Técnicas de gestión del tiempo para gestionar el correo electrónico

Publicado el 10 noviembre, 2020

Correo electrónico y hora

Admitelo. Ha habido al menos una vez que ha iniciado sesión en su correo electrónico una y otra vez en un corto espacio de tiempo o ha presionado el botón de actualización una y otra vez con la esperanza de ver un correo electrónico en particular o simplemente verificando si tiene uno en general. . ¡Que perdida de tiempo!

Pero esa no es la única forma en que el correo electrónico puede hacernos perder el tiempo. ¿Qué pasa con aquellos de nosotros que recibimos cientos, si no miles, de correos electrónicos al día? No hay forma, dadas otras tareas, de que todas puedan ser atendidas con cuidado.

De cualquier manera, es importante que las personas aprendan técnicas de administración del tiempo para administrar el correo electrónico para que puedan concentrarse en cosas más importantes. Esta lección repasará numerosas técnicas de este tipo.

Establecer un tiempo y priorizar

Una muy buena técnica es reservar un tiempo para leer y responder al correo electrónico. Sí, eso significa que debe reservar una vez o varios bloques de tiempo para revisar el correo electrónico, como mejor le parezca. Entre tanto, cierre la sesión del correo electrónico y desactive las notificaciones, como las alertas telefónicas. Esto le permitirá concentrarse en tareas de mayor prioridad fuera de los bloques de correo electrónico, y también le permitirá responder con más cuidado a cualquier correo electrónico que reciba cuando se concentre únicamente en el correo electrónico durante sus bloques de correo electrónico. Ganar-ganar.

Otra gran técnica de gestión del tiempo con respecto al correo electrónico es priorizar. Una vez que abra esa bandeja de entrada de correo electrónico, elimine inmediatamente cualquier correo no deseado o cualquier cosa que no sea importante. ¡Ni siquiera abras ese spam! A continuación, archive los mensajes que no necesitan una respuesta rápida. Después de eso, tendrás los mensajes de correo electrónico más urgentes priorizados frente a ti. ¡Pero no los dejes! Responda de inmediato si puede. Nuevamente, esto reducirá la cantidad de mensajes pendientes. Y si no puede responder con algo sustantivo en este momento, comuníquese con el remitente que lo hará en breve y establezca una fecha límite para usted. Si no puede enviar el correo electrónico a la papelera, no puede retrasarlo y no puede responderlo, delegue a alguien que pueda ocuparse de él.

Organizar

Este próximo consejo de administración del tiempo de correo electrónico se remonta al de priorización. Debes organizar tu correo electrónico. Cree carpetas, etiquetas, etiquetas o lo que sea que su cliente de correo electrónico le permita hacer. Ordene sus correos electrónicos no solo por categoría, sino también por subcategoría. Por ejemplo, una categoría podría ser “clientes” y una subcategoría podría ser “urgente”. De esta manera, no perderá el tiempo buscando qué necesita respuesta, a quién y cuándo. Todo quedará muy claro gracias a la organización.

Si su cliente de correo electrónico lo permite, incluso puede usar una función de herramientas / reglas en el programa para codificar con colores el correo electrónico entrante automáticamente. Por ejemplo, un correo electrónico de un cliente de alto valor puede tener automáticamente un código de color rojo, ya que podría ser muy importante y necesitar su atención de inmediato.

Darse de baja y crear diferentes correos electrónicos

A continuación, ¿realmente necesita cada alerta de boletín? ¿O todas las alertas de LinkedIn? Probablemente no. Concéntrese en las suscripciones de correo electrónico más importantes que necesita para lograr sus objetivos actuales, digamos el 20% superior, y corte sus vínculos con el resto para poder ahorrar tiempo. La misma lógica se aplica a ser parte de listas o cadenas de correo electrónico que no tienen nada que ver con lo que debes lograr.

Además, nunca use la misma dirección de correo electrónico para el trabajo, las cosas personales y el spam. Eso solo creará más dolores de cabeza. Tenga un correo electrónico del trabajo donde solo deben ir los asuntos relacionados con el trabajo. Tenga un correo electrónico personal donde solo vayan las cosas que involucran a amigos, familiares y asuntos personales (como finanzas). Finalmente, tenga un correo electrónico no deseado que pueda usar cuando una empresa o servicio no esencial solicite su correo electrónico a cambio de algo. Por ejemplo, un blog sobre memes de gatos que también podría vender su correo electrónico a los spammers.

Respuestas

Al responder a un correo electrónico, ahórrese también a usted y a la otra persona algo de tiempo. Si puedes decirlo en una oración, hazlo. Cíñete a lo que es necesario para escribir, en lugar de lo que es bueno escribir. Por ejemplo, si debes responderle a alguien sobre cómo fue un almuerzo de negocios con un cliente, evita hablar de lo que comiste. Cíñete a los puntos destacados de lo que se logró gracias al almuerzo. Además, si hay preguntas que le hacen una y otra vez, puede crear una plantilla de respuestas que se puede copiar y pegar fácilmente en el cuerpo de un correo electrónico.

Resumen de la lección

Las técnicas de administración del tiempo para administrar el correo electrónico incluyen las siguientes:

  • Reserve un tiempo para leer y responder el correo electrónico. Esto podría ser una vez al día o varios bloques a lo largo del día.
  • Priorizar: enviar spam a la papelera inmediatamente. Responda ahora a lo que sea necesario en lugar de más tarde.
  • Organiza tu correo electrónico. Cree carpetas, etiquetas y etiquetas para que pueda encontrar rápidamente lo que necesita.
  • Darse de baja de correos electrónicos inútiles.
  • Utilice respuestas breves.

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