Manejo de las expectativas de las partes interesadas

Una mirada a las partes interesadas

Si bien es obvio que los empleados y la gerencia hacen que una empresa funcione, lo que puede ser menos obvio son las personas detrás de escena que también desempeñan un papel. Tales roles incluyen inversionistas, proveedores, el gobierno e incluso la propia comunidad. Básicamente, cualquier persona que tenga un interés en la empresa y tenga poder sobre la empresa es un activo vital para la empresa, por lo que se les conoce como partes interesadas . Debido a que una empresa no puede tener éxito sin la ayuda de todas las partes interesadas, la dirección y los ejecutivos deben asegurarse de que las partes interesadas no solo estén contentas, sino que se cumplan sus expectativas y se aborden sus preocupaciones.

Cómo gestionar las partes interesadas

La gestión de las expectativas de una parte interesada puede marcar la diferencia entre un proyecto o programa que funciona sin problemas y uno que tiene una interferencia constante con partes interesadas descontentas. A continuación, se muestran algunas formas de gestionar las expectativas de las partes interesadas:

1. Mantenga a las partes interesadas involucradas: desde el comienzo del programa o proyecto, las partes interesadas deben participar. Necesitan saber cuánto costará, cuánto tiempo llevará y los detalles del proyecto. Cuando las partes interesadas saben lo que está sucediendo, están más dispuestas a ofrecer su apoyo.
2. Busque la opinión de las partes interesadas: cuando las partes interesadas comunican sus necesidades y deseos a la empresa, se sienten más satisfechos y se sienten parte del programa o proyecto. También sienten que sus opiniones y pensamientos son importantes y es más probable que brinden apoyo.
3. Identificar preocupaciones: una forma de mantener a todos tranquilos y felices es identificar un problema antes de que suceda. Esto puede significar abordar por qué no se puede hacer algo y explicar por qué no se puede hacer. Al comunicarse de un lado a otro, un problema se puede resolver antes de que se convierta en un conflicto.
4. Actúe a tiempo: a veces, los conflictos y los problemas ocurren sin importar cuán preparado esté y cuán proactivo sea. Cuando esto sucede, es mejor resolverlo rápidamente tanto para la parte interesada como para la empresa, ya que los conflictos pueden ralentizar o detener el proceso de un programa. Resolver los conflictos de manera oportuna puede ser útil para evitar más conflictos.

Criterios de aceptación

Como muchos productos nuevos, los programas también pasan por una fase de prueba. Esto significa que deben cumplir las condiciones y especificaciones antes de que un cliente pueda utilizarlo. Este proceso se conoce como criterios de aceptación . Debido a que este proceso puede ser largo y difícil, las partes interesadas pueden sentirse frustradas, ansiosas e incluso enojadas porque no están viendo resultados inmediatos. Para gestionar sus expectativas, las empresas deben comunicarse con las partes interesadas. Esto puede significar hablar con ellos cara a cara o reunirse con ellos por separado para discutir el programa en detalle y abordar sus preocupaciones. Al guiar a las partes interesadas a través de los criterios de aceptación, pueden comprender mejor las condiciones que el programa debe cumplir y por qué esas condiciones son importantes.

El plan

Entonces, ¿cómo decide una empresa a qué partes interesadas dirigirse, cómo abordarlas y cuándo abordarlas? Bueno, comienza con un plan. Primero, la empresa debe decidir con qué partes interesadas se debe comunicar. ¿Quién tiene más interés o más poder sobre el programa? ¿Hay alguna parte interesada que no esté contenta? A continuación, deben decidir qué deben comunicarse con cada una de esas partes interesadas. ¿Qué necesita saber el interesado? ¿Cómo gestionarán sus expectativas y las mantendrán satisfechas?

A esto le sigue quién se comunicará con la parte interesada y cómo se hará esa comunicación. ¿Se comunicará la dirección con las partes interesadas? ¿Enviarán un correo electrónico, una carta o se reunirán en persona? Por último, la empresa debe determinar con qué frecuencia se realizará la comunicación. ¿Es necesario que el interesado se comunique con regularidad? ¿Con qué frecuencia es necesario comunicarse con las partes interesadas para ayudar a cumplir con sus expectativas? Desarrollar un plan con preguntas a estas respuestas es clave para gestionar las partes interesadas.

Apoyo a las partes interesadas

Las partes interesadas quieren y necesitan que la empresa y sus programas tengan éxito, pero a veces necesitan algo de apoyo durante el proceso. Aparte de la comunicación, existen otras formas de brindar apoyo a las partes interesadas.

La dirección, los empleados y la propia empresa deben generar confianza en la relación que tienen con las partes interesadas. Cuando existe una relación de confianza entre la empresa y las partes interesadas, se sienten seguros de que el programa se completará con éxito. Además, a veces las partes interesadas solo necesitan recibir apoyo en forma de un gerente seguro. Cuando las partes interesadas saben que el gerente está seguro de hacer su trabajo, se sienten tranquilos.

Resumen de la lección

Las partes interesadas son aquellas que tienen interés en la empresa y tienen poder sobre el proyecto. Las partes interesadas pueden incluir una variedad de personas, como comunidades, proveedores, inversores o incluso el gobierno. Las expectativas de las partes interesadas se pueden gestionar manteniendo a las partes interesadas involucradas, obteniendo sus comentarios, identificando inquietudes y abordando los problemas rápidamente. También es necesario explicar a las partes interesadas los criterios de aceptación para que comprendan las condiciones que debe cumplir el programa antes de que el cliente pueda usarlo. Un plan es una herramienta beneficiosa para discutir cuestiones de comunicación como cuándo y cómo se debe realizar la comunicación. A veces, las partes interesadas necesitan apoyo en forma de una relación de confianza y un gerente seguro.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador