Comunicación y aprobación
Si comprara una casa nueva sin antes consultar con su cónyuge, familia o incluso con sus vecinos cercanos, ¿qué pasaría? ¿Qué tipo de conflicto surgiría como resultado de esta decisión? Es cierto que puede tener los medios económicos para comprar la casa y, técnicamente, no necesita aprobación para la decisión, ¡pero HABRÁ consecuencias!
Lo mismo se aplica a la gestión de carteras. En muchas organizaciones, sin embargo, existe una cadena de mando formal que debe seguir.
¿Quiénes son los tomadores de decisiones clave?
Las organizaciones tienen diferentes formas de estructura de gobierno , que es una cadena de mando en términos de revisión y aprobación de proyectos y carteras. La gestión diaria suele estar a cargo de una oficina de gestión de proyectos ( PMO ).
A medida que asciende en la cadena de la organización, el alcance de las decisiones se toma en toda la organización. En otras palabras, no necesitaría que el director ejecutivo o la junta de gobernadores aprueben las tareas diarias del proyecto (¡a menos que sean microgestores completos!); del mismo modo, un equipo de proyecto no es responsable de la dirección estratégica general de la organización. Deben apoyar los objetivos de la organización. Pero a medida que asciende en la cadena, encontrará que las decisiones se toman a un nivel más estratégico.
El gráfico siguiente muestra una estructura de gobierno común.
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Notará que hay varios lugares donde los tomadores de decisiones tienen influencia sobre proyectos y carteras.
Gestión del proyecto
La oficina de gestión de proyectos (PMO) gestiona la gobernanza a nivel de proyecto. Este equipo (o individuos) gestiona el trabajo diario de los proyectos dentro de la cartera.
Gobierno Corporativo
En los niveles superiores de la estructura organizativa (o estructura de gobierno, según el tamaño y la complejidad de la organización), se encuentra el gobierno corporativo. A veces, se trata de una junta de gobernadores o un equipo de líderes superiores.
Si no incluye a los líderes senior en la comunicación que deberían recibir, lo más probable es que haya consecuencias negativas. En el mejor de los casos, se sentirán menospreciados por ser excluidos. En el peor de los casos, pierde el apoyo de ellos. De repente, encontrará que los artículos no están aprobados; toda la cartera incluso podría estar en peligro.
Patrocinadores
Los patrocinadores de la cartera pueden no tener poder de decisión, pero son influyentes. Un patrocinador (o grupo de patrocinio) puede asignar / obtener fondos, suavizar los obstáculos políticos y actuar como campeones de la cartera. Los patrocinadores son el rostro de la cartera para otros miembros de la organización. Si bien algunas organizaciones no ponen el poder de toma de decisiones en manos de los patrocinadores, siguen siendo un grupo con el que debe comunicarse. Al igual que los miembros de la alta dirección / gobierno corporativo, pueden sentirse menospreciados si se les deja en la oscuridad sobre decisiones clave.
En el peor de los casos, ya no respaldarán la cartera o incluso podrían trabajar para socavarla. Esos obstáculos políticos superados anteriormente ahora se convierten en importantes obstáculos. NO deje a los patrocinadores fuera de las comunicaciones.
Otros
Puede que tenga que trabajar con personas ajenas a la estructura de gobierno que ejercen un poder o influencia políticos importantes sobre la organización y sus decisiones.
A veces, las decisiones las toman líderes que no tienen pleno conocimiento de la cartera.
Importancia de las aprobaciones
Por lo general, no es necesario que obtenga la aprobación de nivel corporativo para las operaciones diarias. Pero para decisiones de cartera más grandes (y decisiones de proyectos de alto impacto), querrá asegurarse de tener la aprobación de TODOS los grupos adecuados.
Eche otro vistazo al modelo de gobernanza. Considere que ha obtenido la aprobación de la PMO para un ajuste en el cronograma de una cartera. Pero no contó con el respaldo de los patrocinadores del proyecto. Sin la aprobación de los canales adecuados, la cartera puede estar en riesgo.
En el mejor de los casos, habría fuertes palabras de los líderes. En el peor de los casos, el liderazgo puede perder la fe en el proyecto y en el equipo del proyecto y, como resultado, reemplazar los equipos o abandonar el proyecto. Los líderes superiores se sienten menospreciados cuando no se les informa de las grandes decisiones por adelantado y se enteran de ellas después de los hechos.
El SBAR
Un documento importante para las aprobaciones (o incluso la información) es el documento SBAR . SBAR representa Situación, Antecedentes, Evaluación y Recomendación (es). Es un documento que se originó en el ejército con el fin de brindar un desglose conciso de la información clave. En el documento, proporciona un breve resumen del problema, los antecedentes, su evaluación y un curso de acción recomendado. Estos se pueden utilizar para solicitar aprobación u otros cursos de acción.
A continuación se muestra un ejemplo muy breve de un SBAR. Recuerde, debe mantenerse en una página o dos como máximo.
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Resumen de la lección
La comunicación es una parte importante de cualquier organización y es especialmente importante en la gestión de carteras. Es necesario obtener la aprobación de los responsables de la toma de decisiones adecuados para mantener una cartera en marcha. Una estructura de gobierno es una cadena de mando para la decisión de proyectos y carteras. En las carteras, verá a los tomadores de decisiones en el nivel del proyecto diario (una oficina de gestión de proyectos o PMO ), tomadores de decisiones corporativas y otros patrocinadores . Obtener la aprobación de los responsables de la toma de decisiones adecuados es importante para garantizar una ejecución exitosa de la cartera; faltar al nivel correcto de aprobación puede afectar negativamente a toda la cartera. ¡Cuidado con los tomadores de decisiones que tienen influencia política, pero no se alinean con la estructura de gobierno! SBAR Los documentos son documentos concisos que se utilizan para buscar aprobación o fomentar la discusión.
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