¿Qué es la gestión de registros?
La gestión de registros es el sistema que se utiliza para controlar los registros de una organización desde la creación del registro hasta que el registro se archiva o destruye. Un proceso de administración de registros se compone de identificar registros, clasificar registros y almacenar registros, así como coordinar el acceso interno y externo. El proceso también puede incorporar políticas y prácticas sobre cómo crear y aprobar registros, así como la aplicación de esas políticas y prácticas.
Muchas organizaciones deben lidiar con grandes cantidades de información a diario. Las organizaciones productivas incorporan un proceso de gestión de registros completo y eficaz en sus operaciones diarias.
Antes de desarrollar un proceso de gestión de registros, una organización debe poder determinar qué constituye un registro. Comencemos por definir un registro organizacional. Un registro organizacional es cualquier documento que contiene información sobre una transacción, actividad o evento relacionado con la organización.
El registro se puede almacenar en papel o electrónicamente a través de correo electrónico, archivo digital, base de datos u hoja de cálculo. Los registros también pueden ser fotografías, archivos de audio o videos. Algunos ejemplos de clasificaciones de registros son operaciones legales, financieras, históricas y diarias. Un proceso de gestión de registros eficaz contiene al menos cinco componentes: creación de registros, distribución de registros internos y externos, uso de registros, mantenimiento de registros y archivo y eliminación de registros.
Creación de registros
Al comienzo de cualquier proceso de gestión de registros está la creación del registro. Hay muchas formas de crear registros comerciales. Enviar o recibir un correo electrónico; crear una hoja de cálculo, una base de datos o un documento; o recibir un documento de fuera de la organización, todos crean registros. Y los contratos, presupuestos, extractos bancarios, manuales de políticas y actas de reuniones son cosas que pueden considerarse registros. Es importante tener en cuenta que es posible que no valga la pena conservar cada hoja de papel o correo electrónico. Depende de la organización determinar los criterios para la creación de registros.
Usemos un documento de cambio de política como ejemplo. Digamos que el departamento de Recursos Humanos hace un cambio en la política de vacaciones. Actualizan una copia digital del manual del empleado y envían un correo electrónico a todos los empleados indicando el cambio. El correo electrónico enviado podría constituir la creación de un nuevo registro.
Distribución de registros
Una vez que se crea un registro, una organización debe determinar su método de distribución. ¿El registro debe enviarse por correo electrónico o imprimirse y distribuirse físicamente? Para los registros distribuidos externamente, ¿se enviarán por correo electrónico o se entregarán por correo postal o mediante un servicio de entrega?
En el ejemplo de la actualización de la política de vacaciones, el registro se envió por correo electrónico a todos los empleados. Mediante el uso de un sistema de correo electrónico interno seguro, la organización puede utilizar «confirmaciones de lectura» para asegurarse de que todos los empleados reciban la notificación del cambio. La organización debe tener políticas establecidas que determinen los métodos de distribución internos y externos.
Registro de uso y mantenimiento
Una vez creado o recibido un registro, un proceso de gestión de registros puede ayudar a determinar cómo se debe utilizar el registro. ¿Se utilizará el registro para tomar una decisión, determinar una dirección o de alguna otra manera? Una organización necesita tener una forma de clasificar los registros.
Una actualización del manual del empleado puede considerarse un registro de operaciones o de recursos humanos porque trata sobre cómo los empleados toman sus vacaciones. El correo electrónico enviado para comunicar el cambio debe clasificarse como legal ya que un «recibo de lectura» proporcionaría una prueba de que la organización notificó a todos los empleados del cambio.
Además de la creación y distribución de registros, una organización debe determinar cómo mantener los registros. ¿Cómo se archivarán o almacenarán los registros y cómo se accederá a ellos? Cualquier registro, ya sea en papel o digital, debe poder ubicarse fácilmente. Debe estar en un espacio seguro y confidencial.
Si se trata de un documento en papel, puede almacenarse en un archivador de fácil acceso que se puede asegurar y / o bloquear. Si es un documento digital, debe estar ubicado en un espacio virtual accesible. Muchas organizaciones tienen una intranet, un sitio web interno o un directorio de archivos que ofrece espacio para documentos digitales. Un sistema de intranet o una nube virtual pueden proporcionar una ubicación central para almacenar y recuperar registros digitales.
En el ejemplo de la actualización de la política de tiempo de vacaciones, el manual del empleado podría estar ubicado en esta ubicación central para que todos los empleados accedan. Las actualizaciones serían de fácil acceso. Si un empleado tenía alguna pregunta sobre la política de vacaciones, podía acceder al manual del empleado a través del sistema interno y localizar la información más actualizada y precisa. En el mantenimiento de registros, también es importante designar quién mantiene el registro y determinar cuándo ya no se necesita un registro.
Archivo o eliminación
Los registros activos son archivos a los que se accede y se utilizan de forma regular. Los archivos o documentos que ya no tienen un propósito son registros inactivos. Dependiendo del tipo de sistema de administración de registros, una o varias personas pueden tomar decisiones sobre el estado de un registro. Si el registro ya no es necesario, ¿debe archivarse o destruirse? Un sistema de gestión de registros eficaz incluirá un proceso para archivar archivos históricos o inactivos.
Cuando la organización determina que un archivo ya no tiene valor, ¿cómo se destruye? Los archivos en papel deben triturarse para garantizar que la información confidencial no sea accesible para personas ajenas a la organización. Los archivos digitales deben eliminarse permanentemente. Es extremadamente importante que la organización cuente con políticas y procedimientos que dicten cómo se archivan o destruyen los registros.
Resumen de la lección
Muy bien, tomemos un momento para revisar lo que hemos aprendido. Un proceso de gestión de registros es un sistema vital en cualquier organización, ya que es el sistema que se utiliza para controlar los registros de una organización desde la creación del registro hasta que se archiva o destruye. Desde la creación de un registro(o cualquier documento que contenga información sobre una transacción, actividad o evento relacionado con la organización) para su archivo o eliminación, es importante contar con un sistema para administrar todos los registros. Las organizaciones exitosas dependen de la información más actualizada y precisa. Al implementar un sistema que incluye la creación, distribución, uso de registros, mantenimiento y archivo o eliminación de registros, una organización puede asegurarse de tener acceso a sus documentos más actualizados y precisos.
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