Programas Vs Proyectos
José trabaja para una empresa llamada TechAll que produce dispositivos tecnológicos personales que van desde auriculares hasta rastreadores de actividad física y relojes inteligentes. La compañía busca optimizar su cadena de suministro general para minimizar la duplicación, reducir los costos y aumentar la velocidad de comercialización.
TechAll lo ha puesto a cargo de este programa. En el pasado, José siempre ha trabajado en proyectos que solían ser de corto plazo, trabajando con plazos y presupuestos fijos. Debido a las limitaciones que rodean los proyectos, la gobernanza tendía a estar menos estructurada.
Este programa, por otro lado, gira en torno al negocio y las operaciones en general y se centra en estrategias y mejoras a largo plazo. Los objetivos están relacionados con la planificación y los resultados financieros generales de TechAll.
Como tales, involucrarán a los altos directivos que tienen la autoridad para tomar decisiones amplias, a veces complejas. Debido a lo que está en juego, José sabe que la gobernanza deberá ser más formal y estructurada. En esencia, su programa es una herramienta para el cambio empresarial.
¿Qué es la gobernanza del programa?
José comienza a explorar qué tendrá que ser diferente en la gobernanza de este programa frente a sus asignaciones de proyectos anteriores.
El gobierno del programa , descubre, es el marco general para la ejecución de un programa corporativo. Establece procesos y una estructura para la comunicación, implementación, monitoreo y asegura que se sigan las políticas y las mejores prácticas. En otras palabras, la supervisión y el control aseguran que las metas y objetivos del programa estén alineados con los de la empresa en general.
Un marco de gobernanza debe ser repetible y poder usarse en toda una organización y en diferentes momentos. El marco también debe tener en cuenta los activos tangibles como el dinero y la tecnología, así como los intangibles, como los empleados y los clientes.
José aprende que el buen gobierno del programa proporcionará una variedad de beneficios a su organización. Va a:
- aumenta la eficiencia y ayuda a reducir el riesgo.
- proporcionar un marco para gestionar problemas, oportunidades, riesgos, complejidad y prioridades en competencia.
- ayudar a concentrar los recursos en una organización para alcanzar los objetivos comerciales estratégicos.
El equipo de gobernanza
Al comprender las metas, el alcance y los beneficios de la gobernanza del programa, y las metas del programa del que es responsable, José está ahora en condiciones de diseñar un enfoque de gobernanza para su programa.
El primer paso es determinar las partes interesadas que formarán parte de todo. Cada empresa tiene sus propios grupos de partes interesadas, y los representantes de las partes interesadas clave con una conexión directa con el programa deberán formar parte de la estructura de gobierno.
Para TechAll, el CEO, CFO y CIO de la compañía también pueden tener roles importantes que desempeñar en diferentes etapas del programa. Si hay contratos de proveedores involucrados, el director legal de la empresa puede tener un rol, así como los gerentes de las líneas de productos específicas involucradas.
La matriz de gobernanza del programa
Una vez que se ha identificado el equipo de gobernanza, el diseño de los procesos y procedimientos reales que guiarán la gobernanza del programa puede considerarse una matriz. Al dividir el proceso de gobernanza en fases específicas, se vuelve más manejable y más específico. Estas fases son planificación, ejecución, supervisión y cierre.
La fase de planificación comienza con los componentes y procesos centrales del programa que el marco de gobernanza debe cubrir. Al responder preguntas clave, todos los miembros de la organización comprenderán sus roles y responsabilidades. Estos son:
Componentes básicos del programa
- Alcance – ¿Qué implica el proyecto? Cuales son los limites?
- Tiempo: ¿Cuál es el marco de tiempo general para el programa y cada fase?
- Costo: ¿Cuál es el presupuesto y cómo se monitorea?
- Calidad: ¿cómo se definirá y gestionará la calidad del trabajo en curso?
- Comunicación: ¿Cómo se comunicará la información a todas las partes interesadas?
- Riesgos y problemas: ¿cómo se gestionarán los posibles riesgos o problemas que surjan?
- Desempeño – ¿Cómo se medirá el éxito frente a los objetivos del programa?
Descripciones de fase
Los procesos y procedimientos establecidos en esta primera fase también guían todas las actividades posteriores a través de las otras tres fases. Cada fase implica lo siguiente:
Planificación: definir el alcance del programa, identificar recursos, desarrollar un cronograma e hitos, establecer el presupuesto y establecer métricas y procesos de comunicación.
Ejecución: poner en práctica el plan, formar y gestionar el equipo, supervisar los resultados, distribuir información.
Supervisión: análisis de resultados basados en métricas, identificación de acciones correctivas, seguimiento de hitos, gestión del presupuesto y distribución de información.
Cierre – análisis de resultados finales Identificación de lecciones aprendidas, distribución de información.
Con el marco de gobernanza de su programa en la mano, José ahora está preparado para asumir el desafío de administrar eficazmente su nuevo programa y sus responsabilidades. Al estudiar los beneficios de la gobernanza del programa y cómo se diferencia de la gestión de proyectos, también está bien equipado para comunicar y vender su marco a todas las partes interesadas de su programa.
Resumen de la lección
El buen gobierno del programa significa tener una visión amplia de cómo las metas y los objetivos de un programa se alinean con las metas estratégicas de una empresa. La gobernanza del programa implica el establecimiento de procesos, procedimientos y una estructura de comunicación, implementación, monitoreo y garantía de que se sigan las políticas y las mejores prácticas. Por tanto, es mucho más estructurado que la gobernanza de proyectos.
Primero se establece un equipo, que implica identificar a todas las partes interesadas relevantes. Luego, un enfoque matricial para la identificación de todos los componentes, procesos y actividades centrales involucrados en la gobernanza del programa. Las fases son planificación, ejecución, supervisión y cierre. Luego, se establece un marco que se puede repetir en toda la organización y en el tiempo.
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