Preparación, realización y contribución a reuniones productivas

Encuentro productivo

Mixed Up Colors Inc. es un desastre. La empresa fabrica pinturas de colores para estudios de arte. La empresa enfrentaba dificultades financieras debido a que nadie en la empresa realizaba reuniones productivas. Los ejecutivos de Mixed Up se reunieron para discutir los problemas, pero la compañía aún se tambaleaba. El problema: los trabajadores de la empresa no sabían preparar, realizar y contribuir a reuniones productivas .

Una reunión productiva es donde el resultado de la reunión se logra mediante la creación de algo tangible que ayudará al éxito general de la empresa. Mixed Up Colors necesita un campo de entrenamiento para aprender los ingredientes para llevar a cabo una reunión productiva y exitosa.

Preparando

Organizar una reunión puede ser una tarea monumental en el lugar de trabajo. Los siguientes son los pasos clave para lograr el primer ingrediente para una reunión exitosa: preparar , o organizar, organizar o producir una reunión de manera efectiva.

1. Cree una agenda apropiada
Esta agenda debe distribuirse a los participantes de la reunión con anticipación. Debe tener cualquier material de revisión anterior y los nuevos temas detallados en la agenda. La próxima reunión de Mixed Up Colors tiene la tarea de crear un nuevo producto para el próximo año. Se incluyen datos de investigación de mercados anteriores. Se menciona la hora y la duración de la reunión.

2. Definir los objetivos de la reunión
Para que una reunión sea exitosa, tiene que lograr algo. Los objetivos de la reunión detallan exactamente el motivo de la reunión y lo que se logrará. Esta reunión evaluará si la empresa debe crear pinturas brillantes que brillen en la oscuridad.

3. Invite a las personas adecuadas a la reunión
Una vez que se crean los objetivos, la reunión debe tener los jugadores adecuados para lograr las metas necesarias. Si falta alguien cuya experiencia se necesita, toda la reunión es una pérdida de tiempo. Mixed Up ha invitado a los equipos de marketing, producción e ingeniería.

4. Elija el momento adecuado
El tiempo de la reunión debe ser breve y el tiempo utilizado de manera eficiente. Si la reunión se prolonga, es importante pedir el consentimiento de todos para ampliar el plazo. Una hora de reunión de un viernes a las cuatro no va a ser muy productiva ni popular.

5. Prepare la información
Es importante que asista a la reunión con toda la información necesaria. Las preguntas e inquietudes deben poder abordarse. El equipo de marketing de Mixed Up Colors ha venido a la reunión con una investigación de mercado que muestra que existe una demanda de pintura brillante para el hogar por parte de los consumidores.

Conductible

La siguiente parte de una reunión productiva está relacionada con la forma en que se lleva a cabo. Conducir es administrar u orquestar una reunión en el lugar de trabajo siguiendo las pautas básicas:

1. Sea un líder eficaz
El líder de la reunión no debe hacerse cargo de la reunión y hablar todo el tiempo. Un buen líder escuchará y hará preguntas para ser productivo. Todos los asistentes a la reunión deberían tener la oportunidad de hablar.

2. Asignar un
tomador de notas Se debe asignar un tomador de notas para que tome notas detalladas y luego resuma los puntos clave al final de la reunión. Mixed Up Colors rota la asignación del tomador de notas para cada reunión.

Contribuyendo

La última parte de crear una reunión productiva es aportar la información correcta. Contribuir es participar para completar algo. En este escenario, las pautas clave para contribuir durante una reunión son:

1. Presentar ideas con claridad
La reunión debe ganar y mantener la atención de los participantes. Esto se puede lograr mediante un rompehielos , que es una declaración que alivia la tensión o utiliza el humor para iniciar una conversación. Cualquier punto clave debe mencionarse en repetición para enfatizar la importancia. Al final de la reunión, se deben resumir todas las notas importantes.

2. Apreciar y aprovechar las ideas de los participantes de la reunión
Es importante que las reuniones consideren otros puntos de vista. Los pasos clave son escuchar, reconocer, explorar y resumir las contribuciones de cada individuo. Mixed Up Colors permite que cada asistente a la reunión ofrezca su versión de la nueva pintura brillante.

3. Manejar el conflicto de manera efectiva
Si hay algún problema en la reunión, el líder debe abordarlo de manera rápida y apropiada. Este es uno de los mayores problemas con las reuniones de Mixed Up. Los asistentes discuten y no son profesionales. En lugar de decir ‘Solo cállate’, es mejor decir ‘Disculpe, ¿hay algún problema?’

Resumen de la lección

Es importante saber preparar, realizar y contribuir para que las reuniones sean productivas. Hay pasos clave para cada parte que deben seguirse. Mixed Up Colors finalmente organizó los ingredientes correctos para hacer una reunión exitosa. Una reunión productiva es donde el resultado de la reunión se logra mediante la creación de algo tangible que ayudará al éxito general de la empresa.

El primer paso es preparar o organizar una reunión de manera eficaz.

1. Cree una agenda apropiada
2. Definir los objetivos de la reunión
3. Invite a las personas adecuadas a la reunión
4. Elija el momento adecuado
5. Preparar información

El siguiente paso es aprender a realizar o administrar una reunión. Debe ocurrir lo siguiente:

1. Sea un líder eficaz
2. Asignar un tomador de notas

La pieza final es aprender a contribuir o participar en una reunión de negocios. Esto se puede lograr mediante:

1. Presentar ideas con claridad
2. Apreciar y aprovechar las ideas de los participantes de la reunión
3. Manejar los conflictos de manera efectiva

Resultado de aprendizaje

Después de ver esta lección, debería poder identificar los componentes clave de una reunión productiva y los elementos que están asociados con cada uno.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador