Cómo gestionar problemas a nivel de programa

Dos palabras que nadie quiere escuchar

Detén el trabajo. Si eres un director de programa o proyecto, no querrás dejar que llegue a esto. Si usted es un contratista, estas palabras son el equivalente comercial de «está muerto». Cuando los problemas del programa o proyecto se vuelven demasiado grandes para mitigarlos, la emisión de una orden de suspensión de trabajo hace que todo se detenga. Las órdenes de suspensión de trabajo pueden ser el resultado de problemas importantes relacionados con la administración de recursos, problemas de personal, problemas financieros, problemas regulatorios o desafíos tecnológicos. Una buena parte del trabajo de un gerente de programa es mitigar este tipo de problemas antes de que impidan el progreso.

Los problemas a nivel de programa son importantes y un administrador de programa debe investigar y resolver estos problemas.

Problemas frente a riesgos

Los problemas y los riesgos están relacionados, pero no son idénticos. Los riesgos pueden ser algo desconocidos, pero en la mayoría de los casos se identifican (al menos genéricamente) al inicio de un programa o proyecto. Los problemas , por otro lado, tienden a ser cosas que no se consideraron al principio. Los gerentes de programas pueden construir algunos planes de contingencia para problemas comunes como contratiempos financieros o cambios de personal, pero otros problemas pueden surgir sin previo aviso.

Manejo de problemas

Usar un registro de problemas

Un registro de problemas es la herramienta de prerrequisito para administrar la administración de problemas tanto a nivel de programa como de proyecto. Un registro de problemas es simplemente un sistema de seguimiento que permite a un administrador de programas realizar un seguimiento de los problemas a nivel de programa a lo largo del tiempo. Un registro de problemas no tiene por qué ser complejo, y los sistemas de seguimiento disponibles comercialmente tienen herramientas poderosas para categorizar y registrar problemas y sus resoluciones asociadas. Independientemente de la fuente, los registros de problemas efectivos a nivel de programa:

• Crear un repositorio donde las partes interesadas del programa puedan informar problemas de manera eficiente
• Gestionar la propiedad del problema, la propiedad del proyecto y otros problemas relacionados con la rendición de cuentas y la responsabilidad.
• Mantener un sistema de priorización ordenado y eficaz
• Permitir que las resoluciones de problemas se registren en una base de conocimientos para futuras resoluciones de problemas
• Seguimiento del progreso, el alcance, los recursos y los beneficios del programa

Cuando surgen problemas del programa, un enfoque sistemático de resolución es la forma más eficaz de abordarlos.

Clasificación y priorización de problemas

No todos los problemas son iguales. Algunas son amenazas inmediatas para un programa, mientras que otras pueden considerarse rutinarias. La gestión de problemas a nivel de programa es más eficiente cuando los problemas se categorizan y priorizan al ingresar al registro de problemas. Las categorías de problemas comunes a nivel de programa incluyen problemas de flujo de trabajo , problemas de recursos, problemas de terceros y gestión de cambios . Los problemas del flujo de trabajo surgen cuando un programa no está sincronizado con el proceso empresarial al que afecta. Los problemas de terceros involucran a contratistas, consultores y todos los demás recursos externos. La categoría de gestión del cambio incluye todas las cuestiones a nivel de programa que sacarían un programa de su alcance o alterarían sus beneficios.

Dar prioridad a los problemas es un proceso subjetivo importante, pero debe ser intencionalmente simple. El proceso de priorización de problemas comienza considerando la matriz de riesgo / probabilidad. La matriz (creada en una fase anterior del programa) ayuda al administrador del programa a comprender si el problema se anticipó y si ya se ha identificado como un problema de alto impacto. Un sistema de prioridades puede adaptarse a un programa en particular, pero una clasificación simple alta, media y baja suele ser suficiente.

Resolución de problemas del programa

Revisando el panorama general

Una vez que se ha registrado y priorizado un problema del programa, un administrador del programa puede comenzar a evaluar el problema para su resolución. Este análisis previo a la resolución comienza revisando el alcance , los objetivos y los beneficios proyectados del programa. El alcance del programa (los límites de lo que se espera que afecte el programa) no debe excederse para resolver un problema. Además, cualquier resolución propuesta debe ser consistente con el avance del programa hacia su objetivo. Si la resolución tiene la posibilidad de cambiar sustancialmente los beneficios esperados del programa, se debe consultar a otras partes interesadas y líderes antes de comprometerse con cualquier solución en particular.

Uso de un enfoque sistemático para la resolución

Los problemas a nivel de programa siempre deben resolverse a través de un proceso sistemático que garantice que se hayan considerado todas las partes interesadas y las facetas del problema. No vale la pena resolver todos los problemas. Por esta razón, después de que se haya registrado un problema a nivel de programa, la investigación es la primera etapa en el proceso de resolución. Hay dos partes de la etapa de investigación que son de importancia crítica para los administradores de programas.

Primero, es fundamental que el tema esté claramente definido. Es bastante difícil solucionar un problema cuando no está claro cómo se ve el éxito. En segundo lugar, se debe determinar la causa raíz del problema. La causa raíz es la razón «real» por la que ocurre un problema, no simplemente una suposición.

La siguiente etapa, la implementación, ocurre cuando una investigación ha determinado la naturaleza del problema y la resolución está en proceso. En algunos casos, durante la implementación, un problema se vuelve más importante de lo que se pensaba inicialmente. En otros casos, los recursos asignados inicialmente para resolver el problema ya no pueden hacerlo. En cualquier caso, un problema se agrava cuando un administrador de programas debe traer recursos adicionales de nivel superior para solucionarlo. Es importante tener en cuenta que algunos problemas a nivel de programa deben escalarse no porque se necesite más experiencia técnica, sino porque la estructura de gobierno del programa requiere la aprobación de los tomadores de decisiones clave.

Resumen de la lección

Todos los programas tienen riesgos y problemas . Los riesgos son elementos que se pueden anticipar, pero los problemas suelen ser repentinos o inesperados. Los administradores de programas pueden administrar mejor los problemas a nivel de programa utilizando un registro de seguimiento de problemas para coordinar los recursos e informar sobre el progreso. Los problemas comunes a nivel de programa incluyen problemas de flujo de trabajo , demandas de recursos, problemas con recursos externos (recursos de terceros) y gestión de cambios .

Los problemas a nivel de programa deben categorizarse y priorizarse después de la ingesta. Un enfoque sistemático de resolución asegura que el alcance , los objetivos y los beneficios de un programa no se alteren más allá del punto de sostenibilidad. Cuando surgen problemas a nivel de programa, es esencial que el problema esté bien definido y sujeto a un análisis de la causa raíz para garantizar que se resuelva el problema correcto en el momento adecuado. Durante el proceso de resolución, puede ser necesario escalar algunos problemas si la estructura de gobierno del programa requiere aprobaciones en niveles superiores antes de que se realicen cambios en el programa.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador