Lecciones aprendidas: captura de conocimientos en proyectos y programas
En casi todos los proyectos y programas, existe un tesoro de información valiosa que se puede conservar, pero que a menudo se pierde debido a prácticas deficientes de recopilación y retención. Un repositorio de información es una forma de combatir este problema porque es una ubicación central para almacenar datos importantes. Veamos el caso hipotético de un gran sistema de salud que ha lanzado un programa para recibir un incentivo del gobierno para convertir sus registros de papel a formato electrónico.
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Proyectos que requieren la captura de información técnica
Dado que los incentivos compensaron los enormes costos, la transición para los grandes hospitales fueron programas de enormes proporciones. Estos programas incluyeron proyectos como la compra e instalación de servidores, estaciones de trabajo y dispositivos móviles por valor de millones de dólares. Las reglas de interoperabilidad significaban que todo el software podía comunicarse sin problemas. Dado que cada organización tenía una combinación diferente de productos de software y hardware, la mayoría de los proveedores tuvieron que lanzar varios proyectos para desarrollar interfaces personalizadas que transmitieran información entre sistemas de software propietarios.
Proyectos que requieren captura de datos para pruebas, capacitación e implementación
Y no olvidemos los proyectos de prueba, capacitación e implementación. Los proyectos de este tamaño no pueden dejar nada al azar, y la mayoría de los programas tenían proyectos que implicaban la configuración de un entorno de caja de arena que reflejaba el entorno de software real pero que permitía el desarrollo y las pruebas. Todos los programas de actualización tecnológica contenían múltiples proyectos para capacitar al personal y a los médicos en el uso de los nuevos sistemas. Se lanzaron proyectos de formación de formadores para que las organizaciones pudieran formar a nuevos empleados de forma continua.
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¿Cómo demonios un conglomerado de atención médica de $ 1.5 mil millones captura (archiva en una forma utilizable) los miles y miles de datos técnicos, lecciones aprendidas y secretos para resolver problemas de un esfuerzo tan masivo?
Quién, qué, cuándo, cómo y por qué capturar datos de proyectos y programas
Quién debería capturar
La respuesta simple a la pregunta de quién debe capturar los datos es «la persona más cercana a los datos». Los profesionales de TI que trabajan con tecnología de programas deben recopilar información sobre la marcha. Esta información se puede colocar en una base de conocimientos . Una base de conocimientos es un entorno de software que rastrea las soluciones a los problemas del programa que pueden ser utilizados por la mesa de ayuda y otro personal para encontrar rápidamente respuestas a problemas comunes sin necesidad de volver a resolver el problema.
Qué capturar
Probablemente sea obvio que cuanto más grande es el programa, más información hay que capturar. Sin embargo, los componentes básicos a capturar siguen siendo los mismos independientemente del tamaño del proyecto o programa. Medir el desempeño y cuantificar los resultados es una parte fundamental de cualquier programa, por lo que el repositorio de información debe permitir que estos datos se extraigan y analicen de manera continua. Estos datos son invaluables para la organización y archivarlos para un análisis significativo debe ser una de las principales prioridades del liderazgo del programa.
Cuándo capturar datos
En la medida de lo posible, la información debe ingresarse en el repositorio de la manera más oportuna posible. En muchos casos, la información disponible no estará completa en el momento en que se ingrese en el repositorio. Cuando existe esta situación, el seguimiento es importante para garantizar que los datos de seguimiento sobre los resultados, el desempeño y cualquier riesgo reciente se documenten de manera adecuada.
Cómo capturar datos del programa
En un sentido amplio, la captura de datos del programa debe colocarse en un repositorio central, generalmente una aplicación de software, que organiza e indexa las entradas para una rápida recuperación. Una gran cantidad de datos de programas, especialmente datos sobre indicadores de desempeño, pueden y deben recuperarse y colocarse automáticamente en el repositorio. El proceso automatizado está diseñado para brindar a los líderes clave del programa un tablero de información crítica en tiempo real. Cuando no es posible un proceso automatizado, la colocación de datos en el repositorio se realiza manualmente. Para muchos miembros del personal de proyectos y programas, la documentación completa no es automática, y los líderes deben asegurarse de que las políticas relativas a la captura de información se sigan adecuadamente. No capturar los datos de manera oportuna reduce en gran medida la probabilidad de que los datos recopilados sean completos y precisos.
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¿Por qué capturar datos?
Probablemente todos hemos sufrido el impacto de un silo de conocimiento en un momento u otro. Un silo de conocimiento es lo que sucede cuando alguien que trabaja en un proyecto o programa no logra capturar el conocimiento de manera significativa. Cuando dejan el programa, sus conocimientos se van con ellos. Dependiendo de su función, volver a adquirir el conocimiento que debería haberse capturado puede llevar meses y costar miles de dólares.
Aplicaciones del mundo real
En el ejemplo principal del programa de conversión de registros electrónicos, el personal de TI, los instructores, los primeros usuarios, los analistas financieros y los administradores de riesgos deben recopilar y colocar la información en el repositorio. Las piezas importantes de información que se deben capturar incluyen cosas como información de construcción técnica, experiencias en el entorno de capacitación, los resultados de las pruebas y las actitudes de los adoptantes que están probando las tecnologías. La pregunta «cómo recolectar» se puede responder diciendo que los métodos de recolección deben ser una combinación de procesos automáticos y manuales. Los datos financieros y otras estadísticas vitales se pueden configurar para que se informen automáticamente, pero las personas que la adquieran deberán aportar información manual de naturaleza cualitativa.
Resumen de la lección
Los programas generan una gran cantidad de información útil que solo se puede retener si se coloca en un depósito de información . El proceso de recopilación de datos que se colocarán en el repositorio se denomina captura de información . Estos repositorios están diseñados para reducir el riesgo de que los silos de conocimiento resulten en una pérdida de eficiencia secundaria a la desaparición del conocimiento. Los artículos de la base de conocimientos pueden registrar datos ad-hoc a los que se puede acceder más adelante para reducir la probabilidad de que un problema deba volver a investigarse cada vez que surja.
Los datos se pueden recopilar y colocar en el repositorio utilizando técnicas tanto automáticas como manuales. Idealmente, el repositorio está lleno de información recopilada por las personas más cercanas a la información y tan rápido como sea razonable después de su adquisición.
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