Gestión del portafolio de proyectos
En un momento dado, probablemente esté trabajando en un puñado de proyectos: entre el trabajo y la vida familiar, hay una gran cantidad de actividades que nos mantienen ocupados. Decidimos sobre la rentabilidad de los proyectos en función de una serie de factores cualitativos o cuantitativos, por ejemplo, el nuevo jardín proporcionará tanto alimento como un lugar para la escorrentía del agua de lluvia.
Una organización tiene un conjunto diferente de prioridades para decidir sobre un proyecto. La gestión de la cartera de proyectos describe el análisis realizado para determinar el retorno de la inversión / rentabilidad de los proyectos. Uno de los grandes desafíos en la gestión de la cartera de proyectos es apreciar lo que hay en la cartera y lo que se avecina.
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Identificar componentes existentes
¡El hecho de que un proyecto esté en curso no significa que sea el proyecto adecuado para trabajar! Puede encontrarse con una docena de proyectos pequeños y de bajo impacto que están en marcha. Pero, ¿qué hay en vuelo? Antes de comenzar nuevos proyectos, deberá completar una evaluación de la organización.
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Revisar la documentación
Tendrá que revisar la documentación que rodea a todos los proyectos existentes. Esto se denomina Evaluación del estado actual . Durante esta revisión, examinará los siguientes tipos de documentos:
- Planes de negocios
- Declaraciones de trabajo
- Cartas de proyectos
- Documentos de propuesta de valor (el documento de propuesta de valor debe indicar cómo el proyecto se alinea con los objetivos generales y la estrategia de la organización).
Su organización puede tener diferentes nombres para los documentos anteriores; por ejemplo, documentos funcionales comerciales, especificaciones funcionales, etc. Puede haber documentos adicionales: Revise todo lo relacionado con los proyectos para tener una idea de lo que está en marcha. Esto le ayudará a crear escenarios para el futuro.
El objetivo de esta revisión es el siguiente:
- Asegúrese de comprender las necesidades comerciales de cada proyecto
- Asegúrese de que se indique la necesidad y que el proyecto se alinee con los objetivos tácticos o estratégicos
Con el estado actual, también está revisando propuestas de proyectos. Esto nos lleva a la siguiente fase de la gestión de la cartera, identificando componentes futuros / potenciales.
Identificar componentes potenciales
Al igual que con los proyectos existentes, los proyectos potenciales deben tener un Documento de Propuesta de Valor y estar ligados a la estrategia organizacional. También deben tener la documentación mencionada anteriormente, especialmente si alguien ha emitido un gran cheque para poner en marcha los proyectos.
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Los proyectos propuestos deben tener la documentación adecuada y deben estar claramente definidos en términos de su beneficio para la organización. Deben alinearse con las necesidades tácticas o estratégicas. Una vez que se completa la revisión del presente y el futuro, puede comenzar a priorizar el trabajo y desarrollar escenarios para la gestión futura de la cartera.
¡Alinee con la estrategia!
Esto no se puede decir con demasiada frecuencia: cada proyecto debe alinearse con los objetivos de la organización. Si ha experimentado una falla importante en un proyecto, es posible que haya notado que aparecen una docena de otros proyectos. Estos pueden estar destinados a llenar el vacío dejado por el proyecto cancelado; o simplemente son un relleno para compensar la falla. Recuerde: el trabajo existente y potencial debe demostrar su valor agregado para la organización.
Es posible que un proyecto no cumpla completamente con los objetivos de la organización, pero puede ser de naturaleza táctica. Por ejemplo, si el sistema de nómina actual está fallando y está buscando reemplazarlo. En este caso, no es un objetivo estratégico tener un sistema de nómina en funcionamiento, pero es un objetivo táctico.
Escenarios de cartera
Una vez que tenga una evaluación de los proyectos actuales y propuestos, Y que se hayan alineado con los objetivos de la organización (o satisfagan una necesidad táctica), ahora debe comenzar a planificar los posibles escenarios.
Utilice los planes de negocios y las propuestas que se revisaron como parte de la revisión de la cartera; estos le ayudan a crear posibles escenarios futuros en la organización.
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Consideremos que está revisando dos planes / propuestas de negocios: uno es para un nuevo chatbot (por ejemplo, Alexa o Siri) para la participación de los empleados; el otro para una actualización a un sistema de gestión de estacionamiento.
La planificación de escenarios implicaría un análisis de la viabilidad de cada opción. Con cada vez más empleados trabajando desde casa, es posible que la opción de estacionamiento no tenga un propósito estratégico por mucho tiempo. Sin embargo, con el mayor uso y avance de la inteligencia artificial, la opción de chatbot puede tener un beneficio a más largo plazo. Este proyecto se mueve al principio de la lista.
No estarás prediciendo el futuro. Sin embargo, basándose en la revisión de los proyectos actuales y propuestos, puede crear puntos de decisión para los posibles factores que puedan surgir. Sin la documentación adecuada de las revisiones, las organizaciones pueden terminar adivinando en lugar de tomar decisiones informadas.
Resumen de la lección
La gestión de la cartera de proyectos es el proceso de organizar proyectos y alinearlos con los objetivos estratégicos de una organización. Al revisar el estado actual, revisa la documentación existente en la Evaluación del estado actual . Tanto los proyectos actuales como los propuestos deben incluir un documento de propuesta de valor que defina el propósito y el beneficio del proyecto; y su valor para la organización. Las propuestas comerciales y la documentación existente se pueden revisar para asegurarse de que los proyectos estén alineados. Una vez que se realiza esta revisión, puede comenzar a planificar los diversos escenarios que la organización puede enfrentar: Los proyectos actuales y propuestos deben alinearse con estos escenarios como parte de la planificación futura.
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