Uso de la matriz de decisiones de Eisenhower para priorizar tareas

Prioridades, prioridades

Imagina este currículum:

• General de cinco estrellas del ejército estadounidense
• Presidente de la Universidad de Columbia
• Comandante Supremo de la OTAN
• Inventor de internet
• NASA desarrollada
• Construyó el sistema de carreteras interestatales de EE. UU.
• Oh, y presidente de los Estados Unidos

Intimidado, ¿todavía? Dwight D. Eisenhower era un emprendedor. Con responsabilidades que van desde comandar las fuerzas aliadas durante la invasión de Normandía de la Segunda Guerra Mundial, hasta ayudar a crear el precursor de la misma Internet a la que accede hoy, los días de Eisenhower estuvieron llenos de decisiones sobre asuntos urgentes e importantes.

Resulta que incluso los generales estimados con un currículum como el de Eisenhower necesitan herramientas que les ayuden a priorizar sus tareas diarias. Entonces, ¿por qué no lo harías? Siga leyendo para echar un vistazo a la herramienta que mantuvo concentrado al 34º presidente del país.

¿Qué es la matriz de decisiones de Eisenhower?

La Matriz de decisiones de Eisenhower , a veces también llamada Matriz de urgencia-importancia, era un sistema de priorización utilizado por el propio Eisenhower para ayudar a determinar las tareas que necesitaban atención inmediata y las que podían esperar.

La idea básica es bastante simple. Organizar lo urgente y lo importante puede ayudarlo a abordar los proyectos más grandes primero, evitar perder tiempo innecesariamente y guardar tareas menores para más adelante. La matriz en sí es un diseño de dos por dos, donde cada cuadrante representa una acción y la importancia y urgencia se establece en función de dónde se ubica cada tarea.

Los cuatro cuadrantes se ven así:

1. Hacer: Las tareas importantes y urgentes se realizan de inmediato.

2. Planificar: las tareas que son importantes, pero no urgentes, se pueden planificar más adelante.

3. Delegar: las tareas urgentes que no son importantes se pueden delegar en otra persona.

4. Eliminar: las cosas que no son importantes o urgentes pueden desecharse.

La matriz de Eisenhower se puede utilizar no solo para las tareas diarias, sino también para proyectos más grandes y a largo plazo haciéndose dos preguntas:

1. “¿Qué hay en mi lista de tareas pendientes hoy?”
2. ” ¿Qué se necesita lograr en este proyecto / a largo plazo? ”

Usando la matriz de decisiones

La belleza de Eisenhower Matrix es su capacidad para ayudar al usuario a decidir qué es importante y qué es urgente. A veces, nos cuesta diferenciar lo que es realmente urgente de lo que es simplemente importante, pero que puede esperar.

Las tareas urgentes son aquellas que necesitan atención rápida. Eso podría incluir cosas como una fecha límite inminente en un trabajo final para la escuela o ir a esa cita dental de emergencia. También puede ser una reunión de trabajo importante o la finalización de una propuesta que tengas que entregar por la mañana.

Las tareas importantes son cosas que nos ayudan a lograr metas pero que no necesitan una acción inmediata. Eso podría incluir cosas como ver una sesión de capacitación en un seminario web para trabajar, ir a una clase de ejercicios o investigar para la gala del próximo año.

Entonces, ¿cómo implementas la matriz en tu toma de decisiones? Primero, tome cada tarea por separado y hágase una serie de preguntas:

1. ¿Necesito hacer esto hoy?

Si es así, entra en el cuadrante “Hacer” porque es urgente e importante.

2. Si no necesito hacer esto hoy, ¿puedo hacer tiempo para hacerlo la próxima semana?

Si es así, se incluye en el cuadrante “Plan” porque es importante, pero no urgente. Programe una hora para atender este tema más tarde.

3. Dado que esto debe hacerse muy pronto pero no es mi tarea más importante, ¿puedo delegarlo?

Si su respuesta es “sí”, colóquela en el cuadrante “Delegado” y busque a alguien en su equipo que pueda manejar el asunto de manera apropiada. Delegar, en general, puede ser un desafío para muchas personas, que se muestran reacias a entregar tareas a otra persona. Sin embargo, si la tarea es urgente pero no importante, se la puede entregar a un compañero de trabajo y quitarla de su plato. Si su respuesta es “no”, déjela en el cuadrante “Planificar” y trabaje en ella cuando tenga tiempo.

4. ¿Realmente necesito hacer esta tarea?

Si su respuesta es “no”, elimínela de su lista de tareas pendientes. Este es el cuadrante donde puede eliminar tareas innecesarias o que pierden tiempo y que no son realmente importantes o urgentes.

Resumen de la lección

La matriz de decisiones de Eisenhower es una matriz de dos por dos que puede ayudarlo a determinar la importancia y la urgencia de una tarea determinada y luego asignarla en uno de sus cuadrantes en consecuencia. El primer cuadrante, “Hacer”, es para asuntos importantes y urgentes, como la fecha límite de una presentación. El segundo cuadrante, “Planificación”, contendrá elementos que son importantes, pero que pueden esperar su atención. El tercer cuadrante, “Delegar”, muestra las tareas urgentes que no son importantes y que se pueden encomendar a otro empleado para que las realice. El cuadrante final, “Eliminar”, es para tareas que no son importantes ni urgentes (de hecho, pueden ser una pérdida total de tiempo). Estos artículos deben desecharse del plato por completo. Para algunas personas, determinar la diferencia entre asuntos urgentes e importantes puede ser un obstáculo para incluso utilizar la matriz. Los asuntos urgentes son esas cosas que te gritan, tareas que deben realizarse de inmediato para evitar consecuencias negativas. Las tareas importantes son aquellas que pueden ayudarlo a lograr planes u objetivos a largo plazo, pero que no muestran el mismo tipo de imperativo.