Marco del programa: estimaciones y estatuto

Poner en marcha un programa

El Canal de Panamá fue una maravilla en todos los sentidos. El comercio fue revolucionado por la ruta comercial infinitamente más corta, y los activos navales en movimiento nunca volverían a ser los mismos. A medida que pasaban las décadas, la ingeniería del siglo XX ya no admitía el tamaño y el alcance de los barcos que ahora necesitaban utilizar el canal. En esta lección, seguiremos los orígenes de un programa para renovar el canal para dar cabida a una nueva generación de comercio y viajes marítimos.

El Canal de Panamá, terminado en 1914, fue recientemente objeto de un importante programa de expansión.

Primeros pasos: marco del programa

Todas las propuestas de programas importantes enfrentan los mismos primeros pasos, independientemente de su tamaño y alcance. Todos los primeros pasos que estamos a punto de analizar conducen a un único objetivo: obtener la aceptación de los patrocinadores del programa . Los patrocinadores son las personas y entidades que serán fundamentales para aprobar y brindar un apoyo vital al programa. Sin patrocinadores, los programas no ocurren. En el programa de renovación del canal, hubo numerosos patrocinadores cuya participación fue crucial. Si bien hay demasiados patrocinadores para enumerarlos aquí, Estados Unidos, Panamá y China (entre muchos otros) fueron patrocinadores que brindaron un apoyo clave al programa.

Pero conseguir patrocinadores implica mucho más que proponer una gran idea. Conseguir patrocinadores significa venderles un marco de programa sólido . El marco de un programa es una colección de componentes clave del programa que les dice a los patrocinadores potenciales cómo el programa propuesto pasará de una idea en papel a una realidad.

Cómo pasamos de A a B: la hoja de ruta de alto nivel

Aunque los detalles de un programa no se conocen desde el principio, una hoja de ruta de alto nivel es un breve esquema que establece el camino que debe tomar una organización para obtener los beneficios del programa propuesto. El calificativo «alto nivel» significa que los patrocinadores potenciales están viendo la dirección principal y los marcadores de progreso del programa, pero no detalles de nivel granular. Por su naturaleza, las hojas de ruta de alto nivel contienen una serie de supuestos con distintos grados de confianza. Los patrocinadores potenciales siempre deben estar informados sobre estos supuestos y las consecuencias asociadas con una variación de la expectativa.

Al igual que un atlas, una hoja de ruta de alto nivel muestra a los patrocinadores cómo un programa pasará de ser una idea a ser una realidad de valor agregado.

En el programa de renovación del Canal de Panamá, una hoja de ruta de alto nivel delinearía las condiciones requeridas para comenzar, una descripción general de los métodos y resultados de la expansión y el resultado final del programa.

Medir el progreso: hitos

Los hitos de un programa son puntos fijos en el cronograma del programa. Están colocados de tal manera que marcan el progreso hacia los objetivos clave. Los hitos son parte del marco de un programa por varias razones. Primero, ayudan a los patrocinadores potenciales a comprender el flujo del programa. También brindan cierto grado de seguridad en el sentido de que su presencia impide que un programa llegue a su fin solo para descubrir que el progreso no se acercó a lo esperado en ese momento.

En las renovaciones del Canal de Panamá, los hitos podrían ser cosas como la finalización de una ruta temporal, la excavación de terreno adicional cerca del canal o la finalización de un nuevo sistema de esclusas.

Estimaciones de costos del programa

Obviamente, las estimaciones de costos de un programa son absolutamente vitales para asegurar el patrocinio. Los patrocinadores inteligentes nunca prestarían su apoyo a un programa sin una evidencia clara y convincente de un retorno de la inversión (ROI) positivo. Para calcular un ROI, las estimaciones de costos confiables y precisas son imprescindibles. Nada sale perfectamente de acuerdo con el plan, por lo que los líderes experimentados tendrán una amplia experiencia en hacer estimaciones que incluyan suficiente margen para problemas imprevistos, pero no tanto como para que el costo del programa sea inaceptablemente alto.

Vendérselo a los patrocinadores: el estatuto del programa y la gobernanza

Una vez que el marco está construido y pulido, es hora de pensar en los patrocinadores potenciales. Aunque las cosas que hemos discutido hasta ahora son importantes, no representan la totalidad de la información necesaria para cerrar el trato. Para hacer eso, nuestro programa todavía necesita una carta . Una carta es importante para los patrocinadores potenciales porque establece el alcance del programa, su estructura de gobierno y su propósito. Quizás aún más importante, la carta ayuda a los patrocinadores potenciales a saber que el programa promoverá la misión y estrategia general de la organización y sus partes interesadas.

Un segundo asunto que es importante para la mayoría de los patrocinadores potenciales es la gobernanza del programa . La mayoría de los patrocinadores tienen poco o ningún interés en las actividades diarias del programa, pero quieren participar en las decisiones o cambios importantes. La estructura de gobierno describe quién puede tomar decisiones y cómo se tomarán esas decisiones. El propósito de la gobernanza es garantizar que los patrocinadores del programa se sientan seguros al saber que serán consultados antes de que un programa se transforme en algo que ya no apoyan.

Una vez que se ha establecido un marco, se puede presentar a los patrocinadores potenciales como preparación para la creación de una carta del programa.

La carta para el proyecto de ampliación del Canal de Panamá incluía signatarios de muchos países que actuarían como patrocinadores en distintas capacidades. La carta incluía un esquema de cómo se gobernaría el programa y quiénes serían los tomadores de decisiones clave. También creó un proceso para realizar cambios en el alcance, el costo o la estrategia del programa.

Resumen de la lección

Antes de que un programa pueda comenzar, las entidades cuyo apoyo debe asegurarse, sus patrocinadores , deben estar a bordo. Obtener esta aprobación de los patrocinadores requerirá el desarrollo de un marco de programa . Este marco es un documento que describe algunos elementos críticos de un programa, incluida su hoja de ruta de alto nivel , sus hitos y sus estimaciones de costos. La hoja de ruta es un documento amplio que muestra a los patrocinadores potenciales cómo fluirá un programa hasta que los beneficios propuestos se conviertan en realidad. Los hitos son los marcadores en el camino que les dicen a los patrocinadores que el programa es saludable y progresa como se esperaba.

La información obtenida en el marco se utilizará para crear una carta del programa . La carta es un documento que establece el propósito, el alcance y la estructura de gobierno de un programa. La estructura de gobierno describe quién puede tomar decisiones sobre el programa y cómo se procesarán esas decisiones.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador