Trabajar con equipos Scrum distribuidos

Beneficios de los equipos distribuidos

Erin ha estado trabajando como Scrum Master durante los últimos años y ha sido responsable de permitir la efectividad de los equipos de desarrollo y facilitar el proceso de Scrum. Ella solo ha trabajado con equipos de ubicación conjunta, pero recientemente comenzó en una nueva empresa que utiliza equipos distribuidos. La empresa quiere implementar Scrum. Mientras busca trabajar con su nuevo equipo, quiere comprender los beneficios de los equipos distribuidos y por qué la empresa los usa.

Uno de los principales beneficios de utilizar equipos distribuidos implica el costo. Los equipos distribuidos suelen ser rentables, lo que preocupa a la mayoría de los proyectos. El costo de la mano de obra varía en diferentes áreas , tanto dentro de los Estados Unidos como a nivel internacional. Esto podría reducir directamente el costo del proyecto. También podría disminuir el tiempo del proyecto si se toma la decisión de agregar más miembros al equipo al menor costo.

Algunos beneficios adicionales involucran las habilidades de los miembros del equipo y su ubicación. Los diferentes proyectos requieren diferentes conjuntos de habilidades. Cuando la ubicación es una restricción, el conjunto de habilidades de las personas en la ubicación es una restricción. Sin embargo, si la ubicación no importa, el conjunto de habilidades necesarias puede ser un enfoque y buscarse específicamente. Además, la colaboración con el cliente es un aspecto importante de Scrum y si el cliente se encuentra en una ubicación diferente, existe la posibilidad de que algunos de los miembros del equipo distribuido sean accesibles para el cliente.

Desafíos de los equipos distribuidos

Erin pasa a discutir los desafíos que enfrentan los equipos distribuidos después de entender por qué la organización elige usarlos. Es importante reconocer los desafíos porque, aunque no se pueden prevenir, se pueden abordar. Existen desafíos para cualquier organización, pero existen algunos específicos para aquellas que utilizan equipos distribuidos.

De manera similar a los beneficios de los equipos distribuidos, existe un desafío principal que se destaca sobre los demás, que es la comunicación. La comunicación es vital para cualquier proyecto e impacta directamente en su resultado. La forma más eficaz de comunicación son las interacciones cara a cara porque les permite a las personas no solo interpretar la comunicación verbal, sino también la comunicación no verbal, como el lenguaje corporal, las expresiones faciales y los movimientos de las manos. La incapacidad de comunicarse en persona es el desafío más importante para los equipos distribuidos.

Hay problemas adicionales relacionados con la comunicación para equipos distribuidos. Los formularios que están disponibles, como los chats de video, las llamadas telefónicas o el correo electrónico, pueden ser útiles, pero son limitados. Hay costos relacionados con la configuración de los miembros del equipo con el software necesario, además de su soporte y mantenimiento. Las interacciones son mucho más complicadas y requieren más trabajo que poder pasar por el escritorio de alguien para charlar. Los miembros del equipo pueden decidir que algunas cosas simplemente no valen la pena, lo que lleva a una menor comunicación.

Proceso Scrum

Una vez que Erin y su compañía están en la misma página sobre los beneficios y desafíos de los equipos distribuidos, comienzan a ver cómo implementar Scrum. Específicamente, revisan los componentes clave del proceso Scrum y cómo estos pueden funcionar con equipos distribuidos. Su objetivo general es maximizar los beneficios y minimizar los desafíos.

Scrum intenta ser incremental e iterativo en el sentido de que divide el trabajo del proyecto y la línea de tiempo en cantidades más pequeñas que producen resultados tangibles con mayor frecuencia. Cada uno puede ser positivo para los equipos distribuidos. El trabajo del proyecto toma la forma de historias de usuario que son descripciones de alto nivel de la funcionalidad deseada para usuarios específicos. Estos pueden beneficiar a los equipos distribuidos porque el objetivo es generar una conversación sobre los requisitos. Esto anima al equipo a conectarse entre sí y llegar a un entendimiento común.

La línea de tiempo del proyecto se divide en intervalos repetidos conocidos como sprints . Los sprints están marcados por reuniones recurrentes que mantienen al equipo conectado y para que sean lo más efectivos posible. Esto también puede ser positivo en el sentido de que el proceso naturalmente resulta en puntos de comunicación programados regularmente. No solo están programados, sino que son repetitivos, lo que significa que el equipo se comunica regularmente durante todo el proyecto, no solo al principio y al final como la mayoría de las metodologías de proyectos.

Si bien la naturaleza incremental e iterativa de Scrum ayuda a reforzar la necesidad de comunicación, no aborda los problemas relacionados con la forma de comunicación. Para minimizar el desafío de comunicarse mientras se distribuye, Erin y su equipo analizan cada reunión de Scrum y el propósito principal de cada una. Esperan hacer que el punto de énfasis de la comunicación se alinee con el propósito de la reunión.

Las diversas reuniones de Scrum se pueden agrupar según el enfoque de cada una. Cada sprint comienza y termina con reuniones sobre los requisitos del proyecto. En la planificación de sprints , las historias de usuario son revisadas y asumidas por el equipo de desarrollo. En la revisión de sprint , el trabajo completado se muestra a las partes interesadas. Las decisiones sobre la mejor forma de comunicación para esta reunión deben basarse en la mejor manera de discutir las historias de usuarios disponibles y la mejor manera de mostrar el trabajo completado.

Además de estas reuniones, hay reuniones diarias , que son breves puntos de contacto para que el equipo de desarrollo brinde actualizaciones sobre la situación del trabajo y si hay algún problema. Las decisiones sobre la mejor forma de comunicación para estas reuniones deben basarse en la mejor forma de que el equipo se comunique entre sí, así como en una forma que se pueda hacer a diario.

Resumen de la lección

Al igual que con cualquier tipo de equipo de proyecto, existen beneficios y desafíos asociados con los equipos distribuidos. Algunos de los beneficios incluyen costos más bajos, la disponibilidad de un conjunto de habilidades diverso y la posibilidad de estar más cerca de un cliente. El desafío principal involucra la comunicación. La forma más efectiva, que es en persona, no es una opción y las opciones disponibles requieren trabajo adicional. A pesar de los desafíos, los equipos distribuidos pueden ser efectivos en Scrum. El uso de sprints e historias de usuarios fomenta la comunicación regular y repetida, lo que es un beneficio para los equipos distribuidos. El desafío de la comunicación es principalmente un factor en las diversas reuniones de Scrum, incluyendo planificación de Sprint , opinión de sprint , yreuniones diarias de pie . Sin embargo, el problema se puede minimizar utilizando el propósito principal de la reunión como base para las decisiones de comunicación.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador