Gestión de registros físicos y electrónicos

La gestión de registros

El archivo adecuado de registros protege contra la puesta en peligro de la información personal.

Érase una vez, en una fuerza laboral muy, muy lejana, solo había un tipo de registro disponible, que era el registro físico. El término registro físico se refiere a un archivo físico que contiene información personal y confidencial en papel. Aunque alguna vez fueron el único tipo de registros disponibles, todavía los utilizan hoy en día muchos, si no la mayoría, consultorios, incluidos médicos y dentistas. Sin embargo, hoy se les ha unido el uso de registros electrónicos.

Los registros electrónicos pueden describirse como información personal y confidencial de una persona que se encuentra alojada por medios electrónicos, como una computadora o una computadora portátil. La gente a menudo se pregunta, además de cómo se guardan, ¿cuáles son las principales diferencias entre los registros físicos y electrónicos? Echemos un vistazo a cómo se almacena, recupera y elimina cada uno de estos registros.

Identificación de registros físicos y electrónicos

Una de las cosas más fáciles de hacer es distinguir entre archivos físicos y archivos electrónicos. Un archivo físico es identificable porque es un archivo físico y tangible que contiene información personal de un individuo. A diferencia de un registro físico, los registros electrónicos se guardan en un servidor en una computadora. Por esa razón, los registros electrónicos no se pueden tocar ni sostener físicamente. Para que estos registros sean revisados, se debe acceder a ellos a través de una computadora.

El almacenamiento y la recuperación de registros

Los archivadores proporcionan lo último para almacenar registros.

Al mantener registros físicos y electrónicos, es de suma importancia que se almacenen de una manera que los mantenga seguros y confidenciales. Con los registros físicos, muchas industrias, como la educación, requieren que los registros se almacenen en un archivador a prueba de fuego. Al hacer esto, las instituciones y agencias educativas pueden tener la seguridad de que los registros físicos están protegidos a toda costa. Al recuperar registros físicos, es importante que se acceda a cualquier registro que se mantenga dentro de un archivador con una llave, que debe usarse para cerrar el armario cuando los empleados abandonan la oficina (aunque sea por un breve momento).

Por el contrario, los registros electrónicos deben estar protegidos por firewalls en la computadora. Un firewall se puede definir como un programa utilizado en computadoras que trabaja para proteger la información de ser comprometida sin el permiso adecuado. Los cortafuegos son importantes para almacenar registros electrónicos porque, sin ellos, la información personal de pacientes, estudiantes o clientes se puede obtener ilegalmente. Al recuperar registros electrónicos, los usuarios deben asegurarse primero de que son una parte autorizada que tiene permiso para recuperar los registros.

Esto generalmente consiste en empleados de establecimientos médicos, instituciones de educación superior y otras oficinas que albergan registros electrónicos. Una vez recuperados, estos archivos deben revisarse cuidadosamente en un área con puertas cerradas o un protector de pantalla para que la información solo sea visible para la persona que está accediendo a ella.

Circulación y eliminación de registros

Como ocurre con todas las cosas, los registros físicos y electrónicos suelen tener una vida útil, lo que significa que, en algún momento, se eliminan o destruyen. La decisión sobre cuánto tiempo se pueden mantener los registros, como los registros médicos, se rige individualmente por cada estado, por lo que no hay una respuesta universal a esta pregunta.

Muchas organizaciones, médicas, educativas y de otro tipo, utilizan una regla general como la depuración de registros después de siete, diez, veinte e incluso treinta años. La razón principal para deshacerse o destruir registros es la protección de pacientes, estudiantes y similares. Cuanto más tiempo estén disponibles para su circulación estos registros, existe una mayor posibilidad de que la información se vea comprometida.

Resumen de la lección

Se debe prestar especial atención a la gestión de registros físicos y electrónicos para proteger la información confidencial y personal de pacientes, estudiantes y clientes. Al intentar identificar o distinguir entre los dos tipos de registros, físicos y electrónicos, es fundamental recordar que los archivos físicos se refieren a un archivo físico que contiene información personal y confidencial en papel. Mientras tanto, los registros electrónicos pueden describirse como información personal y confidencial de un individuo que se encuentra almacenada por medios electrónicos, como una computadora o una computadora portátil.

Si bien los registros físicos generalmente se almacenan en un lugar seguro, como un archivador con candado y llave, los registros electrónicos se almacenan electrónicamente en una computadora o computadora portátil y, a menudo, están protegidos por un firewall, que es un programa utilizado en computadoras que funciona para proteger la información se vea comprometida sin el permiso adecuado.

La recuperación de estos registros también es algo diferente, ya que los registros físicos se recuperan de los archivadores y con el uso de candado y llave. Los registros electrónicos se recuperan a través de una computadora, pero quienes recuperan estos registros deben primero asegurarse de que tienen la autoridad adecuada para hacerlo.

La decisión de cuándo deshacerse de estos registros depende de las leyes vigentes de cada estado. Sin embargo, muchas organizaciones optan por destruirlas después de siete, diez, veinte o treinta años. La destrucción de estos registros es importante para reducir el riesgo de que la información o los registros circulen a medida que pasa el tiempo.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador