Plan de estrategia de comunicación de cartera

Plan de comunicación de cartera

Digamos que tienes un plan para llevar a tu familia a Disney World. Cuando llega la mañana para irse, les pregunta a todos por qué no han empacado una sola bolsa de equipaje. Te sorprende descubrir que no tenían idea de que ibas, porque nunca comunicaste tu plan.

Sin un plan de comunicación de cartera sólido , las carteras y los proyectos fracasarán. Así como no planificaría las vacaciones sin la participación de la familia, no creará un plan de comunicación por su cuenta. Deberá recopilar información de las partes interesadas para asegurarse de que está creando un plan sólido y válido. El plan puede modificarse a medida que avanza, pero esto es parte del curso. Veamos una estrategia para crear un plan, ceñirse a él y revisarlo.

Comunicación de cartera

Haciendo el plan

Antes de diseñar el plan, revise las carteras o proyectos anteriores. ¿Qué comunicación funcionó en esos proyectos? Tome notas de las cosas que funcionaron y no funcionaron.

Interesados

¡Identifique los grupos de interés ! ¿Quién necesita estar informado en cada etapa y a quién puede copiar en las decisiones importantes? Grupos o individuos con los que se comunicará para incluir:

• Patrocinadores
• Jefes de proyecto
• Equipos de liderazgo
• Miembros del equipo del proyecto
• Liderazgo corporativo

Estos grupos deben revisarse con frecuencia. Con quién depende del tamaño de la cartera, pero en cada reunión de liderazgo del proyecto debe verificar para asegurarse de tener identificados los grupos correctos.

Elementos para comunicar

¿Comunicará los hitos menores del proyecto a la junta de gobernadores? Probablemente no. Pero necesitará comunicar actualizaciones importantes, cambios de presupuesto, etc. Asimismo, tampoco enviará exactamente el mismo mensaje cada vez. Necesita adaptar el mensaje a la audiencia. La tabla enumera algunos de los elementos que se comunican y a quién.

Nuevamente, esto debe revisarse durante el ciclo de vida de la cartera para garantizar su validez.

Frecuencia

¿Con qué frecuencia te comunicas? Los miembros del equipo del proyecto necesitarán una comunicación frecuente, pero puede actualizar la junta de forma mensual o trimestral. Nuevamente, la frecuencia depende de la cartera, los problemas que surjan y la audiencia objetivo.

Canales

El correo electrónico puede ser el medio de comunicación de referencia, pero la mayoría de las partes interesadas ya tendrán bandejas de entrada llenas. También se puede configurar un sitio de Intranet corporativo para enviar comunicaciones; de nuevo, muchas partes interesadas no se tomarán el tiempo para salir. Esto siempre será un desafío y tendrá que estar al tanto.

¡Revisión!

Como hemos indicado para cada elemento, el plan debe revisarse durante el ciclo de vida de la cartera y finalmente al final. Es importante comunicarse con eficacia; un plan de comunicación ineficaz puede ser tan malo como ningún plan.

Al evaluar sus opciones actuales (audiencia, frecuencia y método), ayuda a garantizar que los mensajes que necesita enviar sean recibidos y comprendidos por la audiencia objetivo. El objetivo del plan de comunicación es eliminar las brechas en la comunicación y crear mensajes precisos, oportunos y relevantes para todas las partes interesadas y patrocinadores.

El seguimiento a través de diferentes medios también es importante. Por ejemplo, si no está recibiendo tracción en los correos electrónicos, haga un seguimiento con una llamada telefónica o una visita personal. Descubra qué está funcionando y qué no; y ajuste el plan en consecuencia.

Documentar el plan

Eche un vistazo a cualquier cartera de proyectos y encontrará una gran cantidad de tablas y gráficos. El plan de comunicación no debería ser diferente. A continuación se muestra una tabla simple que destaca los componentes de un plan de comunicación.

Una vez creado el plan, lo revisará con los miembros del equipo del proyecto / cartera y se asegurará de que esté listo. Sin embargo, esta no es la única revisión del plan que debe realizar.

Este plan lo ayudará a identificar cualquier brecha que pueda tener en el plan de cartera. No se puede decir lo suficiente: una brecha en el plan de comunicación significa que alguien se quedará fuera. ¡No querrás que alguien sea el equivalente a tu cónyuge sin saber que te vas de vacaciones a Florida! En una cartera muy visible, esto podría terminar poniendo en peligro el proyecto.

Resumen de la lección

En cualquier cartera de proyectos, necesita un buen plan de comunicación de la cartera para garantizar que las partes interesadas clave envíen y entiendan los mensajes . Después de identificar a las partes interesadas, identifica los mensajes y los medios para enviar esos mensajes. Cree un plan de acción para transmitir mensajes y revíselo continuamente para asegurarse de que todas las partes interesadas estén informadas.

Continúa con:

1. Comunicacion

   Comunicación interpersonal: etiqueta social y normas

   Imagina esta escena: estás en una reunión importante, alguien te presenta a un posible mentor...

2. Ciencias Económicas

   Dumping Estrategia y Efectos ¿Qué es Dumping en Economía?

   Dumping en Economía ¿Cuál es la definición de dumping en economía? El dumping en el...

3. Finanzas

   Diversificación de la cartera a través de los mercados internacionales de acciones y bonos

   Diversificación internacional Josh invierte mucho en su plan de jubilación 401 (k) en el trabajo...

4. Negocios

   Estrategia de comercialización: proceso y ejemplos (estrategia GTM)

   ¿Qué es una estrategia de comercialización? Una estrategia de comercialización, o estrategia GTM, es un...