Programas de tutoría: seguimiento y evaluación del programa

¿Qué son el seguimiento y la evaluación?

Liza fue la directora del programa de consultores de varias empresas locales. Se le encomendó la tarea de monitorear y evaluar el programa de tutoría en algunas de las empresas. Recientemente había aprendido que el seguimiento y la evaluación están interrelacionados porque los datos recopilados durante la tutoría también se pueden utilizar para fines de evaluación. El seguimiento de un programa de tutoría implica la recopilación de información sobre el programa, su implementación y sus resultados. La evaluación requiere una revisión y recopilación sistemáticas de datos; además, se puede evaluar la necesidad y el diseño del programa.

Los siguientes son ejemplos de seguimiento y evaluación en algunas de las empresas para las que Liza era la directora del programa. Antes de iniciar el proceso de monitoreo y evaluación, Liza aprendió que algunos de los elementos de un programa de mentoría que se pueden monitorear son:

• compatibilidad mentor / aprendiz
• progreso hacia las metas
• entrenamiento en curso

Veamos primero la compatibilidad mentor / aprendiz. Sara está en un programa de mentores en su empresa con Jennifer, que es administradora senior. Sara se está preparando para el liderazgo futuro. A mitad del programa, tanto Sara como Jennifer deben completar una encuesta de comentarios de los participantes. Sara puede dar su opinión sobre cómo el programa cumplió con las expectativas, qué aspectos del programa podrían mejorarse y si cree que Jennifer era la mentora ideal para ella. La aportación de Jennifer incluye preguntas sobre cuáles fueron los aspectos más y menos satisfactorios del programa y si creía que Sara estaba progresando hacia sus metas.

Tras la evaluación, la empresa decide que Sara se beneficiaría de un mentor diferente. Esta evaluación de ninguna manera se refleja negativamente en Jennifer, ya que emparejar a un mentor con un aprendiz es un desafío e involucra subjetividad y rasgos de personalidad. Al incluir a las partes interesadas (como en los propietarios de negocios o jefes de empresa), los participantes, así como los gerentes y miembros del equipo en este proceso de evaluación, la empresa puede realizar los cambios necesarios en el programa de tutoría para beneficiar al aprendiz.

Ahora echemos un vistazo al progreso hacia las metas. La empresa para la que trabaja John tiene un programa único en el que los empleados se emparejan entre sí para recibir tutorías específicamente para transferir habilidades técnicas. Este intercambio mutuo permite a los empleados trabajar en el mismo nivel de habilidad profesional. Los administradores del programa también tienen una reunión de grupo de enfoque en curso donde los mentores y aprendices se reúnen como grupo y discuten las habilidades que han aprendido, las nuevas habilidades que les gustaría aprender y sus propias habilidades únicas que estarían dispuestos a compartir con los demás.

Después del grupo de enfoque, el coordinador del programa reagrupa a los empleados para que tengan la oportunidad de compartir con una nueva persona o grupo que tiene un conjunto diferente de habilidades. Cada uno de los empleados tiene la oportunidad de ser un mentor o un aprendiz, lo que les permite aprender y enseñar a los demás. Este seguimiento y evaluación continuos ayuda a garantizar que el programa de mentores sea eficaz y que todos los empleados se beneficien al recibir mentores y tutorías.

Y, por último, repasemos la formación continua. La compañía de Katie selecciona mentores que podrían capacitar y convertir a los recién llegados talentosos en empleados potenciales. El coordinador del programa se esfuerza por asegurarse de que los mentores se elijan cuidadosamente y se les proporcione la capacitación adecuada para que tengan éxito en su tutoría. Katie es seleccionada como mentora potencial y debe asistir a sesiones de capacitación. Algunos de los elementos de capacitación incluyen cómo establecer límites, cómo comunicarse de manera efectiva, establecer metas y planificar actividades.

La empresa también realiza entrevistas periódicas tanto con el mentor como con el aprendiz para evaluar si el aprendiz está en camino de recibir la capacitación planificada. Si falta algo, los directores del programa brindan al mentor capacitación adicional en las áreas que se identifican como posibles de mejora. El programa de mentores de esta empresa se enorgullece de cultivar una serie de mentores que están perfectamente capacitados y son capaces de llevar a cabo sus funciones con la máxima eficacia. Después de cada entrevista, Katie descubre que se beneficia enormemente de que se le brinde la oportunidad de fortalecer sus habilidades existentes y también de aprender nuevas habilidades de tutoría.

Evaluación de un programa de tutoría

Mark tiene la tarea de evaluar el programa de mentores de servicio al cliente en su departamento. Este programa une a los representantes de alto nivel de servicio al cliente con las nuevas contrataciones para que el personal senior pueda capacitar al nuevo personal en los métodos más efectivos y las mejores prácticas para tener éxito como representante de servicio al cliente en el departamento.

Mark se da cuenta de que una evaluación adecuada del programa ayudará a que el programa de tutoría sea más eficaz al hacer los ajustes necesarios. Mark comienza su evaluación identificando cuál será el propósito de la evaluación y qué tan alineado está el programa con sus metas. Luego determina qué tipo de métodos de evaluación se deben utilizar, ya sean cualitativos o cuantitativos. Crea hojas de trabajo para analizar resultados medibles para los participantes y la organización. Luego proporciona un informe al director del programa con sugerencias sobre qué aspectos del programa podrían mejorarse para que sea más efectivo.

Participación en seguimiento / evaluación

En todos estos ejemplos de tutoría de la vida real, vemos que para que un programa de tutoría sea monitoreado y evaluado de manera efectiva, las partes interesadas deben incluir:

• Los participantes del programa que serían el mentor y el aprendiz
• Partes interesadas externas que serían el director del programa y la administración de la empresa

El mentor y el aprendiz deben incluirse porque son las dos personas más afectadas por el programa de mentoría. Los resultados de la evaluación deben permitir que el mentor y el aprendiz continúen en el programa o cambien su asociación. También se requiere la inclusión del director del programa y la gerencia de la empresa para que, si es necesario, el programa de tutoría pueda ser más efectivo para cumplir con los objetivos del programa.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. El seguimiento y la evaluación son componentes importantes de cualquier programa de tutoría. El seguimiento recopila datos sobre los servicios prestados y la evaluaciónpermite una revisión del programa y su diseño. Algunos de los métodos utilizados para evaluar y monitorear un programa de tutoría incluyen encuestas, entrevistas y grupos focales. Los elementos comúnmente evaluados de un programa de mentoría incluyen la compatibilidad mentor / aprendiz, progreso hacia las metas y capacitación continua para el mentor. Uno de los componentes principales para evaluar un programa de mentores es determinar el propósito de la evaluación y qué tan alineado está el programa para alcanzar sus metas. Los participantes del programa y las partes interesadas externas deben ser incluidos en el proceso de tutoría y evaluación para identificar las debilidades del programa y poner en práctica medidas correctivas.