Análisis y diseño de sistemas en empresas

Análisis y diseño de sistemas y cómo funciona para empresas

¿A cuántas personas les encantaría diseñar la casa de sus sueños? Suena muy divertido, ¿no? Seguro, habría mucha planificación y preparación, pero sería la casa de sus sueños, su oasis perfecto y cumpliría con sus especificaciones precisas. Al igual que la idea de diseñar y construir la casa de sus sueños, las empresas se enfrentan a la idea de diseñar y analizar sistemas de información para satisfacer las necesidades específicas de su negocio.

Pasos de diseño y análisis de sistemas

Hay cuatro pasos principales involucrados en el diseño y análisis de sistemas. Exploremos estos ahora.

1. Identificación de las necesidades comerciales

Es importante para una empresa sopesar los pros y los contras de cambiar sus sistemas de corriente que ya están instalados. Identificar el valor del nuevo sistema es increíblemente importante para que este proceso tenga éxito. Al igual que construir la casa de sus sueños, desea asegurarse de que sea una mejora de su casa actual.

Las empresas primero deben identificar cuáles son sus necesidades y pueden hacerlo haciendo las siguientes preguntas:

• ¿Qué valor queremos aportar a la organización?
• ¿Es para mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo?
• ¿Cómo queremos cambiar nuestros procesos actuales?
• ¿Qué resultados estamos tratando de lograr?
• ¿Cuáles son las preocupaciones presupuestarias?

Esta etapa involucra a todos los niveles de la organización, para colaborar con las necesidades del negocio y la capacidad general para desarrollar el nuevo sistema de información.

2. Planificación y análisis

Una vez que se establecen las necesidades comerciales, comienza la planificación y el análisis. Este proceso debe comenzar identificando hasta qué punto están tratando de utilizar este nuevo sistema. Este proceso es similar a un plano que uno podría tener para una casa, donde presenta el panorama general. Parte de la determinación de esto es identificar quiénes serán los usuarios del nuevo sistema y para qué se utilizará el sistema, así como abordar cualquier problema de privacidad. Esta parte inicial es importante para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos comerciales y sienta las bases para el «panorama general».

Al analizar las necesidades de los usuarios del sistema, esto ayuda a identificar el alcance o la amplitud en la que se utilizará el nuevo sistema. Determina la funcionalidad cruzada del sistema y si se utilizará para uno o varios departamentos.

Algunas de las preguntas que se pueden hacer son las siguientes:

• ¿Qué datos debemos almacenar y cómo eso, a su vez, proporciona información a la empresa?
• ¿Queremos que la información del departamento de marketing se integre con los departamentos de ventas?

Hacer preguntas como esta ayudará a identificar el «quién» y el «para qué» se utilizará el sistema. Parte de esta etapa también debe abordar cualquier inquietud de privacidad que la empresa pueda tener en cuanto a quién debería o no debería tener acceso a la información. Cierta información es más sensible que otra y solo ciertos usuarios deben tener acceso específico.

3. Diseño de un sistema

Esta fase comenzará investigando qué hardware y / o software se necesita para usar el sistema. En este punto, la empresa examinará su estructura física y encontrará formas de imitar este y cualquier cambio nuevo en el nuevo sistema de información.

Las preguntas formuladas durante esta fase incluyen las siguientes:

• ¿Cómo queremos configurar y almacenar los datos que necesitamos?
• ¿Cómo debemos capturar los datos?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de que la información sea precisa o completa?

Una vez que se responde a esto, el diseño lógico también es increíblemente importante para que el sistema sea lógico para los usuarios diarios. Este sistema debe usarse para mejorar los sistemas de la organización, y la consideración de la facilidad de uso y la capacidad de capacitación del usuario son esenciales en esta fase.

4. Implementación y seguimiento

Una vez que el sistema está listo para funcionar, la implementación debe realizarse comunicándose con todos los grupos de usuarios e individuos que tendrán acceso al sistema. Los empleados, gerentes y ejecutivos tendrán varios papeles que desempeñar en esta etapa.

Además, antes de implementar el software, probar el sistema es extremadamente crucial. Además, la capacitación adecuada debe realizarse antes de la conversión, así como después, para garantizar que los usuarios sepan cómo usar el sistema y comprendan su impacto en la organización.

Si este sistema se utiliza en todos los departamentos, cada departamento debe comprender cómo se pueden relacionar sus datos con otros departamentos. El seguimiento es la actualización y el mantenimiento continuos que requieren todos los sistemas de información. La mejora constante será beneficiosa para futuros cambios en el negocio.

Resumen de la lección

La mayoría de las empresas buscan mejorar la eficiencia de sus sistemas actuales mediante el diseño y análisis de un nuevo sistema de información. Esto se hace para crear un valor agregado para la organización. Reduce la redundancia de datos, mejora la capacidad de la empresa para compartir conocimientos y ayuda a proporcionar buenos controles internos dentro de la organización.

Antes de realizar un cambio en sus sistemas actuales, una empresa siempre debe asegurarse de que sus costos existentes superen sus beneficios. Una vez que se desea un cambio, la empresa debe determinar qué quieren cambiar y los usuarios afectados por el cambio, así como revisar cualquier inquietud que puedan tener.

El diseño del nuevo sistema seguirá ciertos flujos físicos y lógicos que están presentes en la organización y potencialmente reflejará cualquier cambio realizado. Todas las etapas del análisis y diseño de sistemas, incluida la identificación de las necesidades comerciales, la planificación y el análisis, el diseño, la implementación y el seguimiento, deben llevarse a cabo de manera cuidadosa y estratégica para tener el mayor éxito.

Continúa con:

1. Marketing

   Recursos de sistemas de información: redes, hardware, software, datos y personas

   Entender los datos Hemos establecido que un sistema de información es la combinación de usuarios,...

2. Química

   Diseño de ingeniería: definición y proceso

   ¿Qué es el diseño de ingeniería? Henry Petroski, ingeniero y autor Henry Petroski, un conocido...

3. Negocios

   Departamento de Administración General y Legal en Empresas

   En el organigrama de cualquier organización mediana o grande, dos áreas suelen operar en silencio...

4. Marketing

   El modelo racional y el diseño gráfico

   Diseño gráfico ¿Cómo piensan los diseñadores? Si pudieras mirar dentro de la cabeza de un...