Tipos de documentos técnicos

Introducción

¿Alguna vez enviaste un currículum vitae para un trabajo, escribiste un correo electrónico a tu jefe, creaste una presentación de PowerPoint o instrucciones escritas para un amigo sobre cómo usar un artículo? Entonces ya ha escrito un documento técnico. La redacción técnica incluye una amplia gama de documentos que se utilizan para informar o persuadir a un público objetivo con una necesidad específica.

Los documentos técnicos incluyen notas, gráficos, cartas, volantes, informes, boletines, presentaciones, páginas web, folletos, propuestas, instrucciones, reseñas, comunicados de prensa, catálogos, anuncios, manuales, planes de negocios, políticas y procedimientos, especificaciones, instrucciones, guías de estilo. , agendas, etc. Hay tantos tipos de documentos técnicos. Puede resultar más fácil comprender las diferencias agrupándolos en tres categorías principales: documentos técnicos tradicionales, documentos de usuario final y comunicaciones técnicas de marketing.

Para ayudarnos a comprender mejor las diferentes categorías de escritura técnica, incluido el tema, el propósito y la audiencia de cada uno, supongamos que es un desarrollador de juguetes que acaba de inventar la última y mejor pistola de agua.

Documento técnico tradicional

Tu pistola de agua es tan sorprendente que recientemente has conseguido un contrato con Tarmart para vender tus pistolas de agua en sus tiendas. El nuevo contrato requiere la producción de una gran cantidad de pistolas de agua, lo que significa que ya no puede hacerlas usted mismo. Debe utilizar su experiencia para crear un diagrama técnico para enviar al nuevo fabricante de su juguete explicando exactamente cómo desea que se vea la pistola de agua y cómo debería funcionar.

Este diagrama es un ejemplo de un documento técnico tradicional.. Los documentos técnicos tradicionales son documentos informativos o instructivos que se desarrollan y escriben para una audiencia que ya está familiarizada con un área técnica específica. Dado que el fabricante de juguetes que fabrica sus pistolas de agua son expertos en sus campos, el escritor puede incluir un lenguaje y contenido que comprenda una audiencia de expertos. Ejemplos de otros documentos técnicos tradicionales incluyen guías para programadores, manuales de reparación, informes médicos, trabajos de investigación, revisiones, esquemas y memorandos. Los redactores de este tipo de documentos deben ser expertos técnicos en el campo para el que están creando el documento. Aunque los documentos están escritos por un experto para otro, el lenguaje del documento debe ser claro y conciso para que el destinatario comprenda lo que desea el escritor. Después de todo, tú ‘

Documento del usuario final

Supongamos que le explica claramente al fabricante cómo desarrollar su pistola de agua y que la empresa puede producir 5000 juguetes funcionales. Antes de que pueda enviar sus nuevas pistolas de agua a la tienda, debe crear un conjunto de instrucciones para ayudar a los compradores a saber cómo usarlas.

El manual de instrucciones es un ejemplo de un documento de usuario final . Los documentos para el usuario final son documentos técnicos diseñados para ayudar al público en general a comprender cómo usar un artículo. Suelen formar parte de un producto de consumo e incluyen manuales de funcionamiento, instrucciones de montaje, folletos de información y guías de resolución de problemas. Los redactores de documentos para el usuario final deben considerar los problemas que podría enfrentar el consumidor al ensamblar o usar un producto, y brindar instrucciones claras y soluciones a cualquier problema potencial.

Dado que los lectores de estos documentos varían en habilidades y antecedentes educativos, los documentos para el usuario final deben redactarse utilizando términos que el público en general comprenda. Después de todo, si compras un dispositivo nuevo, pero no entiendes cómo usarlo, el artículo no tiene valor para ti. Por esta razón, el redactor de documentos de usuario final no tiene que ser un experto en un campo técnico específico; el escritor debe poder escribir instrucciones de una manera fácil de entender para que el consumidor utilice el producto de manera eficaz.

Comunicaciones técnicas de marketing

Ahora que ha escrito el manual del usuario de su pistola de agua, es hora de anunciar su producto para que los niños y niñas de todo el mundo se apresuren a ir a Tarmart a comprar su pistola de agua. Estos materiales promocionales pertenecen a la forma más reciente de documentos técnicos denominados comunicaciones técnicas de marketing , o ‘Marcom’ para abreviar. Los documentos de Marcom son documentos que se utilizan para persuadir a las audiencias de que compren, respalden o utilicen un producto o una idea. Ejemplos de Marcom incluyen anuncios, folletos, páginas web, presentaciones en PowerPoint, volantes, catálogos y comunicados de prensa.

Si bien los escritos técnicos tradicionales y los documentos del usuario final son piezas informativas destinadas a ayudar al cliente a comprender cómo fabricar, administrar o usar un producto, los documentos de Marcom están diseñados para ayudar a comercializar un producto. Las comunicaciones de marketing técnico son un campo en crecimiento. Para llegar a todas las audiencias potenciales, es posible que deba escribir un guión para un comercial de televisión, crear una página web para pedidos directos y comenzar una página de redes sociales donde las personas puedan compartir sus experiencias con su nueva pistola de agua. El propósito de estos documentos es atraer a su público objetivo. Están redactados utilizando términos profanos para que el público en general pueda entender lo que se anuncia.

Afortunadamente, su pasión por su producto lo ha ayudado a desarrollar un comercial increíblemente persuasivo, y puede vender miles de pistolas de agua, ganar mucho dinero y jubilarse temprano.

Resumen de la lección

Para revisar, existen muchos tipos de documentos técnicos, pero se dividen en tres categorías principales: documentos técnicos tradicionales, documentos de usuario final y comunicaciones técnicas de marketing.

Los documentos técnicos tradicionales son documentos informativos o instructivos que se desarrollan y escriben para una audiencia que ya está familiarizada con un área técnica específica. Incluyen propuestas, informes técnicos, guías para programadores y trabajos de investigación. Se utilizan para informar a una audiencia de expertos.

Los documentos del usuario final también se utilizan para informar, pero la audiencia es la población en general. Los documentos para el usuario final son documentos técnicos diseñados para ayudar al público en general a comprender cómo usar un artículo. Por lo general, vienen con un producto y están escritos en un lenguaje fácil de entender. Los ejemplos incluyen instrucciones de montaje, manuales de funcionamiento y guías de resolución de problemas.

Las comunicaciones de marketing técnico también utilizan un lenguaje fácil de entender, pero el propósito de Marcoms es persuadir al público para que compre, apoye o use un producto o una idea. Ejemplos de Marcom incluyen páginas web, comunicados de prensa y anuncios.

Comprender a su público objetivo y su propósito lo ayudará a determinar qué tipo de documento técnico debe crear para sus necesidades comerciales.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que hayas terminado de mirar, deberías intentar:

• Discutir qué es un documento técnico tradicional y cómo se usa
• Describe qué es un documento de usuario final
• Explica qué es una comunicación técnica de marketing.