Estructura de la tarea: Definición y explicación

Introducción a la estructura de tareas

Imaginemos que eres el gerente de un restaurante. Cada día, usted viene a trabajar y esboza el plan del día, determinando quién cumplirá los roles de anfitriona, mesero, cocinero, etc. Sin embargo, hoy es muy diferente porque, en lugar de simplemente asegurarse de que todos conozcan sus roles, tiene tres nuevos empleados comenzando. Y estos nuevos empleados no saben mucho sobre las responsabilidades o tareas de trabajar en un restaurante.

Si bien sabe que será un día muy estresante capacitando a los nuevos empleados, se pregunta si hay alguna manera de hacer que el día sea más tranquilo. ¿Cómo puede delinear las tareas para cada nuevo empleado para que las instrucciones sean claras e incluyan detalles importantes? Aquí es cuando recuerda un pequeño sistema útil llamado estructura de tareas.

Definición de estructura de tareas

Entonces, ¿qué significa el término «estructura de tareas»? Bueno, la estructura de tareas se refiere a un sistema mediante el cual las tareas se definen y describen claramente; uno en el que las tareas más grandes se dividen en tareas más pequeñas y manejables. El uso de este plan paso a paso ayuda a preparar completamente a los empleados para que completen las tareas asignadas de una manera que utilice el tiempo y los recursos de manera más eficiente. La estructura de tareas es uno de los tres componentes de la teoría del liderazgo de ruta-meta , que establece que el objetivo de un líder es proporcionar una estructura de tareas superior para mantener a los empleados motivados y eficientes.

Importancia de la estructura de tareas

En algún momento, todos hemos estado en una situación en la que no estábamos exactamente seguros de qué hacer. Esto puede haber causado confusión y frustración, e incluso puede habernos persuadido a abandonar la tarea en cuestión. Aquí es donde la estructura de la tarea resulta útil. Un claro desglose de las responsabilidades y expectativas del puesto conduce a una mayor comprensión, confianza y motivación, lo que puede negar esos sentimientos y respuestas negativas. La estructura de la tarea también permite al líder reconocer problemas o obstáculos en la tarea y rediseñarla en consecuencia.

Ejemplo de estructura de tareas

Tomemos un minuto para ver un ejemplo de estructura de tareas y comprender mejor su importancia. Si usamos nuestro ejemplo anterior, sabemos que hay tres nuevos empleados de restaurante que comenzarán y necesitarán capacitación. Digamos que los tres trabajadores serán meseros del día. El siguiente es un ejemplo de cómo se vería una estructura de tareas para los nuevos camareros:

Objetivo: brindar servicio al cliente y cumplir con los pedidos

Tarea 1: saludar a todos los clientes

• a. Pregunte a los clientes cómo les va
• si. Pregúnteles si necesitan un momento antes de tomar pedidos de bebidas.

Tarea 2: Tomar pedidos de bebidas

• a. Da la vuelta a la mesa y toma los pedidos de bebidas.
• si. Solicite una identificación para cualquier bebida alcohólica
• C. Llena y trae bebidas a la mesa

Tarea 3: Tomar orden de comida

• a. Pregunte si están listos para ordenar
• si. Toma la orden de comida
• C. Diles que volverás en breve con su pedido.
• re. Saca la comida
• mi. Regístrese periódicamente para ver si necesitan algo

Tarea 4: traer cheque

• a. Pregunte si terminaron
• si. Toma todos los platos terminados
• C. Pregunte si les gustaría postre
• re. Saca el cheque
• mi. Tome el dinero del cheque y agradézcales por venir

Como puede ver, hay cuatro tareas principales que debe completar un camarero. Cada tarea se desglosa en partes más pequeñas para que los empleados sepan cómo realizar sus funciones. El procedimiento paso a paso ayuda a garantizar que los nuevos empleados sepan lo que se espera de ellos y que sean eficientes y estén motivados. Siguiendo la estructura de tareas anterior, los nuevos empleados deberían poder brindar un buen servicio al cliente y servir mesas de manera eficiente.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. La estructura de tareas es un sistema mediante el cual las tareas se definen y describen claramente y un medio para dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y manejables. Es uno de los tres componentes de la teoría del liderazgo camino-meta , que establece que el objetivo de un líder es proporcionar una estructura de tareas superior para mantener a los empleados motivados y eficientes. Un procedimiento paso a paso, como uno en una estructura de tareas, ayuda a mantener motivados a los empleados mientras proporciona una lista clara y detallada de responsabilidades. La estructura de tareas es importante porque mantiene a los empleados concentrados y evita cualquier confusión o frustración.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador