Si fueras un gerente de un sistema de producción y tuvieras que encontrar un trabajo atrasado en el mismo lugar cada pocos días, ¿qué harías? ¿Qué pasa si sus empleados parecen estar cometiendo los mismos pequeños errores una y otra vez? Una revisión rápida de la literatura sobre administración puede llevarlo a considerar la adopción de prácticas Kanban y Kaizen. Echemos un vistazo más profundo a por qué estos pueden llamar su atención, comenzando con algunas definiciones básicas.
Definiciones de Kanban y Kaizen
Kanban es un término que literalmente significa tarjeta visual o signo . Este sistema se utilizó originalmente como una forma de monitorear líneas de ensamblaje en un entorno de producción, pero el término se ha ampliado para referirse a un sistema de señalización general que ha sido adoptado por muchas organizaciones de software como parte de la gestión de proyectos ágil. Como veremos, es particularmente útil en la visualización de sistemas de programación de extracción , donde se utiliza como ayuda para mantener un rendimiento óptimo del sistema.
Kaizen simplemente significa cambio para bien . Su uso refleja una filosofía que se basa en intentar la mejora continua en todas las áreas de las actividades laborales. Una parte clave para optimizar el cambio para mejorar es eliminar el desperdicio y el exceso en el sistema. En muchos sentidos, la adopción de Kaizen está menos orientada a procesos que la implementación de Kanban, pero existen muchas superposiciones y diferencias en los dos enfoques.
Un proceso Kanban
La primera parte del procedimiento Kanban es simplemente visualizar su flujo de trabajo real. Esto comienza identificando las categorías o carriles individuales de su sistema de entrega. Estos se muestran en un tablero Kanban , generalmente como encabezados de columna horizontal. Sus elementos de trabajo reales se dividen en partes lógicas, cada una de las cuales es un elemento que está escrito en una tarjeta. A medida que los elementos de trabajo fluyen a través del sistema de entrega, estas tarjetas también se mueven posteriormente al tablero Kanban.
Un componente clave de la metodología Kanban es limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP) en cualquier carril. Se establecen límites explícitos para cada categoría, y no se permite iniciar o llevar el trabajo a un carril si la cantidad de trabajo en ese carril ya está en su límite. Un proceso en el que el trabajo se inicia solo cuando hay recursos disponibles para realizar las tareas necesarias se denomina programación de extracción .
La naturaleza del tablero Kanban visual generalmente hace que cualquier cuello de botella en el sistema sea fácilmente visible. En nuestro ejemplo al comienzo de la lección, todos notarían rápidamente los mismos problemas de acumulación y cualquier paso que se tomara para corregir el problema probablemente sería bien recibido. Kanban promueve un espíritu de colaboración para abordar cualquier trabajo en progreso atrasado, y los recursos generalmente se asignan dinámicamente para abordar cualquier problema.
El tiempo que cada tarjeta permanece en cualquier carril, así como el tiempo que una tarjeta está esperando para pasar a un carril siguiente, deben registrarse para su análisis. Una clave para el uso eficaz de Kanban es analizar tanto el proceso general como los procesos dentro de cada carril individual, con el objetivo final de encontrar formas de eliminar el desperdicio o las ineficiencias que se identifican.
La Filosofía Kaizen
La filosofía Kaizen asume que se pueden encontrar pequeñas mejoras constantes en cada sistema, y que la suma de estas mejoras continuas puede conducir en última instancia a grandes ganancias en la productividad. En particular, Kaizen buscará eliminar cualquier desperdicio y exceso que se observe en el sistema.
Para lograr el objetivo de Kaizen de mejora continua, el entorno de trabajo debe fomentar las comunicaciones abiertas dentro y en toda la organización. Un equipo que adopte Kaizen permitirá que cada individuo de la organización haga sugerencias, y la implementación y los resultados de cualquier sugerencia que se adopte deben ser fácilmente visibles en toda la organización.
El proceso utilizado para implementar el cambio sigue un procedimiento básico para identificar un problema, hacer una sugerencia de cambio y luego implementar un nuevo procedimiento destinado a mejorar la situación. Este concepto se popularizó aún más como parte de una guía de control de calidad que emplea un enfoque de cuatro pasos:
Planificar – Hacer – Verificar – Actuar
Este ciclo de retroalimentación se conoce comúnmente por su acrónimo, PDCA , y encajaba lógicamente con la filosofía Kaizen cuando se introdujo por primera vez. La naturaleza de retroalimentación iterativa de este ciclo también será familiar para los profesionales de la gestión de proyectos Iterative Agile.
Kaizen y Kanban: similitudes y diferencias
En general, Kaizen puede considerarse más como un modelo o filosofía de gestión, mientras que Kanban adopta un enfoque más orientado a la táctica. Una de las similitudes clave entre los dos enfoques es su intento de identificar y eliminar el desperdicio o la ineficiencia que hay en un sistema. En este sentido, ambos pueden considerarse sistemas «ajustados».
Si bien Kaizen se basa en un enfoque altamente individualizado para generar comentarios, ambos sistemas se basan en un alto grado de comunicación interna. A menudo, Kaizen se promueve en una organización mediante el uso de un tablero Kaizen . Este tablero se parece a un tablero Kanban, pero las categorías reflejarían actividades de Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
Por último, tenga en cuenta que estas dos prácticas no son mutuamente excluyentes, ni buscan cumplir con todos los requisitos de los procesos de gestión de proyectos. La disposición de ambos sistemas para descubrir y promover cambios para mejorar hace que cada uno sea un socio potencialmente bueno con la naturaleza continua e iterativa de la mayoría de los proyectos de desarrollo ágil, y se ha convertido en una práctica común que Kaizen, Kanban o ambas prácticas se aborden en asociación con otros Metodologías ágiles.
Resumen de la lección
Kanban es un sistema y proceso visual que utiliza un tablero Kanban poblado con tarjetas visuales para rastrear elementos de trabajo en un sistema de entrega. Busca minimizar el trabajo en curso y promover el rendimiento maximizando la eficiencia y minimizando el desperdicio en el sistema. Kaizen es una filosofía de trabajo que promueve un cambio continuo para bien . Por lo general, se basa en pequeñas mejoras incrementales, a menudo presentadas por personas en el lugar de trabajo, para ayudar a identificar y eliminar el desperdicio y la ineficiencia. Las mejoras de Kaizen se implementan típicamente a lo largo del tiempo mediante un proceso de Planificar, Hacer, Verificar, Actuar. Ambos conceptos pueden ser útiles como parte de la metodología de gestión de proyectos ágil, que promueve la retroalimentación y el cambio sobre la planificación rigurosa del proyecto.
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