Preservando la confianza del cerebro
En los Estados Unidos, existe una larga tradición asociada con la transferencia del poder presidencial. Justo antes de salir de la Oficina Oval por última vez, el presidente saliente deja una nota escrita a mano para que la lea el presidente entrante. Esta tradición se observa incluso cuando los presidentes son rivales políticos, y el contenido de la nota siempre se ha mantenido en estricta confidencialidad.
Es difícil imaginar lo que un presidente saliente querría compartir en una breve nota después de hasta ocho años en la presidencia, pero hay poca información técnica para transferir cara a cara; los Archivos Nacionales recopilan y mantienen todos los documentos y registros presidenciales. En una organización, la información técnica sobre proyectos y programas es de vital importancia y debe conservarse antes de que se desvanezca.
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Determinar qué preservar
Antes de que se pueda revisar y archivar algo, una organización debe determinar qué información debe conservarse. Aunque esto puede variar según el proyecto, hay algunos datos clave que siempre deben conservarse.
Preservar para el cumplimiento
En la mayoría de los casos, los requisitos reglamentarios exigen la conservación de cierta información. Las leyes varían según la agencia y el estado, pero se deben conservar tres categorías de datos en prácticamente todos los casos. La documentación relacionada con la contabilidad y las finanzas de un proyecto siempre está sujeta a regulaciones que requieren retención. Los principales documentos financieros, como estados financieros, información de activos y datos fiscales, deben archivarse de forma permanente. Los documentos contables detallados, como recibos, inventario y documentos de préstamo, deben conservarse durante un mínimo de siete años.
También se conservará una segunda categoría de datos del proyecto, los registros comerciales . Se deben conservar los contratos legalmente vinculantes, los registros de seguros y los documentos de licencia de un proyecto. Todos los documentos de esta categoría que estén vigentes o activos deben conservarse permanentemente. Los documentos inactivos y vencidos están sujetos a un ciclo de retención de siete años.
Gobernanza del Proyecto: Estructura y ejemplos
La mayor parte de los registros de personal de un proyecto también deben conservarse durante un mínimo de siete años. Estos tipos de registros incluyen informes de incidentes y lesiones, evaluaciones de desempeño y documentos fiscales relacionados con el personal. La información de beneficios y los registros de nómina deben archivarse permanentemente. Una vez que se termina el empleo, los registros de personal individuales se pueden eliminar legalmente después de 3 años.
Conservación para el análisis de resultados
En la mayoría de los casos, los proyectos se monitorean a largo plazo para medir su valor y efectividad. Por lo tanto, una organización generalmente tendrá un interés de preservación en cualquier dato que pueda usarse para una comparación antes y después. La mayoría de las organizaciones también querrán conservar registros relacionados con informes de consultoría, pronósticos y evaluaciones de riesgos. Estos datos se pueden utilizar en proyectos futuros para determinar qué consultores y métodos fueron precisos y útiles en comparación con los que no lo fueron.
Preservación del conocimiento
Al concluir un proyecto, las numerosas lecciones aprendidas durante el proceso deben capturarse y conservarse en un formato accesible. En proyectos más grandes con numerosas personas involucradas, un recurso podría incluso dedicarse a la tarea de capturar conocimiento en tiempo real a medida que avanza el proyecto. Cuando un recurso de este tipo no se puede dedicar, es esencial que el liderazgo del proyecto requiera recursos individuales para documentar sus procesos de manera completa y precisa mientras trabajan en el proyecto. Cuando la información es muy técnica, el equipo de liderazgo del proyecto debe evaluar la documentación a medida que se produce para que cualquier información que no esté clara pueda aclararse mientras aún está fresca en la mente de sus creadores.
Métodos de conservación y archivo
Registros en papel
Los registros en papel abundan en los proyectos, incluso cuando las computadoras se utilizan mucho. Algunos registros en papel se pueden digitalizar posteriormente y posteriormente depurar, pero ciertos documentos originales deben conservarse en papel independientemente de los métodos de almacenamiento digital. Algunas de las mejores prácticas para la retención de registros en papel incluyen:
- Mantenga un registro o catálogo de los registros en papel retenidos. Esto ayudará a eliminar la necesidad de examinar las cajas de documentos individuales más adelante.
- Los registros en papel que deben conservarse a perpetuidad requieren un entorno de temperatura y humedad controladas. Es mejor utilizar una instalación de almacenamiento diseñada específicamente para este propósito en lugar de un casillero de almacenamiento estándar.
- El método adecuado de destrucción de registros en papel es triturarlos o incinerarlos.
- Cuando se destruyen registros en papel, el registro de documentos debe actualizarse para reflejar la destrucción.
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Registros electrónicos
Las ventajas de conservar registros electrónicamente son obvias, pero aún existen consideraciones importantes para la metodología de retención. Se debe verificar la integridad de las copias de seguridad físicas de los datos y almacenarlas en varias ubicaciones fuera del sitio. En este contexto, preservar la integridad de los datos significa estar seguro de que los datos están presentes en su totalidad y que no han sido manipulados o corrompidos. También es importante considerar cómo se puede recuperar la información si el hardware o software de la computadora se vuelve obsoleto. A medida que los fabricantes cambian y los productos evolucionan, el requisito de acceder a los registros electrónicos permanece. Una organización debe garantizar que se conserve su capacidad para acceder a los registros, incluso si eso significa que también se debe conservar una «computadora dinosaurio» física.
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Resumen de la lección
Cuando se completa un proyecto, todavía hay una gran cantidad de información que debe conservarse. Los documentos relacionados con las finanzas, los registros comerciales y el personal de un proyecto están sujetos a retención según los requisitos reglamentarios. Los registros más importantes y activos deben conservarse de forma permanente. Los documentos caducados e inactivos a menudo se pueden eliminar después de siete años.
Los datos del proyecto también deben archivarse con el fin de medir los resultados y garantizar que el conocimiento sobre el proyecto se archive en lugar de perderse. Los datos para la medición de resultados incluyen documentación de antes y después, así como documentación relacionada con pronósticos, informes de consultoría y planes de proyectos. La información técnica crítica sobre un proyecto debe documentarse en tiempo real y conservarse en un formato accesible para que las lecciones aprendidas puedan revisarse según sea necesario.
Los registros en papel deben conservarse en un entorno de clima controlado si se van a conservar de forma permanente. Los registros electrónicos deben almacenarse en múltiples ubicaciones fuera del campus y deben ser recuperables incluso si una tecnología de software o hardware se vuelve obsoleta. Los registros en papel deben destruirse mediante trituración o incineración. Los registros electrónicos pueden ser destruidos por imán o destrucción física de los medios en los que se guarda la información.
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