Revisión de su mensaje para detectar errores, concisión y legibilidad

Publicado el 10 noviembre, 2020

Revisar un mensaje

La mayoría de los empresarios sienten un alivio inmediato cuando se completa el primer borrador de un mensaje. Desafortunadamente, el camino hacia un mensaje profesional y bien escrito no termina en ese punto. Esta lección cubrirá cómo revisar su mensaje en busca de errores, concisión y legibilidad.

Las tres partes de la preparación de un mensaje consisten en planificar, escribir y completar. En la fase de finalización, es necesario realizar revisiones para crear un mensaje directo y enfocado. Angie completa mensajes comerciales todos los días en su trabajo como representante de ventas de Crazi Toys. Envía mensajes de texto y correos electrónicos y prepara informes escritos. Examinemos cómo revisa su mensaje para una excelente claridad, contenido y profesionalismo.

Errores

Es fundamental revisar sus mensajes eliminando errores o errores por escrito. Angie prefiere usar tres métodos. Primero le pide a su compañera de trabajo, Jean, que lea su trabajo para buscar errores o sugerencias de mejora. Además, también vuelve a leer su trabajo varias veces para buscar palabras mal escritas, problemas de claridad o errores en la estructura de las oraciones. Por último, Angie ejecuta su documento a través de la opción de ortografía y revisión y el software de sinónimos que viene con Microsoft Word. De esta forma, su comunicación se envía sin errores.

Concisión

Su redacción debe ser concisa o directa, directa y bien organizada. Angie sugiere que busque eliminar la vaguedad, evitar palabras complicadas y verificar que sus párrafos estén bien organizados. Por ejemplo, asegúrate de tener párrafos de apoyo para tu oración principal. Además, pídale a un compañero de trabajo que lea su mensaje para ver si siente que hay alguna confusión o vaguedad en su comunicación. Hay algunos otros ejemplos que Angie sugiere para ayudar con la concisión del mensaje:

  • Evite las agrupaciones de nombres largos. Para mantener una comunicación directa, es mejor evitar múltiples cadenas de sustantivos. Por ejemplo, Angie no querría que apareciera lo siguiente en un mensaje comercial: “Se espera que el juego de bloques magnéticos con globos de bola supere las ventas”. Una frase mejor sería “El nuevo juego de bloques hecho de imanes es muy popular”.
  • Evite los modificadores colgantes. También es una buena idea evitar los modificadores colgantes , que describen o aclaran una palabra que no está claramente expresada en una oración. Por ejemplo, Angie no querría escribir: “Habiendo terminado el diseño del juguete, se apagó la computadora”. Una mejor manera de escribir la oración sería: “Una vez terminado el diseño del juguete, Angie apagó la computadora”.

Legibilidad

Es fundamental comprobar la legibilidad de sus mensajes o la capacidad de otros para leer y comprender la comunicación de su trabajo. Angie usa dos índices para comparar su trabajo con el fin de asegurarse de que sea legible. El primer índice se llama Índice de nivel de grado de Flesch-Kincaid y clasifica los documentos escritos por logros de nivel de grado. Por ejemplo, la mayoría de los documentos comerciales están escritos en un nivel de grado 8-11, mientras que los documentos técnicos se califican entre los niveles de grado 12-14. Angie intenta escribir usando vocabulario y estructura de oraciones que escribiría alguien con al menos una educación secundaria.

La puntuación de facilidad de lectura de Flesch es otra herramienta que se utiliza para juzgar la legibilidad. Esta puntuación se basa en 100 puntos, y cuanto más alta es la puntuación que refleja una lectura más fácil del documento. Ambas herramientas son en realidad parte de Microsoft Word, por lo que los trabajadores pueden verificar la legibilidad de sus mensajes. Angie sugiere que cree mensajes con oraciones que varíen en longitud, párrafos cortos, viñetas para resumir los puntos clave y encabezados para diferenciar partes de su mensaje. Estos consejos también aumentarán la legibilidad de su mensaje, ya que les brinda a los empresarios la capacidad de hojear su documento y retener la información más fácilmente.

Resumen de la lección

Es fundamental finalizar el proceso de 3 pasos de planificación, redacción y finalización de un documento revisando su mensaje en busca de errores. Las siguientes tres áreas deben examinarse para cada documento comercial:

  • Los errores , o errores en la escritura, deben eliminarse mediante el uso de revisión por pares y revisiones de ortografía y gramática en el software de procesamiento de texto.
  • La concisión o los mensajes directos y bien organizados deben reflejarse evitando oraciones extremadamente largas, agrupaciones de nombres largos y modificadores colgantes, etc.
  • La legibilidad , o la capacidad de otros para leer y comprender su mensaje, se puede determinar mediante el índice de nivel de grado de Flesch-Kincaid , que clasifica los documentos escritos por logros de nivel de grado. Además, la puntuación de facilidad de lectura de Flesch es otra herramienta que se utiliza para juzgar la legibilidad. Esta puntuación se basa en 100 puntos, y cuanto más alta es la puntuación que refleja una lectura más fácil del documento.

Angie intenta revisar cada mensaje, ya sea un texto rápido, un correo electrónico o un informe escrito, en busca de errores, concisión y legibilidad. Entre sus revisiones atentas de su propio trabajo, el apoyo de sus compañeros y los índices establecidos, tiene la garantía de producir un documento profesional en el trabajo.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver este video sobre la revisión de mensajes profesionales, habrá aprendido a:

  • Recuerde consejos sobre cómo revisar un mensaje en busca de errores antes de enviarlo
  • Considere si un mensaje es lo suficientemente conciso y cómo evitar mensajes complicados
  • Analizar si un mensaje se puede leer a través del índice de nivel de grado de Flesch-Kincaid y la puntuación de facilidad de lectura de Flesch
  • Recuerde que escribir un mensaje es un proceso de tres pasos

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