Papel del reportero de reuniones en los negocios

Una reunión de negocios

Imagínese en una reunión de empresa. Trabaja para la empresa local de fabricación de juguetes y su trabajo es proponer nuevas ideas. En esta reunión en particular, presentará su último lote de 12 productos nuevos y emocionantes que ha creado para niños pequeños. Esta reunión se trata de obtener comentarios del resto del equipo sobre sus productos. El resultado de esta reunión determinará con cuál de sus productos procederá la empresa, fabricará y venderá.

Esta reunión está bien organizada con una persona que está a cargo de la reunión, que mantiene a todos enfocados en el tema de la reunión, el facilitador de la reunión. También tiene una persona que registra lo que se dice en la reunión, el reportero de la reunión . Y luego está el cronometrador de la reunión, la persona que se asegura de que la reunión comience y termine rápidamente. Es el papel del registrador de reuniones sobre el que aprenderá más en esta lección.

El reportero de la reunión

El papel del reportero de la reunión es importante. Sin un reportero de reuniones, es fácil que las reuniones sean ineficaces y no produzcan resultados reales. Sin un registro escrito de las decisiones tomadas y los roles asignados durante una reunión, no hay responsabilidad ante los empleados para cumplir estos roles de manera oportuna. Pero si existe un registro escrito que todos puedan ver con los roles asignados y los plazos establecidos, entonces cada empleado tiene más responsabilidad para cumplir con su rol designado.

Para hacer bien el trabajo, el reportero de la reunión debe ser objetivo y un buen oyente para poder escribir con precisión lo que está sucediendo durante la reunión.

Tomando notas

El reportero de la reunión para su reunión particular en la compañía de juguetes toma notas en una computadora portátil con una pantalla que se proyecta en la pared. Puedes ver exactamente qué notas escribe el reportero. De esta manera, nadie puede decir que el reportero escribió algo mal; todos pueden ver lo que escribió el reportero. Si él o ella no dijo nada durante la reunión, entonces las notas del reportero son todas correctas.

Entonces, ¿qué tipo de notas toma el reportero? He aquí una lista:

• Agenda de la reunión
• Proyectos en los que se está trabajando
• Avance de proyectos
• Tareas a asignar
• Tareas asignadas
• Quién se ofreció como voluntario para qué
• Plazos

Informe de muestra

Para su reunión en la compañía de juguetes, el reportero de la reunión tomó notas sobre los juguetes que mencionó. También escribió las reacciones de los otros miembros del equipo. Luego, cuando se trataba de decisiones, el periodista anotaba cuáles de sus juguetes fueron elegidos para ser fabricados y vendidos por la empresa. Luego, anotó a quién se asignó para preparar el juguete para la fabricación junto con una fecha límite para ello. Debido a que estos son sus juguetes, se ofreció como voluntario para realizar controles de calidad antes de que comenzara la fabricación. Entonces, el reportero escribió que usted realizará los controles de calidad antes de que se fabrique el juguete. Tiene una fecha límite un día después de la persona que prepara los juguetes para la fabricación.

Una vez finalizada la reunión, el reportero de la reunión se sienta y formatea el informe para que sea fácil de leer y agrega notas adicionales para dejar en claro de qué se trató la reunión y los resultados de la reunión. Esto puede ser en forma de tabla como se muestra arriba o en cualquier otro formato que sea fácil de leer. Luego envía sus notas a todos los que estaban allí y a cualquier otra persona que debería haber estado allí. Lo recibe en su correo electrónico y puede ver claramente lo que debe hacer y para cuándo.

Resumen de la lección

Revisemos.

El reportero de la reunión es la persona que registra lo que se dice en la reunión junto con las tareas que se asignaron junto con los plazos. El reportero de la reunión es una parte importante de una reunión de negocios, ya que brinda más responsabilidad a los empleados para completar las tareas asignadas. El reportero de la reunión toma nota de los eventos importantes de la reunión junto con las tareas asignadas, a quién, junto con los plazos. Luego, el reportero de la reunión formatea sus notas para que sean fáciles de leer y luego las envía a todos los que son parte de la reunión, para que todos sepan qué pasos seguir a continuación. Esto mantiene las reuniones de negocios productivas y eficientes.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador