Análisis empresarial de VPEC-T: descripción general y ejemplos

Descripción general de VPEC-T

¿Recuerda el teléfono de juegos para niños donde los niños susurran un secreto en una línea y ven cómo la historia cambia de principio a fin? Por ejemplo, ‘Mi papá le dio rosas rojas a mi mamá’ puede convertirse fácilmente en ‘Mi cabeza es una gran excavadora’ al final de la línea. A menudo, el mensaje original se vuelve irreconocible, incluso después de unos pocos pasos. Esto muestra cómo un mensaje simple puede corromperse cuando se pasa entre múltiples partes de diferentes entendimientos, un problema con comunicaciones indiferentes.

En los entornos ricos en tecnología de hoy, las organizaciones a menudo se comunican mal entre sí, y este problema es más evidente cuando se trata de sistemas de información. Los líderes empresariales tienen necesidades y los líderes de TI tienen soluciones, pero a menudo parece que no hablan el mismo idioma. Se pierde mucho tiempo y ansiedad tratando de entenderse. Ahí es donde el marco de análisis empresarial de VPEC-T puede ayudar a la organización a alcanzar sus metas y objetivos.

El análisis empresarial VPEC-T es una metodología definida para las comunicaciones entre todas las partes interesadas de un grupo, utilizando un conjunto de pautas que ayudan a analizar los desafíos de la traducción. Mediante el uso de filtros mentales o puntos de enfoque intencionales, VPEC-T proporciona diversas aportaciones a un proyecto de participantes que pueden tener diferentes puntos de vista, prioridades y requisitos. Debido a esta capacidad, las herramientas de análisis de negocios VPEC-T se utilizan a menudo para sistemas de TI empresariales complejos o esfuerzos de desarrollo a gran escala.

El análisis empresarial de VPEC-T se comprende mejor a través de una revisión de sus componentes, que conforman sus siglas:

• Valores
• Políticas
• Eventos
• Contenido
• Confiar

Valores

Cada participante en el desarrollo de un sistema tiene el deseo de obtener algo del proyecto resultante (también conocido como «lo que hay para mí»). Al tener una comprensión clara del valor deseado de todas las partes interesadas, tangible e intangible, los equipos pueden garantizar que todos los objetivos se aborden en el proyecto. Abordar los valores de todas las personas involucradas al principio del proceso ayuda a obtener apoyo, aumentar el impulso del proyecto y evitar costosas modificaciones en etapas posteriores.

Por ejemplo, un miembro del equipo puede ser del departamento de ventas (y se le paga una comisión por cada venta), por lo que es importante para él tener un sistema de ventas sencillo con el que trabajar. Sin embargo, otro miembro del equipo puede ser del departamento de contabilidad, donde les gustaría que cada entrada se verificara dos veces para verificar su precisión antes de procesarla. Comprender estos dos valores, aparentemente en conflicto, desde el principio, ahorrará un tiempo y un esfuerzo valiosos más adelante en el ciclo de desarrollo.

Políticas y eventos

Cualquier tipo de control que se coloca sobre una organización y sus actividades puede considerarse una política y tiene un impacto en los sistemas de TI. Dichos controles pueden ser internos, como políticas de contratación o reglas del lugar de trabajo, o externos, como contratos comerciales o regulaciones de seguridad gubernamentales. Los sistemas deben funcionar de acuerdo con estas políticas. Tenga en cuenta que las políticas pueden ser formales, como las mencionadas anteriormente, o informales, como flujos de trabajo indocumentados, asignaciones de trabajo o jerarquía departamental. Se debe tener cuidado de comprender todas las políticas que influyen en el proyecto propuesto.

Las actividades de la organización sirven como disparadores de eventos. Es necesario un conocimiento profundo y un acuerdo de estos eventos cuando la tecnología interactúa o se relaciona con las transacciones de la organización. Cualquier cosa que haga una organización, ya sea contestar teléfonos o construir cohetes, se considera un evento. Todas las personas, procesos y herramientas que están involucradas en los eventos deben ser contempladas en su totalidad como parte del proceso de desarrollo.

Por ejemplo, su empresa puede tener una política que aplica límites geográficos al envío el mismo día. Cuando se procesa un evento, como una nueva solicitud de venta, esta política debe tenerse en cuenta en el procesamiento, técnica y operativamente.

Contenido

La información es el contenido de la mayoría de los sistemas de TI y también es el más confuso de comprender. Debido a una definición amplia de datos, «información» puede ser una entrada, un proceso o una salida de un proceso, por lo que la claridad es fundamental en esta área. El contenido puede incluir información escrita, como informes, documentos, notas o incluso mensajes, pero también puede ser verbal, como conversaciones o grabaciones. El contenido a menudo es el resultado de los eventos de una organización, por lo que la evaluación de los resultados de todos los eventos es necesaria para una cobertura adecuada.

En el ejemplo anterior, tenemos un evento (solicitud de venta) que produce contenido, en este caso una orden de venta, una orden de envío y una factura. Dentro de cada uno de estos tipos de contenido hay información valiosa que debe recopilarse, como clientes, ingresos, movimiento de productos, etc. Seguir el proceso de contenido es importante para garantizar que la claridad de la información se mantenga o mejore en el proceso de entrega de contenido (como un pedido) . Recuerde nuestro juego de susurros anterior … incluso un simple error en el proceso de información puede resultar en un gran error al final del proceso.

Confiar

La confianza es la piedra angular de todas las relaciones y debe establecerse firmemente para garantizar cualquier intercambio de diálogo. Es el elemento más difícil de obtener, pero es el elemento más importante del modelo. La confianza se establece mejor manteniendo la palabra de uno y completando las acciones por las que se ha comprometido (‘haciendo lo que dice que hará’). A menudo, los participantes en un proyecto tendrán una reputación de confianza positiva / negativa que debe entenderse como parte del proceso de comunicación. Las formas de establecer y mantener la credibilidad (confianza) con otras partes incluyen la transparencia del propósito y la divulgación completa de los objetivos y expectativas (sin agendas «ocultas»).

Resumen de la lección

Los líderes empresariales y los profesionales de la tecnología a menudo hablan diferentes idiomas cuando intentan explicar las necesidades, los requisitos y los resultados deseados de los proyectos y sistemas de TI. El análisis comercial de VPEC-T ayuda a todas las partes interesadas a establecer un marco común para las comunicaciones, basado en una comprensión similar de los valores, las políticas, los eventos, el contenido y la confianza.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador