Evaluación del desempeño del gerente de proyecto y los resultados del proyecto

Evaluación de gerentes de proyectos

Los gerentes de proyecto (PM) son responsables de muchas cosas y deben manejar la planificación, ejecución, transición y cierre de un proyecto, sin mencionar todos los cambios que ocurren a lo largo de la vida del proyecto. Las partes interesadas del proyecto quieren asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, dentro del cronograma e incluya todos los criterios establecidos durante la carta del proyecto. Si un proyecto se completa a tiempo y dentro del presupuesto, ¿significa eso que el proyecto y el gerente tuvieron éxito? Tal vez tal vez no.

Algunas formas en que se evalúan los PM

Algunos PM se evalúan sobre la base de las habilidades de comunicación, el impulso, la diplomacia, la ética, la creatividad y la perspicacia empresarial. Todos estos son rasgos importantes que debe tener un PM, pero en cuanto a los criterios de evaluación, desafortunadamente, son muy subjetivos y por sí mismos no hacen un PM exitoso.

Los gerentes de proyecto deben ser evaluados utilizando criterios que se asemejen más a los proyectos en los que trabajan, pero a veces esa información no está disponible o los proyectos pueden fallar por razones fuera del control del PM. Algunas empresas utilizan un sistema de puntos que disminuye los puntos del PM cuando el proyecto se retrasa, excede el presupuesto o tiene defectos.

Otras empresas basan el desempeño de PM en las tasas de satisfacción de los interesados. Las partes interesadas suelen ser las que impulsan el proyecto en primer lugar, saben qué tipo de resultados quieren y proporcionan la autoridad para financiarlo. Si la parte interesada está contenta con los resultados y el PM mantiene informada a la parte interesada de lo que está sucediendo en el camino, incluso si el proyecto se retrasa y excede el presupuesto, la parte interesada sabrá por qué y si podría haberse evitado.

Entonces, ¿cómo se deben evaluar los PM? Siempre que los criterios de evaluación se asemejen a los criterios utilizados para sus proyectos, entonces es eficaz utilizar un sistema de puntos o trabajar para determinar la satisfacción de las partes interesadas.

Ejemplo de un sistema de evaluación eficaz

Sally es PM de Profits, Inc. Sally acude a su supervisor, Phil, y le pregunta qué cosas verá él cuando llegue el momento de la evaluación en seis meses. En este caso, Phil puede decirle a Sally que su empresa utiliza un sistema de puntos en el que cada PM comienza en 100 puntos.

• 40 puntos provienen de la hoja de retroalimentación que completan las partes interesadas de cada proyecto en el que trabaja durante el período de evaluación (las partes interesadas están muy bien informadas e involucradas en los proyectos de su empresa).
• 30 puntos provienen de mantener los proyectos dentro del presupuesto, ya que ese es un enfoque principal del rol del PM en Profits, Inc.
• 15 puntos provienen de la puntualidad del proyecto.
• 10 puntos provienen de defectos del proyecto notados dentro de los 30 días posteriores a la transición.
• 5 puntos quedan a discreción del supervisor para las cosas que se le señalen y que ameriten una deducción de puntos.

A Sally se le da una lista de cosas que potencialmente pueden deducir puntos y cuántos puntos se tomarían de los 100 originales.

Resultados del proyecto

Un proyecto comienza como una idea y, dentro de organizaciones más grandes, pasa por algún tipo de proceso de aprobación. Una vez que se aprueba para convertirse en un proyecto, un PM escribe la carta del proyecto que contiene, entre otras cosas, una lista de los objetivos del proyecto. Una de las mejores formas de medir el éxito de un programa es qué tan bien el proyecto cumplió con todas las metas que se establecieron al principio, utilizando la carta constitutiva como base. Si un proyecto es capaz de lograr todos los objetivos iniciales para los que se estableció en primer lugar, entonces el proyecto, al menos hasta cierto punto, es un éxito.

Por ejemplo, puede ser una buena idea comparar algunas métricas del período anterior al proyecto con el período posterior al proyecto. Si un proyecto fue diseñado para ahorrar a los usuarios finales un 15% de tiempo de procesamiento y tener una reducción de costos del 10%, compare el tiempo y los costos antes y después del cambio para ver si cumple con los mínimos para los que fue diseñado. Recuerde dar a las personas la oportunidad de adaptarse al nuevo proceso, ya que implica una curva de aprendizaje. Si los resultados iniciales se muestran cercanos a las metas poco después de que se establece el proceso, es muy probable que el proyecto cumpla, si no exceda, sus objetivos.

Otra forma de determinar los resultados de un proyecto es preguntar a los usuarios finales después de que hayan tenido la oportunidad de adoptar y adaptarse a la nueva tecnología, procedimientos, etc. Tenga cuidado con hacer la pregunta demasiado pronto porque la mayoría de las personas no agradecen el cambio y son más Es probable que proporcionen comentarios negativos basados ​​en el hecho de que tienen que aprender algo nuevo y cambiar la forma en que han hecho su trabajo en el pasado.

Al igual que la evaluación del PM, el interesado es la persona perfecta a la que acudir cuando se trata de averiguar si el proyecto fue un éxito o no. La satisfacción de las partes interesadas a través del cumplimiento de los beneficios previstos es una de las formas más precisas de conocer los resultados de un proyecto.

Resumen de la lección

Evaluar proyectos y sus respectivos gerentes puede parecer una tarea fácil; sin embargo, la complejidad y duración de los proyectos, junto con los muchos cambios que pueden ocurrir durante la vida del proyecto, hacen de la evaluación una tarea abrumadora. Tanto los gestores de proyectos como los proyectos pueden ser evaluados por las partes interesadas y / o los usuarios finales para determinar qué tan bien el resultado final benefició a cada grupo. Los PM también son a veces evaluados por sus habilidades sociales (comunicación, ética, creatividad e impulso), pero estas son mucho más subjetivas. Una forma más objetiva de evaluar los PM es con los mismos criterios con los que evalúan los proyectos: costo, tiempo y funcionalidad / tasa de defectos.

Los proyectos en sí pueden medirse en función de los criterios iniciales formados en la carta del proyecto. Los criterios deben ser objetivos y medibles para que se pueda hacer una comparación fácilmente y los resultados se muestren usando números (dólares ahorrados, tiempo de procesamiento reducido, porcentaje de materiales usados ​​disminuido, etc.). Recuerde que si utiliza la opinión de los empleados, déles la oportunidad de acostumbrarse al nuevo sistema para que usted no reciba comentarios negativos basados ​​en la falta de voluntad de los empleados para cambiar.