¿Qué es un proyecto?
El Project Management Institute define un proyecto como único y de naturaleza temporal. Las operaciones en curso no son proyectos. Sin embargo, los proyectos pueden (y deben) convertirse en una parte continua de la operación exitosa de una empresa. Si un proyecto puede cumplir con sus objetivos establecidos, entonces esos beneficios deben transmitirse del proyecto a las partes interesadas y usuarios finales.
Importancia de una buena transferencia
La transferencia de un proyecto es parte del proceso de cierre del proyecto. Rita ha estado trabajando como Gerente de Proyecto (PM) durante los últimos meses en un proyecto para actualizar el proceso de fabricación en Profits, Inc. La maquinaria ha sido solicitada, recibida, probada y validada. Se espera que los resultados del proyecto ahorren a la empresa miles de dólares al año en costos de fabricación y mano de obra en su negocio de producción de widgets. Ha sido un proceso largo y después de las pruebas de hoy, su equipo está listo para celebrar y pasar al próximo proyecto.
Como buena PM, Rita le recuerda a su equipo que el trabajo no está completo hasta que el proyecto se transfiere a las partes interesadas y se cierra por completo.
Pasos del proceso de transferencia
Hay cuatro pasos principales en el proceso de transferencia:
- Obtener la aceptación final de los entregables
- Transferencia de propiedad
- Cierre de contratos
- Transferencia de responsabilidad
Obtención de la aceptación final
El primer paso que Rita debe completar es lograr que las partes interesadas brinden una aceptación final de los entregables (bienes entregados descritos en la carta del proyecto). En este caso, sería la maquinaria, repuestos, manuales y documentación de soporte que acompaña a las nuevas máquinas. Rita trabaja con el Departamento de Contratos (a veces llamado Adquisiciones) para asegurarse de que todo se haya recibido y conseguir que las partes interesadas hagan un inventario e inspeccionen la entrega final. Cada empresa tendrá su propio proceso para lograr esto, pero incluirá algún tipo de Informe de recepción. Un Informe de recepción es un documento que le dice al contratista que los bienes han sido entregados y aceptados de acuerdo con el contrato o la orden de compra.
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Transferencia de propiedad
Durante la vida útil del proyecto, Rita es responsable de las cosas que suceden con respecto al nuevo equipo. Sin embargo, no puede administrar otros proyectos y aún ser responsable de cada compra realizada en contratos anteriores. En algún momento después de la aceptación final, Rita tendrá un plan para transferir la propiedad del nuevo equipo a la actividad operativa. En este caso, Doug, el director del departamento de fabricación, se hará cargo de las máquinas y supervisará su uso diario. La propiedad no incluye específicamente la responsabilidad como veremos pronto.
Cierre de contratos
Una vez que se completan los informes de recepción, Rita notifica a los contratistas que pueden facturar a la empresa por la maquinaria recibida. En poco tiempo, el departamento de contabilidad paga a los contratistas y luego los contratos estarán listos para cerrarse. El Departamento de Contratación se especializa en todos los asuntos contractuales y Rita trabaja con el representante de Contratación que redactó y administra el contrato para asegurarse de que se complete legalmente.
Transferencia de responsabilidad
Como se mencionó anteriormente, una transferencia de propiedad no significa necesariamente una transferencia de responsabilidad al mismo tiempo (aunque podría). En este caso, hubo un período acordado de 30 días en el que Rita seguiría siendo responsable en caso de que algo saliera mal con la maquinaria. Aunque Doug gestiona el funcionamiento diario de la maquinaria y supervisa a los operadores, Rita sigue siendo responsable de solucionar cualquier avería que se produzca durante ese período de tiempo. En este caso, había una máquina que tenía una pieza defectuosa y se le notificó a Rita que tendría que trabajar con el fabricante para reemplazar la pieza bajo la garantía de la máquina.
Una vez que se han completado todos estos pasos, la responsabilidad también se transfiere a Doug (como gerente funcional). Luego, Rita puede concentrarse en el resto del proceso de cierre, incluida una merecida fiesta de celebración para su equipo de proyecto por un trabajo bien hecho.
Resumen de la lección
Los proyectos son temporales, pero lo que un proyecto puede lograr puede continuar una vez que los entregables del proyecto se transfieren a las partes interesadas / usuarios funcionales. Los cuatro pasos para transferir un proyecto son: obtener la aceptación final, transferir la propiedad, cerrar contratos y transferir la responsabilidad .
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Los bienes entregados generalmente se aceptan mediante un documento llamado Informe de recepción . Una vez que se hayan recibido e inspeccionado todos los entregables, es posible transferir su propiedad a otro departamento. El PM debe trabajar con la actividad de Contratación para garantizar que todo se haga de acuerdo con el contrato y que se pague al contratista. Una vez que se completa el contrato, las personas adecuadas de la empresa deben cerrarlo. El paso final en el proceso de transferencia es transferir la responsabilidad por cualquier cosa que pueda salir mal con los entregables del proyecto a las partes interesadas.
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