Principios y prácticas de Kanban

Cuatro principios básicos de Kanban

¿Con qué frecuencia ha visto anuncios que prometen ayudarlo a perder veinte libras en una sola semana? En realidad, esto casi nunca se puede lograr y definitivamente es insostenible. Sin embargo, si introduce pequeños cambios en su dieta y algo de actividad física aquí y allá, es probable que pierda una libra o dos cada semana. Del mismo modo, no puede cambiar todos los procesos organizativos de la noche a la mañana y esperar que funcionen sin problemas. En su lugar, debería introducir pequeñas mejoras de «pasos de bebé» de forma regular.

Kanban es un enfoque de gestión de sistemas y mejora de procesos que se originó en la década de 1950 en la fabricación, pero que ahora se aplica en varias industrias. Ayuda a eliminar acciones innecesarias (‘desperdicio’) y resolver problemas de flujo de trabajo. Repasemos cuatro principios básicos de Kanban:

1. Comience con lo que hace ahora : no tiene que cambiar sus procesos existentes para comenzar a implementar Kanban en su organización. Puede comenzar con su flujo de trabajo actual y ajustarlo con el tiempo. Al igual que no debe cambiar su dieta por completo de la noche a la mañana, sino que debe comenzar con sustituciones pequeñas y saludables, como comer una manzana en lugar de un caramelo. Este principio hace que sea fácil comenzar a usar Kanban.
2. Acuerde buscar un cambio progresivo y evolutivo: el cambio radical es difícil de realizar con éxito, ya que es mucho más probable que encuentre resistencia por parte de los miembros de la organización. En cambio, Kanban fomenta las mejoras lentas, pequeñas y paso a paso acordadas por el equipo. Esto es similar a cambiar un entrenamiento. Si de repente empiezas a correr siete veces a la semana, es probable que te desgarres un músculo. En cambio, es mejor comenzar con caminatas rápidas 2-3 veces por semana.
3. Respete el proceso, los roles, las responsabilidades y los títulos actuales; no tiene que cambiar todo en su organización para que se ajuste a Kanban. Vale la pena mantener los procesos y roles que funcionan bien. Este principio, junto con los dos primeros, facilita evitar la resistencia emocional y el miedo al cambio por parte de los miembros de la organización. Obtener apoyo interno debería facilitar la implementación exitosa del enfoque. Piense de nuevo en nuestro ejemplo de ejercicio. No tienes que obligar a toda tu familia a cambiar su estilo de vida, especialmente si están sanos y felices. Sin la presión, es más probable que lo apoyen.
4. Fomente los actos de liderazgo en todos los niveles : Kanban fomenta la mentalidad de mejora continua en todos los niveles de la organización y reconoce que el liderazgo en un equipo no proviene necesariamente solo de la persona en el puesto directivo. Las sugerencias para posibles mejoras pueden provenir de cualquier nivel. Kanban promueve una cultura de seguridad y confianza en la organización. Nuevamente, esto es similar a las ideas sobre el ejercicio y la salud. Los consejos y trucos sobre cómo mantenerse saludable pueden provenir de fuentes inesperadas, como la tarea asignada a su hijo. ¡La fuente no debería hacer que las ideas sean menos valiosas!

Seis prácticas Kanban

Las prácticas centrales de Kanban son:

1. Visualizar : Kanban recomienda visualizar todo lo que es invisible (flujos de trabajo, solicitudes de trabajo, riesgos importantes, etc.). Visualizar el flujo de trabajo actual es muy útil para identificar áreas de mejora y hacer correcciones. En Kanban, las actividades y solicitudes del flujo de trabajo generalmente se visualizan con la ayuda de tarjetas en un tablero, divididas en pasos del flujo de trabajo. Los riesgos se pueden visualizar mediante colores o marcadores. Kanban no prescribe un flujo de trabajo específico.
2. Limitar el trabajo en curso (WIP) : Kanban es un sistema de extracción , un sistema en el que se produce y suministra un nuevo artículo solo después de que se han consumido los artículos existentes y se envía una notificación al respecto a la línea de suministro. Por lo tanto, cualquier otro trabajo puede iniciarse solo una vez que se recibe una solicitud. La capacidad para trabajos en curso debe ser limitada y no se debe trabajar en nuevas solicitudes hasta que la capacidad esté disponible. Por ejemplo, en un supermercado, la cantidad de personas que pueden pagar sus artículos simultáneamente está limitada por la cantidad de cajeros, ya que un cajero solo puede trabajar con un cliente a la vez. De manera similar, la cantidad de pasteles que puede hornear simultáneamente está limitada por el tamaño de su horno. Se debe implementar un sistema de extracción con un límite de trabajo en progreso en parte o en todo el flujo de trabajo.
3. Administre el flujo : debe monitorear e informar continuamente el movimiento de los elementos de trabajo en el sistema, enfocándose en su velocidad y suavidad. Esto le permitirá ajustar y mejorar continuamente el proceso, minimizando los riesgos y costos involucrados.
4. Haga explícitas las políticas de procesos : debe definir todos los procesos para poder mejorarlos. Es especialmente importante dar definiciones a términos subjetivos, abiertos a la interpretación personal, por ejemplo, qué es una obra «buena» o «completa». Tener una definición común en su lugar ayudará a evaluar críticamente y discutir el tema con otras personas.
5. Implemente mecanismos de retroalimentación : la retroalimentación sobre un proyecto incluye comentarios del equipo, retroalimentación de los clientes, métricas de desempeño, indicadores financieros y más. La retroalimentación es un componente crucial para la mejora y el ajuste del proceso. Kanban sugiere cuatro prácticas de retroalimentación: la reunión de pie, la revisión de la prestación de servicios, la revisión de operaciones y la revisión de riesgos.
6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente (usando modelos y el método científico): Kanban fomenta pequeñas mejoras continuas, también conocidas como Kaizen . Para que los miembros del equipo propongan mejoras viables, deben compartir un entendimiento común del flujo de trabajo, los procesos y los riesgos actuales. Kanban también sugiere el uso de varios modelos científicos para implementar el cambio, incluida la teoría de las restricciones, el sistema de conocimiento profundo y el modelo económico ajustado.

Resumen de la lección

La idea clave de Kanban son las mejoras pequeñas y continuas, también conocidas como Kaizen . Hay cuatro principios básicos en Kanban: comience con lo que hace ahora; acordar perseguir cambios incrementales y evolutivos; respetar el proceso actual, roles, responsabilidades y títulos; y fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles. Además, hay seis prácticas básicas: visualizar, limitar el trabajo en curso, gestionar el flujo, hacer explícitas las políticas de proceso, implementar mecanismos de retroalimentación y mejorar de forma colaborativa y evolucionar experimentalmente.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador