Estructurar y organizar su mensaje

Organizar su mensaje

¿Alguna vez ha tenido que preparar un mensaje en el trabajo solo para encontrarse mirando una pantalla en blanco porque no estaba seguro de cómo presentar lo que tenía que decir? El lector de su mensaje tiene la expectativa de que tendrá un cierto flujo lógico que le permitirá captar los puntos principales. Es su trabajo asegurarse de que el mensaje esté estructurado y organizado, para que la información sea clara para sus lectores. En esta lección, repasaremos cómo estructurar y organizar su mensaje.

Santino es consultor de personal de Yummy Supermarkets. Su trabajo implica escribir para empresas todos los días con el fin de ayudar al supermercado a tomar buenas decisiones comerciales. Él será nuestro guía y nos presentará todas las formas en que se puede organizar su mensaje. Hay seis formas principales de establecer su mensaje y presentar sus ideas.

Patrón organizativo general

El primer tipo de estructura y organización es el patrón organizativo general , que se encuentra en la mayoría de las empresas. En este método, se proporcionan las pautas establecidas de la compañía para que las siga para completar su mensaje. Como ejemplo, la empresa de Santino utiliza notas corporativas para comunicarse dentro de la empresa. Un memo contiene un patrón organizativo general de para, de, tema, referencias, objetivo, etc. El consejo de Santino es mirar ejemplos de memorandos anteriores, informes de laboratorio y resúmenes corporativos para guiarlo en cómo organizar su información.

Causa efecto

Causa / efecto le permite organizar la información examinando por qué sucedió algo o los efectos de algo que sucedió en el trabajo. Por ejemplo, la última tarea de Santino fue preparar un informe sobre por qué las ventas de snacks a nivel nacional habían disminuido en sus tiendas. Palabras como «causado», «resultado» y «afectado» suelen ser signos de una estructura de causa y efecto. El informe de Santino indicó que la caída de las ventas de bocadillos en la cadena de supermercados a nivel nacional se debe a la gran cantidad de consumidores que comienzan las dietas de Año Nuevo. Informó que el supermercado debería ver un aumento una vez que los consumidores vuelvan a sus hábitos alimenticios normales.

Orden cronológico

El uso del orden cronológico , una estructura basada en el orden de tiempo de los eventos o una historia, le permite dar un informe sobre el orden en que ocurrió un incidente o los pasos de implementación. Por ejemplo, Santino ha utilizado este tipo de organización cuando tuvo que proporcionar un resumen sobre una entrega de productos frescos fuera de California. Su informe mencionó fechas y horas de cada parada del camión en su ruta.

Compare el contraste

La estructura organizativa de comparación / contraste implica examinar tanto las similitudes como las diferencias de una situación o elemento. El papel debe mirar a ambos lados o solo sería una comparación. El mes pasado, Santino tuvo la tarea de informar si la empresa debería invertir en camiones de reparto eléctricos o diésel. Tuvo que escribir un informe dando las similitudes y diferencias de cada diesel y eléctrico con sus vehículos actuales a gasolina.

Orden enfático

Cuando se usa un orden enfático , las ideas se organizan en el orden de la más importante a la menos importante. Las ideas más importantes generalmente se mencionan primero para captar la atención del lector. Santino sugiere utilizar este método cuando el objetivo es la persuasión. El presidente del supermercado fue persuadido por uno de los enfáticos periódicos de Santino para eliminar las tarjetas de cupón en la tienda. Santino sugirió que su investigación mostró que a los consumidores les gusta recibir los precios de descuento sin tener que preocuparse por tener que usar su tarjeta de compras frecuentes. Comenzó su mensaje con:

«Al aceptar eliminar la necesidad de que los compradores usen tarjetas de compras frecuentes para recibir nuestros precios de venta, los estudios han demostrado que las ventas de nuestros supermercados aumentarán más del 7% por tienda».

Esta fue la razón más importante para la administración porque aumentar sus ganancias financieras siempre llama la atención.

Solución del problema

La última forma de organizar un mensaje es problema y solución . Aquí es cuando el escritor explica un problema comercial y desarrolla una solución. Santino utiliza este tipo de formato con mayor frecuencia en su trabajo. La mayor parte de su trabajo gira en torno a la solución de problemas para el negocio nacional del supermercado. Recientemente fue ascendido debido a su último informe, que resolvió el problema de cómo aumentar las ventas generales.

Santino pudo identificar a través de un estudio de investigación que los consumidores querían más interacción en sus compras diarias. Desarrolló un nuevo plan de publicidad por escrito que incorporó aromas y sonidos en las exhibiciones de los pasillos. Envió el informe final de sus hallazgos y recomendaciones creativas a todas las tiendas para implementar. El resultado fue que todos los supermercados ahora tienen un olor a chocolate fresco que emana del pasillo de dulces y bebés riéndose en el pasillo de bebés. La solución de publicidad sensorial ha ayudado a la empresa a tener un año de ventas de banner.

Resumen de la lección

En la redacción de negocios, es importante tener un plan organizado sobre cómo presentará la información. Hay diferentes formas estructurales de organizar sus ideas para el consumo del lector:

• El patrón organizativo general es cuando se le proporcionan las pautas establecidas de la compañía para que las siga para completar su mensaje.
• Causa / efecto es otra forma de organizar la información al examinar por qué sucedió algo o los efectos de algo que sucedió en el trabajo.
• El orden cronológico se basa en el orden temporal de los eventos o una historia.
• Comparar / contrastar examina tanto las similitudes como las diferencias de una situación o elemento.
• El orden enfático es cuando las ideas se organizan en el orden de más importante a menos importante.
• Problema / solución es cuando el escritor explica un problema comercial y desarrolla una solución.

Cada una de estas formas permite a un escritor informar y expresar un mensaje que comunique mejor el objetivo. Los títulos y subtítulos junto con una tabla de contenido también pueden mejorar el flujo de ideas para el lector. Santino espera que haya aprendido a organizar mensajes comerciales a partir de sus ejemplos.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, debería tener la capacidad de:

• Explicar la importancia de presentar información de manera organizada al escribir para negocios.
• Describir seis formas estructurales de organizar la redacción comercial.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador