¿Qué es la gestión de proyectos Lean? – Definición y Metodología

Definición de gestión de proyectos ajustada

Las empresas trabajan en varios proyectos que incluyen el desarrollo de productos, servicios y / o procesos. La gestión de proyectos ajustada utiliza métodos basados ​​en datos para gestionar proyectos centrándose en la mejora continua del proceso. Este enfoque proviene de una gestión ajustada que enfatiza:

• Calidad
• Equipos de trabajo multifuncionales empoderados
• Análisis de los datos
• Mayor valor para el cliente (valor agregado)
• Eliminar el desperdicio mediante el uso eficiente del tiempo, los materiales y los recursos financieros de los empleados

Los métodos de gestión de proyectos ajustados son particularmente efectivos con proyectos complejos afectados por limitaciones de costos y recursos. Estos métodos de gestión de proyectos incluyen Deming Cycle, Kanban y Lean Six Sigma (DMEDI). Las metodologías Lean Project Management se centran en la planificación en profundidad, las herramientas de documentación visual, el análisis continuo y las mejoras de los procesos para eliminar el desperdicio. Suponga que es el director de proyectos de Quality Corporation. En el pasado, gestionaba proyectos delegando responsabilidades utilizando el modelo tradicional de gestión de proyectos. Esto implicó seguir pasos secuenciales para realizar las cinco etapas del desarrollo del proyecto que incluyen iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y completar el proyecto. Una vez que se completó un paso, el proyecto pasó al siguiente paso sin evaluar la efectividad de cada paso en el proceso. La investigación indica que el 25% de los proyectos no se completan a tiempo o se suspenden antes de su finalización. Decide explorar tres modelos de gestión de proyectos ajustados para mejorar el proceso de gestión de proyectos.

Ciclo de Deming (PDCA)

El ciclo Deming se basa en la filosofía de W. Edwards Deming que define cuatro fases para lograr resultados consistentes. Deming fue un innovador de la calidad de fabricación japonesa y el análisis de datos. Las fases del ciclo, que pueden repetirse en cualquier fase según sea necesario, son:

• Planifique analizando e identificando el problema a resolver.
• Hacer o desarrollar soluciones para analizar.
• Verifique la efectividad de la solución y realice mejoras.
• Actuar e implementar la solución revisada.

Ejemplos de herramientas utilizadas en el ciclo de Deming incluyen los Cinco por qué con preguntas que determinan las causas fundamentales de los problemas del proceso, la filosofía Kaizen que se centra en las mejoras incrementales y el Análisis de impacto que se basa en la lluvia de ideas del equipo y la evaluación de las causas de los errores y las soluciones para las mejoras. Su equipo de proyecto en Quality Corporation decide utilizar el método del ciclo de Deming para proyectos que se repiten con frecuencia. El equipo participa en una lluvia de ideas de análisis de impacto durante la fase de Plan e identifica las respuestas a cinco preguntas para evaluar el proceso anterior utilizado para completar el proyecto. A continuación, en la fase Hacer , el equipo identifica soluciones para probar y evalúa qué tan bien funcionaron las soluciones en la fase de Verificación . Finalmente, las mejoras adicionales necesarias en el proceso se implementan en la fase Actuar . Este ciclo se repite cada vez que el equipo implementa el proceso de mejora continua.

Lean Six Sigma (DMEDI)

Six Sigma es un método estructurado y medible que se utiliza con el propósito de identificar las causas raíz de los problemas desde el principio para evitar la pérdida de tiempo, recursos o una calidad insuficiente del proyecto durante todo el proyecto. Las cinco fases (DMEDI) para la gestión de proyectos incluyen:

• Definir el propósito del proyecto, establecer metas, estructurar e identificar el valor para el cliente y la empresa.
• Mida a lo largo del proceso y la finalización del proyecto determinando cómo cuantificará el éxito.
• Explore nuevas formas de lograr la finalización del proyecto para mejorar continuamente el proceso.
• Desarrollar un plan integral, que incluya las necesidades de personal y recursos financieros, para organizar e implementar el proyecto identificado en la fase de definición.
• Implementar el plan del proyecto para su finalización.

Los métodos Six Sigma utilizan herramientas de administración ajustada para analizar datos para establecer y monitorear medidas para la mejora continua. Algunas de estas herramientas incluyen: Value Stream Mapping, que es una representación visual de principio a fin del proceso del proyecto, encuestas de comentarios de los clientes o grupos focales para identificar las necesidades de mejora, análisis de la causa raíz para observar cualquier problema y síntoma y determinar las causas a corregir. , Diagramas de Gantt o gráficos de barras que representan el progreso del proyecto y diagramas de control de control estadístico de procesos (SPC) para analizar datos. Supongamos que el equipo de proyecto de su Quality Corporation decide utilizar el método Lean Six Sigma para mejorar un proyecto integral implementado anteriormente que no se completó a tiempo. Su equipo podría seguir las cinco fases (DMEDI) para analizar a fondo este proyecto. Primero, decide definir el propósito del proyecto revisando los datos de la encuesta de comentarios de los clientes para responder cuál es el valor del proyecto para su empresa y cómo beneficia el proyecto a su cliente. Decide desarrollar diagramas de Gantt, o gráficos de barras, para medir el progreso del proyecto. Su equipo utiliza Value Stream Mapping para mapear visualmente el proceso de implementación y explorar formas innovadoras de mejorar el proceso desde la última vez. Este análisis puede ayudarlo a desarrollarun proceso más eficaz y para implementar un proyecto de mayor calidad a tiempo.

Kanban

Kanban enfatiza el flujo del proceso para completar el proyecto. David Anderson es el creador de este método que utiliza un tablero visual y tarjetas para monitorear el flujo de trabajo. Las fases incluyen:

• Visualice el flujo de trabajo para identificar áreas de mejora.
• Limite el trabajo en progreso para asegurar la finalización del proyecto.
• Gestionar el flujo de trabajo para la mejora continua.
• Desarrollar políticas y procedimientos de proceso para mantener la coherencia.
• Colaborar para la mejora continua en el proceso.

Como Gerente de Proyecto, usted decide representar visualmente el proceso de flujo de trabajo para completar un nuevo proyecto en Quality Corporation. Su equipo crea un tablero Kanban y publica tarjetas que identifican los pasos del proceso del proyecto. Esto le permite a su equipo analizar los pasos a lo largo del camino y realizar cambios para mejorar.

Resumen

Los métodos de gestión de proyectos ajustados se diferencian de los enfoques tradicionales debido al enfoque en el proceso frente a la mera finalización del proyecto. Estos métodos evolucionaron a partir de la gestión lean, que enfatiza la calidad, equipos de trabajo empoderados, valor agregado para los clientes, reducción de desperdicio (tiempo, financiero y de recursos) y mejora continua. Los ejemplos de metodología de proyectos Lean incluyen el ciclo Deming, Lean Six Sigma y Kanban. Todos los métodos de gestión de proyectos lean invierten tiempo por adelantado para analizar a fondo utilizando herramientas lean y planificar todos los aspectos del proceso. Este enfoque conduce a la finalización consistente y exitosa de proyectos de calidad.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador