¿Qué es la nivelación de recursos?
Soylent Properties acaba de ganar un contrato para reconstruir hospitales que se vieron afectados por una tormenta de nieve reciente. Soylent decide utilizar recursos similares para trabajar en proyectos dentro del plan de gestión del programa para que puedan maximizar la productividad y hacer un uso eficiente de sus recursos. En este escenario, los recursos incluyen recursos humanos, materiales, equipos, instalaciones y finanzas.
La nivelación de recursos implica extender el programa (comenzando antes o terminando más tarde) para asegurarse de que los recursos no se extiendan más allá de su capacidad. El objetivo es asegurarse de que la escasez de recursos no cree una carga que lleve a la pérdida de productividad.
Echemos un vistazo a un ejemplo de nivelación de recursos. Rob es un director de proyectos de Soylent que está asignado a varios proyectos dentro de un programa. En un día cualquiera, se le puede asignar a cuatro lugares de trabajo diferentes. Cuando tiene una reunión de 4 horas en cada sitio, termina teniendo una jornada laboral de 16 horas. Esto es un problema.
Sally, la directora del programa de Soylent, se da cuenta de que será necesario realizar cambios debido a las limitaciones de recursos humanos. Altera la fecha de finalización del proyecto para poder equilibrar la demanda de atención de Rob con el suministro disponible de tiempo de Rob. Esto le permite reprogramar las reuniones para que Rob tenga dos reuniones de 4 horas al día. Sally también se asegura de que los dos sitios que visita Rob en un solo día estén cerca uno del otro para poder maximizar su productividad.
Maximizar la productividad mediante la nivelación de recursos
Cuando se inicia un proyecto, se elabora un cronograma del proyecto. El cronograma describe varias actividades del proyecto, los plazos para lograrlas y los recursos necesarios para completar las actividades. Siempre hay algunas actividades en el cronograma que, cuando se retrasan, retrasarán el cronograma general del proyecto. Se dice que estas actividades se encuentran en el camino crítico. Estas actividades siempre tienen prioridad en un proyecto. Cuando los gerentes de proyecto compiten por un recurso, un gerente de programa puede analizar qué actividades están en la ruta crítica y asignar recursos a las actividades y al proyecto apropiados.
Los gerentes de proyecto tienen dos opciones cuando se enfrentan a desafíos de recursos: pueden designar recursos adicionales si es fundamental que el proyecto se complete a tiempo o pueden extender el cronograma cuando los recursos no están disponibles. La nivelación de recursos se vuelve crítica cuando se necesitan más recursos (como maquinaria y personal para completar las actividades) y algunos de los recursos están sobreasignados. En algunos casos, el mismo recurso se puede utilizar simultáneamente en dos actividades al mismo tiempo. Por ejemplo, el equipo se puede utilizar para una actividad por la mañana y para otra actividad por la tarde. Al administrar los recursos a nivel de programa y asignarlos de manera eficiente, la productividad se puede maximizar mediante la nivelación de recursos.
Hay varias herramientas de software, como Microsoft Project, que se utilizan principalmente con fines de programación. Estas herramientas también se pueden utilizar para nivelar los recursos.
Resumen de la lección
La nivelación de recursos implica extender el programa (comenzando antes o terminando más tarde) para asegurarse de que los recursos no se extiendan más allá de su capacidad. El objetivo es asegurarse de que la escasez de recursos no cree una carga que lleve a la pérdida de productividad. En algunos casos, es posible que sea necesario asignar más recursos a un programa para cumplir con la fecha límite y, en otros casos, es posible que sea necesario extender el cronograma. Los recursos se pueden compartir entre varios proyectos para lograr la productividad. Microsoft Project y otras herramientas de software se utilizan a veces para nivelar los recursos.
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