individuales o incluso una visita rápida a la oficina de alguien o una charla en la sala de descanso para mantenerse al día.

Por ejemplo, durante la planificación del retiro anual, un gerente establece una reunión de progreso semanal para que todos los miembros del equipo le pongan al día sobre la situación de sus tareas.

3. Estar disponible

Si se compromete a mantener una política de puertas abiertas, literalmente cualquier momento podría brindarle la oportunidad de obtener una actualización sobre la tarea delegada de un miembro del equipo. Si quieres estar disponible en cualquier momento, déjalo saber y prepárate para escuchar u ofrecer apoyo. Si prefiere un enfoque más práctico, es posible que se ajuste mejor a los registros programados o los informes de progreso.

Por ejemplo, Trish les permite a sus empleados saber que está disponible para discutir sus tareas en cualquier momento, y hoy, Rob y John le han puesto al día ya que han acudido a ella para hacerle preguntas.

4. Hágalo parte del correo electrónico

Muchos gerentes usan el correo electrónico para casi todo, incluida la delegación de tareas. Muchos programas de correo electrónico incorporan la capacidad de recordarse a sí mismo que debe realizar un seguimiento de una tarea esta semana o la próxima. También es posible que desee crear carpetas de correo electrónico independientes para cada proyecto, de modo que todo lo que necesita para registrar se guarde en una ubicación.

Dave utiliza esta estrategia creando una carpeta en su correo electrónico con el título del proyecto actual. Dentro de la carpeta, cataloga toda la correspondencia entre él y los miembros de su equipo. Luego marca el último correo electrónico de cada empleado para recordarle que haga un seguimiento la próxima semana. Si quisiera, Dave también podría crear archivos individuales para cada empleado dentro de la carpeta de correo electrónico principal del proyecto.

5. Utilice software de seguimiento

El software de gestión de tareas viene en todas las formas y tamaños y ofrece un arma más sofisticada en la guerra para controlar las tareas delegadas. Algunas personas pueden simplemente usar una lista de tareas por escrito; otros pueden tener un diario o un cuaderno reservado para tareas de seguimiento. Los programas de software como Centrallo y MeisterTask son gratuitos o de bajo costo, mientras que las versiones más caras como Nozbe y OmniFocus pueden ser más adecuadas para su organización.

Por ejemplo, Joe tiene a todo su equipo configurado en un software de administración de tareas para que pueda ver, en cualquier momento, el estado de cada tarea delegada, sin molestar a cada empleado.

Resumen de la lección

Monitorear el progreso de las tareas asignadas a los empleados es una parte importante de una delegación exitosa . Saber dónde se encuentra cada pieza de un proyecto es la fórmula para garantizar el mejor resultado. Los gerentes pueden implementar una serie de estrategias para ayudar a monitorear las tareas sin ser dominantes.

Por ejemplo, el desarrollo de un sistema de registro puede proporcionar actualizaciones periódicas a intervalos establecidos. Las reuniones, ya sean formales o informales, pueden brindar oportunidades para que los gerentes y empleados hablen. La tecnología también puede ayudar, con el uso de su propio tipo de sistema de archivo a través de su programa de correo electrónico o mediante un software formal de administración de tareas que mantiene a todos organizados y en la misma página.