Actualización de los planes de realización de beneficios del programa

Los cambios en un plan de realización de beneficios son inevitables

El gran León Tolstoi dijo: «Todos piensan en cambiar el mundo, pero nadie piensa en cambiarse a sí mismo». Nunca se dijeron palabras más verdaderas cuando se trata de actualizar el plan de realización de beneficios dentro de un proyecto o programa. Al principio, el plan de realización de beneficios de un programa es la hoja de ruta desde la inversión hasta el valor. Es un plan que describe lo que debe hacer una organización para cosechar los beneficios de invertir en su programa. Estos planes se construyen durante la fase de toma de decisiones, pero los cambios en el entorno empresarial significan que el plan deberá actualizarse periódicamente. Como observó Tolstoi, cuando el mundo que rodea a un programa cambia, el programa en sí debe cambiar para seguir proporcionando valor a la organización.

Volatilidad, incertidumbre y riesgo

La volatilidad es un término que podemos usar para describir el hecho de que algunos programas son más propensos a cambiar que otros. En los EE. UU., El ex presidente Barack Obama aprobó una amplia legislación sobre atención médica que impactó enormemente en todos los rincones de la industria. Las compañías de seguros, los médicos, los hospitales, las compañías farmacéuticas y los consumidores estaban sujetos a un entorno empresarial radicalmente nuevo. Estos cambios fueron fundamentales para que miles de organizaciones lanzaran grandes programas para adaptarse a este nuevo clima y beneficiarse de las nuevas reglas.

Pero cuando cambió el equilibrio de poder en Washington, la industria se vio envuelta en incertidumbre . La incertidumbre es una de las muchas influencias que pueden requerir la actualización de los planes de realización de beneficios. En muchos casos, la incertidumbre es incluso peor que el riesgo porque el riesgo a menudo se puede prever, al menos en un sentido genérico. La incertidumbre dificulta que un administrador de programas se comprometa con un curso en particular, ya que no está claro si esa será una buena dirección.

En algunos programas, la incertidumbre y la aleatoriedad son más preocupantes que el riesgo.

En el ejemplo de la atención médica, uno de los mayores elementos de incertidumbre que cambió la realización de los beneficios fue el de lo que se conoció como el « mandato individual ». Esta frase se refería a la política de la era de Obama de que todos, incluso los jóvenes y sanos, deberá adquirir un seguro médico. Como resultado, muchas grandes compañías de seguros lanzaron programas diseñados para cosechar los beneficios de agregar personas saludables (que pagarían en un plan pero consumirían muy poco) a sus roles. Sin embargo, cuando los vientos políticos cambiaron, el futuro del mandato individual se volvió incierto. Esta incertidumbre significa que las aseguradoras con planes de realización de beneficios de proyectos relacionados con el mandato se verán obligadas a actualizar esos planes para adaptarse a esta nueva incertidumbre.

Identificación de riesgo

Ya hemos establecido que los planes de realización de beneficios deberán actualizarse cuando aumente la incertidumbre, pero incluso cuando la niebla de la incertidumbre comienza a despejarse, la mayoría de los programas se quedan con nuevos riesgos. (¡Y nuevas oportunidades también!) Cuando estos nuevos riesgos se hacen visibles y están listos para ser abordados, la importante función de identificación de riesgos ha comenzado.

Los cambios en la industria de la salud requirieron cambios importantes en los planes de realización de beneficios tanto de las compañías de seguros como de los proveedores de atención médica. Las aseguradoras de salud se habían comprometido con programas que proyectaban millones en ingresos de alta calidad de clientes que comprarían seguros como resultado del mandato. Sin embargo, a medida que la retórica de la campaña se intensificaba antes de las elecciones de noviembre de 2016, algunos candidatos expresaron sus intenciones de revertir gran parte de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, incluido el requisito de que todos deben tener seguro médico. Antes de que los candidatos que querían desmantelar esto fueran elegidos, el programa estaba plagado de incertidumbre. Una vez que terminaron las elecciones y los políticos que se oponían al mandato asumieron el cargo, la incertidumbre se transformó y se convirtió en un riesgo identificable.

Identificar los riesgos y mitigarlos es fundamental para lograr los objetivos del programa.

Mitigación de riesgos y oportunidad de riesgo

Un plan de realización de beneficios también debe actualizarse cuando los riesgos identificados requieran que un gerente de programa asigne recursos adicionales para mitigar los riesgos . Esto es especialmente cierto cuando existe el riesgo de que los beneficios proyectados de un programa se reduzcan o eliminen si el riesgo se convierte en una realidad. Aquí es cuando una matriz de riesgo / probabilidad se vuelve valiosa. La matriz de riesgo / probabilidad es una herramienta que los gerentes de programa pueden utilizar para cuantificar la criticidad y probabilidad de que un riesgo afecte al programa.

La oportunidad de riesgo se puede definir como una posible acción que resulta de un evento que «fuerza» un cambio. Cuando un gerente de programa evalúa la oportunidad de riesgo, siempre hay al menos cuatro formas en las que un plan de realización de beneficios podría actualizarse para dar cuenta de la oportunidad.

1. Hacer nada. Si el plan de realización de beneficios no se verá muy afectado, o la probabilidad de que la amenaza sea baja, los gerentes de programa pueden optar por hacer solo ajustes menores al plan.
2. Aprovechar. En algunos casos, las oportunidades proporcionarán beneficios tan positivos que el plan de realización de beneficios debe actualizarse para tener en cuenta el cambio positivo.
3. Coordinar, aliar o alinear. Algunas oportunidades no cambiarán los beneficios proyectados por sí mismos, pero aumentarán exponencialmente si se puede establecer una asociación con otros que puedan ayudar a crear sinergias. Al igual que la opción de aprovechamiento, las alianzas pueden resultar en la necesidad de documentar un nuevo plan de realización de beneficios resultante de la cooperación.
4. Hazlo más grande, mejor o más probable. Los administradores de programas a veces pueden aumentar la realización de beneficios tomando medidas para lograr un impacto positivo más probable o más beneficioso. Si se aprovecha esta oportunidad, el plan de beneficios debe revisarse en consecuencia.

No todo cambio es malo. Los planes de realización de beneficios también deben actualizarse cuando surjan nuevas oportunidades.

Resumen de la lección

El cambio es constante. Un plan de realización de beneficios (una hoja de ruta para capturar las recompensas de un programa) debe actualizarse periódicamente para tener en cuenta la volatilidad del programa (la propensión a un cambio rápido), la incertidumbre (un futuro desconocido) y el riesgo (un problema conocido o problema potencial que puede cambiar las cosas ). La incertidumbre es a menudo peor que el riesgo porque la mitigación no puede comenzar hasta que se conozca la naturaleza del riesgo. Cuando una organización crea una lista de riesgos, ha completado el proceso de identificación de riesgos . Tomar medidas para evitar el riesgo o minimizar su impacto o probabilidad es mitigar el riesgo .

Si mitigar un riesgo requiere nuevos recursos (y por lo general lo hace), el plan debe actualizarse para tener en cuenta cualquier pérdida de beneficios. Una matriz de riesgo / probabilidad es un documento que se puede utilizar para evaluar los escenarios potenciales que surgen del riesgo. Los planes de realización de beneficios también deben actualizarse en una dirección positiva cuando la oportunidad (la capacidad de cambiar el curso de un programa) permite que un programa funcione mejor de lo previsto originalmente.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador