Realización de beneficios: métricas y seguimiento

El puente a ninguna parte

En 2008, el Departamento de Transporte de Alaska y la Delegación del Congreso del Estado propusieron utilizar fondos federales para comenzar un proyecto de puente que conectaría Ketchikan, Alaska, con la isla Gravina. La isla Gravina, hogar de 50 residentes permanentes y el aeropuerto internacional de Ketchikan, pasó a ser conocida burlonamente como el “Puente a ninguna parte”. El proyecto se propuso como una alternativa al servicio de ferry existente, y sus especificaciones técnicas habrían requerido que el puente fuera más alto que el Puente de Brooklyn y casi tan largo como el Puente Golden Gate. ¿El precio del proyecto? Poco menos de $ 400 millones.

El puente nunca se construyó, pero en los más de cuatro años que se estuvo considerando, el proyecto se convirtió en un fútbol político. Para algunos, el proyecto fue un ejemplo de libro de texto de gasto público derrochador y un proyecto paria que no tenía beneficios y muchos riesgos. Para otros, especialmente los líderes políticos locales, el proyecto representó nuevas oportunidades de ingresos, desarrollo de tierras y actividad económica. El proyecto se canceló oficialmente en 2015 cuando se gastó una fracción del precio original para mejorar el servicio de ferry existente.

El Puente a ninguna parte en Alaska es un ejemplo de un proyecto que nunca pudo cumplir con los beneficios prometidos.

Realización de beneficios

The Bridge to Nowhere es un excelente estudio de caso en la realización de beneficios porque, desde el momento en que se concibió el proyecto, el análisis de costo-beneficio nunca apoyó el gasto propuesto. Para proyectos y programas organizacionales, la realización de beneficios ocurre cuando un proyecto pasa de consumir recursos a producir los beneficios previstos. Para saber con certeza que un proyecto realmente está produciendo el retorno de la inversión prometido, una organización debe monitorear continuamente el desempeño de un proyecto. Si los retornos se quedan atrás de las expectativas, la organización debe evaluar y ejecutar acciones correctivas.

Monitorear las métricas de desempeño ayuda a los líderes de proyectos a mantenerlos rentables y sostenibles.

Pronóstico

No debería haber grandes sorpresas fiscales en la fase de realización de los beneficios porque el análisis de costo-beneficio ya debería haber generado proyecciones precisas de los beneficios esperados. Estimar el costo de un proyecto y compararlo con el rendimiento esperado de la inversión (ROI) es el proceso de pronóstico . Para pronosticar con precisión, un proyecto debe tener datos precisos que reflejen la diferencia entre el estado actual y el estado futuro. Los puntos de datos específicos que se van a pronosticar se conocen como métricas .

Los proyectos de infraestructura como Bridge to Nowhere necesitarían una previsión previa al proyecto de métricas de datos como:

• Volumen de uso esperado (¿Cuántas personas cruzarán el puente todos los días?)
• Impacto económico (¿Las organizaciones impactadas por el puente aumentarán, disminuirán o no notarán ningún cambio en sus fortunas económicas?)
• Análisis de costo-beneficio (¿El puente proporcionará más beneficios de los que costará construir?)

Diferencia

El seguimiento continuo de las métricas se ocupa principalmente de verificar que el rendimiento previsto coincida con el rendimiento real. Cuando hay una diferencia significativa entre los valores pronosticados y los valores reales, se ha producido una variación . No todas las variaciones significan problemas importantes, pero todas las variaciones requieren una mirada más cercana por parte de los líderes del proyecto. Como era de esperar, una variación en la que los beneficios reales tengan un rendimiento inferior a los beneficios previstos podría ser un problema. Esta incidencia requiere un análisis cuidadoso y posiblemente una acción correctiva.

Es importante tener en cuenta que todas las variaciones deben examinarse detenidamente, incluso cuando las desviaciones de las expectativas beneficien a la organización. Las variaciones significativas siempre son preocupantes porque pueden indicar fallas en el proceso de pronóstico. Incluso si la variación no es inmediatamente negativa para la organización, es importante determinar si la metodología de pronóstico contenía una falla que podría resultar en problemas futuros con la realización de beneficios.

Las variaciones son la diferencia entre el rendimiento previsto y el rendimiento real.

Simulaciones y escenarios hipotéticos

Cuando el desempeño real no es consistente con las expectativas, los escenarios hipotéticos pueden ayudar a determinar la causa de la diferencia. Como su nombre lo indica, un análisis hipotético permite a los líderes descubrir posibles resultados al cambiar los parámetros del proyecto. Estos parámetros, más apropiadamente llamados variables, son los componentes individuales del proyecto o influencias que impactan los resultados. Simular cambios en las variables y proyectar un resultado como una forma de análisis multivariante diseñado para ayudar a los líderes a tomar buenas decisiones sobre qué elementos del proyecto son más importantes para beneficiar la realización.

Correlaciones y causas

La realización total de los beneficios es imposible sin una comprensión precisa de la “conectividad” de los muchos componentes del proyecto. Comprender estas relaciones, o dependencias , ayuda a los gerentes de proyecto a trazar una línea directa entre los componentes del proyecto y los beneficios maximizados. Las correlaciones y las causas son extensiones naturales de los escenarios hipotéticos. En un análisis hipotético, un gerente de proyecto simplemente está experimentando con posibles resultados, pero el propósito general de una simulación es eventualmente establecer una correlación o causa verificable. Al comprender con precisión las relaciones entre los componentes, los líderes de proyecto pueden fortalecer las relaciones rentables y minimizar las actividades que no agregan valor.

Resumen de la lección

Antes de invertir recursos en un proyecto, una organización debe tener muy claro los beneficios que la organización espera obtener como resultado del proyecto o una realización de los beneficios . La previsión es el proceso de predecir beneficios, y las variaciones ocurren cuando las métricas indican que los beneficios esperados no se reflejan en el desempeño real. Las métricas son puntos de datos específicos que se pronostican.

Cuando las variaciones están presentes, un qué pasaría si el escenario se puede utilizar para experimentar con cambios que podrían mejorar la realización de beneficios. Una simulación hipotética es una forma de análisis multivariante . Las pruebas multivariadas finalmente conducen al establecimiento de relaciones estadísticamente significativas entre los componentes. Estas correlaciones y / o causas se pueden utilizar para realizar modificaciones en el proyecto con el fin de maximizar la realización de los beneficios.