Rodrigo Ricardo

Proceso de planificación para el análisis de cambios: pasos y tipos

Publicado el 10 noviembre, 2020

Todavía hecho a mano

Puede ser difícil de creer, pero una empresa estadounidense constituida en 1853 puede enseñarnos mucho sobre el proceso de planificación del cambio. Steinway & Sons, ahora un fabricante de pianos de renombre mundial con sede en Nueva York, es una especie de empresas en extinción que se niegan a convertir su proceso de fabricación de una obra maestra artesana a una línea de montaje automatizada. A pesar de que un piano Steinway típico contiene más de 12.000 partes, cada piano sigue siendo hecho a mano por uno de los pocos maestros pianos que quedan en el mundo.

Aunque este proceso puede parecer terriblemente ineficaz, el modelo de negocio utilizado por Steinway & Sons ha cambiado significativamente. La capacidad de la empresa para planificar y ejecutar cambios de manera eficaz le ha permitido a Steinway sobrevivir, donde la gran mayoría de sus competidores fracasaron. Usando Steinway & Sons como ejemplo de caso de negocios, vamos a examinar de cerca cada uno de los cuatro pasos involucrados en el proceso de planificación del cambio.

Análisis del estado actual

El paso inicial para planificar el cambio es el análisis del estado actual. Como sugiere el término, un análisis del estado actual está diseñado para proporcionar una instantánea del estado de la empresa en el momento más actual. Esta instantánea es un análisis de alto nivel diseñado para proporcionar a una organización información sobre los elementos del estado actual que deben explorarse más a fondo. Un análisis FODA que analiza las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una organización, es una excelente manera para que las empresas evalúen sistemáticamente sus estados presentes y futuros. Tómese un momento para revisar esta imagen que muestra elementos seleccionados de un análisis FODA que se aplican a Steinway & Sons.

Figura 1

Análisis de estado futuro

No sería prudente embarcarse en un viaje sin tener un destino en mente, y navegar por un negocio no es una excepción. El análisis del estado futuro es lo contrario del análisis del estado presente, ya que es una instantánea de lo que el cambio está diseñado para producir. No es por casualidad que este sea el segundo análisis que se realizará porque, combinado con el análisis del estado actual, establece la brecha entre el panorama anterior al cambio y el posterior al cambio.

Las organizaciones deben mantener la mente abierta sobre los elementos que se incluirán en el análisis de estado futuro. Para Steinway, un análisis de estado futuro incluyó elementos típicos o esperados, como expandir su participación de mercado y operaciones multinacionales, pero también incluyó personas. Steinway ve un estado futuro en el que los maestros pianistas de hoy están formando aprendices para el futuro. No hace falta decir que Steinway no construirá una línea de montaje pronto.

Análisis de riesgo

El tercer paso para planificar el cambio es el análisis de riesgos , que es una revisión cuidadosa de los problemas potenciales, el riesgo negativo y las posibles oportunidades ( riesgo positivo ) que el cambio deberá abordar.

Los riesgos negativos pueden ser cosas como:

  • Aumento de la competencia
  • Aumentos de costo / precio del proveedor
  • Problemas de la cadena de suministro
  • Desafíos de recursos humanos

Los riesgos positivos a menudo incluyen cosas como:

  • Capturando participación de mercado adicional
  • Disminuir los costos de producción mediante la eficiencia
  • Disminuciones en la regulación

La parte de debilidades y amenazas del análisis FODA de Steinway detalla algunos de los riesgos que enfrenta Steinway.

Análisis de transición

Finalmente, cuando llega el momento de dar luz verde al cambio, una organización ya debería saber cómo se va a ejecutar el proceso de cambio. Este plan se desarrolla en el análisis de transición . Este análisis tiene dos funciones principales. En primer lugar, es el momento de reflexionar sobre las alternativas, el alcance, la justificación y las aportaciones de las partes interesadas del cambio. Aunque muchos de estos temas ya se han abordado en un análisis previo, las revisiones previas suelen realizarse desde un nivel mucho más alto y sin mucho análisis relacionado con las ejecuciones tácticas.

En segundo lugar, el análisis de transición es el punto en el que se construye el libro de jugadas de puesta en marcha real. Este manual de estrategias es una guía de referencia para implementar un cambio, y cada proyecto debe tener uno al que consultar. Entre muchas otras cosas, el libro de jugadas contiene planes de comunicación, planes de contingencia y datos cronológicos.

Uno de los principales cambios en Steinway fue la compra de otros dos fabricantes de pianos de bajo costo (Boston y Essex). Estas adquisiciones se encuentran entre el análisis de transición de Steinway. La empresa comprendió inteligentemente la dificultad asociada con el mantenimiento de un producto de nicho de este tipo en un mercado de nicho. Por lo tanto, la organización optó por adquirir las marcas de menor costo con el fin de ser sostenible en la continuación de la tradición y la línea de productos de pianos hechos a mano, que hicieron de Steinway una gran empresa durante más de 150 años.

Resumen de la lección

Antes de lanzarse a las aguas de un cambio organizacional sustancial, un análisis de cuatro pasos puede reducir el riesgo de fallas. Estos pasos, que deben realizarse en orden, comienzan con un análisis del estado actual que captura el estado de la empresa en el momento más actual. Durante el análisis inicial, un análisis FODA , que analiza las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una organización, es una excelente manera de obtener un análisis de alto nivel del entorno empresarial. Este paso debe ir seguido de un análisis de estado futuro , que es una descripción de cómo debería verse el estado actual de la empresa después de que se haya implementado el cambio.

El tercer paso, un análisis de riesgos , busca identificar tanto problemas (riesgos negativos) como oportunidades (riesgos positivos). El paso final, el análisis de transición , contiene los planes sobre cómo se ejecutará el proceso de cambio. En este análisis final, es importante reunir todos los elementos del plan de cambio para su revisión y planificación de acciones. El análisis de transición incluye cosas como alternativas y aportes de las partes interesadas, y su producto de trabajo final debe ser un libro de actividades que describa los pasos tácticos que se utilizarán para guiar la ejecución del cambio.

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