Comunicación de gestión de proyectos: herramientas y métodos

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El papel de la comunicación en la gestión de proyectos

Desde el principio, la comunicación parece ser una parte muy fácil de cualquier trabajo. Sin embargo, cuando se trata de seres humanos con diferentes intereses, ideas y personalidades, puede resultar bastante complicado. Un director de proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en el trabajo comunicándose con el equipo, el cliente y otras partes interesadas (una parte interesada es alguien que tiene interés en el resultado del proyecto y se ve afectado por él), y utiliza una serie de herramientas y métodos para comunicarse de manera eficaz.

Tomemos un ejemplo de un proyecto de desarrollo de un sitio web. La empresa » Angry Websites » está desarrollando un sitio web para su cliente » Happy Umbrella Corporation ». Sally es la directora del proyecto. Ella comunica varios elementos como:

• El estado del proyecto
• Plazos y entregables
• Riesgos y problemas

Sally también mantiene abiertas sus líneas de comunicación con todo el equipo para asegurarse de que no haya obstáculos.

Sally podría comunicarse de dos formas.

1. Sally podría posponer las cosas y luego presentar solicitudes de último minuto a los miembros del equipo para solicitar actualizaciones de estado y otros elementos
2. Sally podría estar en comunicación constante con los miembros del equipo y producir informes y estado de forma continua utilizando varias herramientas que podrían ayudarla a hacerlo mejor.

Veamos qué herramientas y técnicas de comunicación podría utilizar Sally para comunicarse de manera eficaz (como en el segundo elemento mencionado anteriormente).

Técnicas de comunicación

Veamos algunas de las técnicas de comunicación que puede emplear un director de proyecto como Sally.

• Información diferente para diferentes partes interesadas: el cliente probablemente esté interesado en conocer los retrasos, los riesgos, los problemas, qué porcentaje del proyecto está completo y parte de la información financiera. Los miembros del equipo pueden requerir más información sobre el estado del proyecto, como las tareas asignadas y el porcentaje de tareas completadas, el alcance general, cualquier cambio en las características del proyecto, etc.

En nuestro ejemplo, Sally proporciona un informe de estado simple e incluye un apéndice con información más detallada.

• Indicación del estado del proyecto: en algunos casos, el equipo del proyecto y los clientes están interesados ​​en conocer el estado del proyecto. La salud del proyecto puede incluir cosas como si el proyecto está dentro del cronograma y el presupuesto .

En nuestro ejemplo, Sally indica que la salud del proyecto es verde debido al hecho de que el cronograma y el presupuesto están bien encaminados. Si el proyecto estaba un poco atrasado, habría indicado en amarillo, y si estaba muy atrasado, lo habría indicado como rojo.

Herramientas de comunicación

Un director de proyecto utiliza varias herramientas para comunicarse con el equipo.

• Software de gestión de proyectos: un software de gestión de proyectos ayuda a rastrear varias tareas que los miembros del equipo deben realizar. Se podrían enumerar y monitorear otros elementos, como la prioridad de la tarea y la fecha límite. Un software de gestión de proyectos también se puede utilizar como herramienta para que los miembros del equipo puedan colaborar entre sí y hacer preguntas. Ejemplos de estas herramientas incluyen Basecamp y JIRA.
• Unidad compartida : para revisar el resultado del trabajo, se utiliza una unidad compartida. Los informes de estado también se comparten a través de esta unidad. Los ejemplos de unidades compartidas incluyen Google Drive y Dropbox.
• Software de videoconferencia y audio : las reuniones con miembros del equipo remoto se llevan a cabo utilizando herramientas de videoconferencia y audio. Skype for Business es un ejemplo de software de conferencias de audio y video.
• Chat en línea: el chat en línea se utiliza para comunicar cualquier pregunta que puedan tener los miembros del equipo. Un ejemplo sería Skype for Business.
• Correo electrónico : el correo electrónico se utiliza en casos en los que participa una parte externa que no tiene acceso al software de gestión de proyectos.

Resumen de la lección

Un director de proyecto pasa la mayor parte de su tiempo comunicándose y utilizando una serie de herramientas y técnicas para hacerlo de manera eficaz. Algunas de las técnicas incluyen la comunicación de información diferente a diferentes partes interesadas mediante informes de estado. Un gerente de proyecto indica la salud financiera del proyecto y el porcentaje completado a los clientes e información sobre las tareas y el cronograma al equipo. Un director de proyecto también indica el estado del proyecto utilizando códigos de colores. El rojo indica que el proyecto está significativamente atrasado, el amarillo indica que el proyecto está un poco atrasado y el verde indica que el proyecto va por buen camino. Algunas de las herramientas que utiliza el director de proyectos incluyen software de gestión de proyectos , unidad compartida ,software de videoconferencia y audio , chat en línea y correo electrónico .

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