Por qué utilizar la gestión de proyectos
¡Conoce a Angie! Angie es la líder de Making Changes, que es una organización que se une y participa en el servicio comunitario. El grupo ha realizado una variedad de proyectos que van desde la limpieza de carreteras, la plantación de flores en la biblioteca, la restauración del equipo de juegos e incluso la prestación de servicios de cuidado de niños de vez en cuando. Cualquiera que sea el proyecto, el grupo siempre dedica una cantidad considerable de tiempo a planificar cada detalle de principio a fin para tener éxito. Verá, Making Changes comprende el valor de los pasos de la gestión de proyectos , para que puedan seguir teniendo un impacto en su comunidad con sus muchos proyectos.
Definición de gestión de proyectos
Entonces, ¿qué significa la gestión de proyectos? Bueno, es el proceso de aplicar habilidades, herramientas y conocimientos a una amplia gama de actividades para que se alcancen los requisitos del proyecto. En otras palabras, la gestión de proyectos es el proceso o una lista de pasos, que hace la transición de un proyecto de principio a fin. Poner esos pasos en acción permite a una organización como Making Changes pensar en un proyecto, diseñarlo, lanzarlo, controlarlo y finalizarlo. La siguiente sección nos guiará a través de cada uno de esos pasos para que podamos comprender mejor cómo funciona la gestión de proyectos.
Pasos de la gestión de proyectos
Echemos un vistazo a los pasos más comunes en la gestión de proyectos.
1. Identificación e inicio del proyecto : durante esta primera fase de la gestión del proyecto, se determina una idea para un proyecto, se establece una meta y se nombra un director de proyecto. Tomemos la organización, Making Changes, por ejemplo, y su próximo proyecto ‘Smiling Seniors’. Para que este proyecto sea un éxito, primero deben pasar por el paso uno. Primero, es necesario determinar el proyecto. Para las ‘Personas mayores sonrientes’, el proyecto implica llevar a las personas mayores a ir de compras, participar en una actividad o simplemente dar un paseo. El objetivo es asegurarse de que cada persona mayor tenga la compañía de un miembro de Making Changes, para que puedan salir del centro para personas mayores por el día. Por último, está la tarea de asignar un jefe de proyecto, en el que ha sido designado.
2. Planificación : el segundo paso describe los criterios del proyecto. Esto generalmente se hace escribiendo lo que se debe hacer, quién lo hará, esbozando un presupuesto y estableciendo un cronograma. Por lo tanto, para «Personas mayores sonrientes», escriba lo que se debe hacer, como obtener permiso del centro para personas mayores y señalar a los miembros de la organización que están disponibles para participar en el proyecto. Debido a que usted es una organización de voluntarios, y cualquier actividad en la que el adulto mayor desee participar corre por su cuenta, no es necesario un presupuesto. En cuanto al horario, cada miembro de Making Changes que participe en esta actividad, será emparejado con un adulto mayor. Luego planificarán una actividad para completar durante la última semana de agosto.
3. Lanzamiento : al lanzar el proyecto, una buena manera de asegurarse de que el proyecto se mantenga en el buen camino es escribir informes de estado. Esto les permite a todos saber cuándo se cumplen los hitos y garantizar que cada miembro esté cumpliendo con sus responsabilidades. Para los ‘Seniors sonrientes’, cada miembro de Making Changes será responsable de documentar su día y cualquier evento clave que sucedió al participar en la actividad.
4. Rendimiento : a lo largo del proyecto, los informes de estado se comparan con el plan real. Aquí es cuando se realiza cualquier cambio en el horario o plan. Si, por ejemplo, un estudiante de último año no está disponible en el día elegido en el que se llevará a cabo «Estudiantes de último año sonrientes», se puede elegir una fecha alternativa ajustando el horario.
5. Cierre del proyecto : esta es su evaluación básica del proyecto. Aquí es donde un gerente de proyecto y un equipo analizan qué fue exitoso y qué cambios se pueden hacer en el futuro. Digamos que el proyecto ‘Seniors Sonriendo’ hizo muy felices a algunos seniors, pero que había más seniors que miembros de la organización. Esto significaba que algunos miembros eran responsables de tomar a varios estudiantes mayores a la vez y, por lo tanto, eliminarlos uno a uno. Para el futuro, su organización podría considerar la posibilidad de contar con la ayuda de más miembros o planificar una actividad grupal para que todos los seniors puedan participar al mismo nivel.
Resumen de la lección
La gestión de proyectos es un proceso de pasos desde el inicio hasta el final de un proyecto. Hay cinco pasos principales que están involucrados en la gestión de proyectos y son: identificación e inicio del proyecto, planificación, lanzamiento, desempeño y cierre. Poner en práctica estos pasos clave le da a un proyecto la mejor oportunidad de tener éxito.
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