Tecnología conectada
Amanda lidera un equipo de marketing con seis personas diversas y talentosas, pero no es su arreglo de trabajo típico. ¿Por qué?
- Troy y Diane están en Austin
- Max está en Detroit
- Reesa y Nikki están en San Francisco
- Abel está en Tulsa
Además de esto, ¡la propia Amanda está en Toronto! Este grupo es parte de un cambio creciente hacia el trabajo de forma remota o virtual , lo que significa empleados de la misma empresa que están conectados por tecnología e Internet. Según una encuesta reciente de Gallup, casi la mitad de los trabajadores estadounidenses ahora pasan parte de su tiempo trabajando desde casa o en otro lugar fuera de la oficina central o la sede de una organización.
Si bien hay muchos beneficios de este tipo de arreglo laboral tanto para los empleados como para los empleadores, también existen desafíos. Dado que Amanda es la líder del equipo, debe conocer algunas consideraciones importantes que son exclusivas de la gestión de equipos virtuales.
Roles del proyecto
Aprender a administrar de manera efectiva un equipo virtual requiere un gerente que defina claramente los roles y responsabilidades del trabajo, administre de manera efectiva el alcance de los proyectos y anticipe y planifique los riesgos que pueden ocurrir en los entornos de equipos virtuales. Echemos un vistazo a algunos elementos clave.
Con los equipos internos, hay muchas oportunidades para que los miembros del equipo conversen entre ellos durante el día mientras pasan por el pasillo, disfrutan del almuerzo o pasan por la oficina de un colega. Los equipos virtuales carecen de estas bromas naturales, por lo que es más importante que nunca que los roles de trabajo estén claramente definidos y definidos. ¿Por qué? Considere lo que podría suceder si esta información no se presenta. Si Max y Nikki, por ejemplo, no entienden claramente sus roles, podrían tomar posesión de la misma área, causando complicaciones y frustraciones.
Para un gerente de equipo virtual, la claridad es la responsabilidad número uno cuando se trata de trabajadores remotos. Explique los roles y responsabilidades laborales que no dejan lugar a confusión o duplicación. Esto permite que los trabajadores se sientan seguros en sus respectivos deberes. Una vez que haya configurado las funciones del trabajo para cada persona, asegúrese de que tengan las herramientas y los recursos necesarios para realizar esas tareas de manera adecuada. Garantizar la claridad en las funciones y responsabilidades del trabajo brinda a los trabajadores remotos confianza y autonomía en su trabajo.
Gestión del alcance
La gestión del alcance se trata de guiar un proyecto de principio a fin a tiempo y dentro del presupuesto. Con trabajadores repartidos por todo el país, o por todo el mundo, la gestión del alcance de un proyecto puede resultar difícil.
Una herramienta que ayuda es una estructura de desglose del trabajo . Esta es una representación ilustrada que divide el trabajo en tareas más pequeñas y muestra quién está asignado para completarlas. Una estructura como esta es la primera línea de referencia para los miembros del equipo que están dispersos en múltiples ubicaciones para comprender quién está haciendo qué. Muchos equipos virtuales utilizan software de gestión de proyectos para ayudar en esta área. Este recurso se puede adaptar de muchas formas para ilustrar los distintos pasos de un proyecto y las responsabilidades de cada miembro del equipo. La gestión del alcance permite a un gerente evitar que se produzca un trabajo duplicado, al tiempo que garantiza que todos los miembros del equipo trabajen juntos de manera eficiente.
Riesgos
Existen numerosas recompensas por trabajar en un equipo virtual: flexibilidad en las horas y ubicaciones de trabajo, gastos generales reducidos y un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados son solo algunas. Sin embargo, también existen riesgos.
La gerencia debe identificar estos riesgos, anotarlos y establecer procedimientos para mitigar el daño que podría ocurrir como resultado. Por ejemplo, considere lo que sucedería si Abel vive en un área donde ocurre un desastre natural y se queda sin electricidad por un período prolongado. ¿Cómo afectaría eso al equipo y qué medidas preventivas garantizarán la finalización del proyecto? Ahí es donde entra en juego la evaluación de riesgos . La evaluación de riesgos permite a un gerente determinar los riesgos potenciales con anticipación e implementar planes para enfrentarlos.
Los riesgos para los equipos virtuales podrían incluir todo, desde un corte de energía hasta fallas de hardware o software, pero también incorpora aspectos como el aislamiento de los trabajadores, la falta de cohesión entre los miembros del equipo dispersos, los horarios de trabajo no sincronizados o las distracciones de los trabajadores. Un gerente debe formular una lista completa de los riesgos de trabajar en un entorno virtual y crear planes de contingencia para manejarlos. Por ejemplo, para combatir el aislamiento de los trabajadores, un gerente podría implementar lugares de reunión en línea regulares para brindar a los trabajadores remotos la oportunidad de socializar y vincularse.
Resumen de la lección
Los empleados virtuales , o aquellos en la misma empresa que están conectados por tecnología e internet, tienen muchas ventajas, pero también hay consideraciones especiales para una producción eficiente y efectiva. Entre los temas que los gerentes de trabajadores remotos deben considerar se incluye asegurar la claridad en la definición de roles y responsabilidades laborales. Esto es importante para que los trabajadores tengan autonomía en su trabajo y confianza en lo que se espera que hagan.
La gestión del alcance , o guiar un proyecto de principio a fin, se puede gestionar de forma más eficaz a través de una estructura de desglose del trabajo , a menudo en forma de software de gestión de proyectos, que brinda a los empleados remotos una representación visual de quién es responsable de qué. Por último, considere los riesgos inherentes a este nuevo estilo de entorno laboral. Una evaluación de riesgos ayuda a los gerentes a identificar problemas potenciales (como la pérdida de electricidad de un trabajador o la sensación de aislamiento) y luego desarrollar planes de contingencia para mitigarlos.
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