Comprensión de las reglas de privacidad y confidencialidad de los empleados

Empleado confidencialmente

Jennifer llega a trabajar un lunes por la mañana y enciende su computadora, que a su vez activa una cámara de seguridad en la esquina de su oficina que apunta directamente a la pantalla de su computadora. Cuando su computadora se inicia, ve un algoritmo de registro de teclas que cruza el monitor y observa cuántas pulsaciones de teclas hizo el día anterior. También nota un mensaje del equipo de recursos humanos pidiéndole que explique las publicaciones que hizo en un sitio de redes sociales durante el fin de semana.

Suena como una escena de una historia de ciencia ficción futurista, ¿no? Bueno en realidad no. El lugar de trabajo actual no es el mismo que el lugar de trabajo de la década de 1920, ni siquiera de la de 1970. La tecnología ha facilitado que los empleadores controlen cada movimiento de sus empleados. Pero, ¿cuánto es legal o incluso ético? Vamos a ver.

La confidencialidad es una expectativa de que la información se mantendrá privada o no estará disponible para que todos la vean. Los empleadores tienen acceso a una enorme cantidad de información sobre sus empleados. ¿Qué tipo de información puede esperar razonablemente un empleado que un empleador mantenga la confidencialidad? Deben tener la expectativa de que cualquier información de identificación personal , como su dirección, número de teléfono, número de seguro social, edad, origen nacional o información médica, debe estar disponible solo para aquellas personas en la organización que tengan la necesidad de saberlo.

Por ejemplo, Bob en producción no necesita conocer el estado de Jennifer como persona discapacitada si ella no trabaja directamente para él. Sin embargo, es posible que Sally, del departamento de recursos humanos, necesite conocer las discapacidades de Jennifer para asegurarse de que se puedan realizar las adaptaciones adecuadas.

De manera similar, debe haber una expectativa de confidencialidad para la información de gestión , como lo que está en el archivo personal de un empleado. Las interacciones de Jennifer con su gerente, sus evaluaciones de desempeño, cualquier acción disciplinaria o investigaciones de las que sea objeto, incluidas las razones del despido, solo deben estar disponibles para aquellos que necesitan saberlo. Si bien compartir o no proteger esta información no es en gran medida ilegal, es éticamente cuestionable. Saber que la información gerencial podría convertirlo en el tema de los chismes de la oficina podría afectar la moral del lugar de trabajo si todos pensaran que sus tratos gerenciales privados se harían públicos.

Expectativas de privacidad

Seamos realistas, los empleadores tienen derecho a cierta información. Pueden realizar pruebas de detección de drogas periódicas o previas al empleo, y pueden utilizar esos resultados para determinar la empleabilidad o la continuidad del empleo. Con respecto a los correos electrónicos y archivos de los empleados, los empleadores pueden buscarlos si se utilizan los recursos de la empresa, como computadoras, Internet y servidores de correo electrónico.

Entonces, ¿qué está protegido en términos de privacidad? Los empleados tienen derecho a la privacidad de sus pertenencias personales, como carteras, bolsillos, maletines e incluso casilleros si han proporcionado las cerraduras. Incluso tienen un derecho limitado a la privacidad cuando utilizan los sistemas informáticos o Internet de sus empleadores. Si bien sus correos electrónicos personales están protegidos, hasta o a menos que un empleador lea el correo electrónico, ¿cómo sabe el empleador que es personal? Esa es una zona gris.

¿Qué es legal?

Hay una serie de leyes federales diseñadas para proteger la privacidad y la confidencialidad en el lugar de trabajo. No cubren todo lo que podría suceder, pero tratan de cubrir lo básico. Veamos algunos de los grandes:

• Comisión de Estudio de Protección de la Privacidad, 1977 : Un conjunto de 34 pautas para empleadores en relación con la privacidad de los empleados. El objetivo es proteger la privacidad del individuo sin restringir la capacidad de una organización para hacer negocios.
• Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) , 1996. Esta es una ley importante que protege la privacidad de los registros médicos para empleados y pacientes.
• Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA) , 2008. Esto es relativamente nuevo, ya que las pruebas genéticas se han vuelto más comunes recientemente. Los empleadores no pueden preguntar sobre los resultados de una prueba genética o pedir que se realice una para tomar decisiones de empleo.
• Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas (ECPA) , 1968. Esta protege contra la vigilancia deliberada de llamadas personales, así como otras comunicaciones electrónicas. Las llamadas de negocios no están exentas, así que manténgalas siempre profesionales.
• La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) ha promulgado una gran cantidad de legislación importante para garantizar que los trabajadores estén seguros y para proteger a los empleados de represalias por informar violaciones de seguridad en una empresa.

Además de las regulaciones federales, muchos estados tienen sus propias respuestas a lo que es aceptable y esperado con respecto a la confidencialidad y privacidad en el lugar de trabajo. Y a medida que la tecnología se ha vuelto más sofisticada, las líneas sobre confidencialidad y privacidad se han vuelto más turbias.

Seguimiento de empleados

Entonces, ¿qué pasa con nuestra amiga Jennifer de antes? ¿Su empleador tiene permitido usar cámaras de vigilancia, realizar un seguimiento de sus pulsaciones de teclas y controlar sus publicaciones en las redes sociales? La respuesta corta es sí, pero hay estipulaciones.

La ley federal de escuchas telefónicas impide la grabación de audio, por lo que pueden usar una cámara para vigilancia, pero no una con capacidad de audio. No existen restricciones sobre el monitoreo de pulsaciones de teclas, ya que los empleadores podrían estar recopilando información sobre productividad.

Pero monitorear sus publicaciones en las redes sociales es un área complicada. Tanto las leyes federales como las estatales limitan lo que un empleador o un empleador potencial puede usar legalmente desde un sitio de redes sociales. Si los empleadores tienen la práctica de monitorear las redes sociales, deben informar a sus empleados sobre la naturaleza de ese monitoreo. Los empleadores no pueden exigir al empleado que proporcione nombres de usuario o contraseñas a las cuentas de redes sociales.

Resumen de la lección

Los empleados tienen algunas protecciones en términos de privacidad y expectativas de que la información no estará disponible para que todos la vean, lo que se conoce como confidencialidad . Los empleadores no pueden observar todos los movimientos de sus empleados. Los empleadores son responsables de mantener la información de identificación personal , como direcciones, números de teléfono y números de seguro social, de manera confidencial y solo disponible para aquellas personas dentro de la organización que necesitan esta información para fines legítimos. Existe la expectativa de que la información de gestión , como las revisiones de desempeño y las acciones disciplinarias, también sea confidencial, pero no existen leyes específicas al respecto.

Los empleados pueden esperar que su espacio personal, como carteras y maletines, sean espacios privados que los empleadores no pueden invadir. También pueden esperar que las llamadas telefónicas personales o los correos electrónicos también sean inviolables, pero esa es un área gris cuando el empleado está utilizando recursos de la empresa, como computadoras o Internet. Los empleadores pueden monitorear las pulsaciones de teclas de los empleados y usar una cámara para vigilancia, e incluso pueden monitorear las redes sociales. Las leyes federales, así como las estatales, protegen la privacidad de los empleados y garantizan la confidencialidad de cierta información. Algunos ejemplos de leyes federales relevantes incluyen:

• Comisión de estudio de protección de la privacidad : un conjunto de pautas que protegen la privacidad del empleado sin restringir la capacidad de una organización para hacer negocios.
• La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) protege la privacidad de los registros médicos para empleados y pacientes.
• La Ley de No Discriminación de Información Genética (GINA) establece que los empleadores no pueden preguntar sobre los resultados de una prueba genética o pedir que se realice una para tomar decisiones de empleo.
• La Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas (ECPA) protege contra la vigilancia deliberada de llamadas personales y otras comunicaciones electrónicas.
• La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) garantiza que los trabajadores estén seguros y los protege de represalias por informar violaciones de seguridad.

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