Tablas en PowerPoint: creación, estilos y formato

Publicado el 13 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Importación de tablas

PowerPoint le permite crear diapositivas usando texto, imágenes, sonidos, video y otros objetos multimedia. Pero para la mayoría de nosotros, el propósito principal de PowerPoint es crear ayudas visuales para respaldar discursos y presentaciones. Hoy en día, PowerPoint se usa para más que presentaciones a grandes audiencias o en seminarios y eventos de capacitación. Se ha vuelto común usar PowerPoint en reuniones de pequeñas empresas, reuniones de proyectos e incluso para mostrar información financiera detallada en revisiones comerciales trimestrales con los accionistas.

Déjame compartir una historia. Hace muchos años, estaba creando una presentación de PowerPoint para el director financiero (o director financiero). Había diez diapositivas, de las cuales seis eran información de hoja de cálculo que había creado en Excel. Quería que todo fuera accesible desde PowerPoint en una presentación. Por supuesto, el director financiero era conocido por realizar cambios hasta el último minuto. Cada vez que capturaba la imagen de la hoja de cálculo para la diapositiva, él la cambiaba, ¡y era una pesadilla!

Normalmente, inserta contenido, como una imagen. La imagen permanece sin cambios, incluso si abriera la imagen en un software de edición de fotos y cambiara la imagen. El archivo de origen , o la imagen original, no cambia hasta que lo reemplaza con otra imagen o versión de esa imagen.

Hoy en día, las tablas , como las hojas de cálculo de Excel, no se insertan necesariamente, sino que se importan . En realidad, está introduciendo la información en su diapositiva. La hoja de cálculo o la tabla se consideran datos externos. También puede crear un enlace a los datos externos; de esta manera, si se realizan cambios en el archivo de origen (o en la hoja de cálculo original), la información de la tabla que se muestra en la diapositiva también cambiará. ¡Seguro que podría haber usado esto mientras desarrollaba la presentación para mi CFO!

Cómo importar una hoja de cálculo

Al importar datos externos o agregar un enlace a un archivo, como una hoja de cálculo de Excel, tiene tres opciones. Primero, puede importar la tabla, tal como está, y mostrar el contenido; o bien, puede importar la tabla como un vínculo, pero aún mostrar el contenido; y, finalmente, puede importar la tabla como un vínculo y crear un icono en la diapositiva que lo lleve al contenido (solo se muestra el icono en la diapositiva).

En el video de la lección, le mostraré cómo funciona esto. Imagínese que esta es mi presentación para el director financiero, e importaremos una hoja de cálculo a tres diapositivas diferentes usando las tres opciones mencionadas anteriormente. La primera opción es simplemente agregar la tabla a la diapositiva, así que echemos un vistazo a los pasos:

  1. Comience haciendo clic en la pestaña Insertar.
  2. Y luego, en la agrupación de comandos de texto, en la cinta, haga clic en el icono de objeto (está en la esquina inferior derecha del cuadro).
  3. Luego seleccione Crear desde archivo y haga clic en Examinar.
  4. Busque y seleccione el archivo que desea agregar a la diapositiva.
  5. Y luego haga clic en Aceptar.
  6. PowerPoint lo regresará al cuadro de diálogo Insertar objeto, y en ese momento, simplemente haga clic en Aceptar y listo.

PowerPoint importará la información de su hoja de cálculo y la mostrará como una tabla en su diapositiva. Podrá editar la imagen, pero eso no cambia el archivo original de Excel.

Bien, entonces para importar tablas usando la segunda y tercera opción, seguirá el mismo proceso hasta llegar al paso 6. Después de regresar al cuadro de diálogo Insertar objeto en el paso 6, y antes de hacer clic en Aceptar, deberá marcar una o dos opciones adicionales, dependiendo de cómo desee que aparezca su hoja de cálculo en la diapositiva.

Entonces, para la opción dos (importar la tabla como un vínculo pero aún mostrar el contenido), marcaría la casilla junto a la palabra Vínculo – eso insertaría la hoja de cálculo como un objeto vinculado; y luego para la opción tres (agregar un icono), marcaría la casilla junto a Mostrar como icono. Esto crearía una hoja de cálculo vinculada y crearía un icono en su diapositiva. Si desea que la hoja de cálculo aparezca automáticamente en su presentación, deje esa casilla sin marcar.

Prefiero importar la información de la tabla desde un software como Excel y crear un icono. Hace una diapositiva más limpia y puedo agregar contenido adicional a la diapositiva con detalles sobre los datos que la audiencia está a punto de ver. Encontrarás lo que mejor funcione para ti.

Crear una tabla desde cero

Hasta ahora, hemos aprendido a importar datos de tablas, como una hoja de cálculo de Excel. También puede crear una tabla desde cero, y estos son los pasos:

  1. Primero, vaya a la diapositiva que mostrará la tabla.
  2. Luego haga clic en la pestaña Insertar.
  3. A continuación, haga clic en el comando Tabla y aparecerá una cuadrícula de tabla.
  4. Simplemente mueva el puntero del mouse sobre la cuadrícula y seleccione el número de columnas y filas que necesita para su tabla.

Y aquí hay algunos consejos adicionales que le resultarán útiles al crear sus tablas desde cero:

  • Para agregar o eliminar una fila, haga clic con el botón derecho dentro de una fila de la tabla y elija Insertar filas o Eliminar filas en el menú.
  • Además, para mover la tabla, coloque el puntero del mouse sobre el borde exterior y cuando el puntero se convierta en una flecha de cuatro puntas, arrastre la tabla a la nueva ubicación.
  • Y luego, finalmente, para eliminar una tabla, haga clic en el borde exterior para seleccionar toda la tabla y presione la tecla Eliminar.

Independientemente de si importa la tabla o la crea desde cero, recuerde mantener su información fácil de leer y lo suficientemente grande para que su audiencia la vea.

Resumen de la lección

Entonces, en esta lección, aprendió que además de insertar texto, audio, video e imágenes, puede importar datos externos , como una hoja de cálculo de Excel, en una diapositiva de PowerPoint. La importación de datos también le brinda la opción de crear un vínculo y un ícono al archivo original o fuente . Esto es muy útil cuando existe la posibilidad de que los datos cambien; si el archivo de origen cambia, su diapositiva también lo hará. También aprendió que con unos simples pasos, también puede crear una tabla desde cero. E independientemente de cómo agregue su tabla a su diapositiva, manténgala fácil de leer y lo suficientemente grande para que la vea su audiencia.

Los resultados del aprendizaje

La lección y su transcripción pueden enseñarle a:

  • Agregar archivos de origen y tablas a las diapositivas de PowerPoint
  • Enumere los pasos necesarios para importar una hoja de cálculo a PowerPoint
  • Crea una tabla en PowerPoint desde cero

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