Recopilación de comentarios de las partes interesadas al final de un proyecto

Comentarios de las partes interesadas

¿Alguna vez completó un proyecto y se preguntó qué piensan todos de los resultados finales? O tal vez ha recibido comentarios que no son consistentes y no puede entenderlos. Comprender cómo obtener comentarios significativos de las partes interesadas puede ser justo lo que necesita.

Una parte interesada es cualquier persona, dentro o fuera de la organización, que se preocupa por el resultado de un proyecto. Es importante involucrar a las partes interesadas desde el principio antes de que comience un proyecto, así como al final de un proyecto. Esto le permite planificar adecuadamente y luego comprender qué salió bien o qué salió mal. Proporcionar retroalimentación da un sentido de propiedad a las partes interesadas, así como también crea un indicador general del éxito de un proyecto.

Las reglas de retroalimentación no están escritas en piedra, pero existen mejores prácticas que brindan retroalimentación más útil. El momento de la retroalimentación es importante, de modo que se presente cuando sea más relevante para las partes interesadas. La recopilación de comentarios a lo largo del proceso puede hacer que la información recopilada al final del proyecto sea más significativa al establecer el contexto . Proporcione tiempo para que las partes interesadas revisen y asimilen el concepto del proyecto. Establezca plazos para que se proporcionen los comentarios. Esto asegura que el proyecto no pierda velocidad ni enfoque. La retroalimentación oportuna conduce a opiniones más precisas de los interesados. Cuanto más tiempo pase, es menos probable que las personas recuerden los detalles.

La instrucción más importante para una fuerte retroalimentación es ser explícito con las instrucciones y preguntas. Las preguntas no deben ser amplias ni abiertas. Para obtener buenos comentarios, las pautas deben ser muy claras. Sin embargo, no desea forzar las respuestas que desea escuchar. Las preguntas deben mantenerse al mínimo, asegurando una retroalimentación más enfocada de las partes interesadas.

Fases de la retroalimentación

Por lo general, hay cuatro fases del proyecto que brindan la oportunidad de recibir comentarios:

1. concepto
2. diseño
3. visual
4. lanzamiento

Se debe proporcionar una salida para las partes interesadas, como una página de revisión en línea, para recibir comentarios que pueden no estar relacionados con esa fase. Esto permite separar los elementos que actualmente no son relevantes para su revisión en otro momento. Esos artículos pueden ser valiosos en una fecha posterior. Se deben proporcionar instrucciones generales con cada fase de la retroalimentación, incluida la retroalimentación de ejemplo para ayudar a ilustrar el tipo de respuestas que son útiles. Dígale claramente a una parte interesada que la respuesta ‘¡Esto es increíble!’ no es tan útil como “Me gusta cómo puedo revisar todas mis órdenes de compra anteriores en la misma página”.

Ejemplo

Acaba de asistir a su fiesta familiar. Familiares de todo el país vinieron de visita durante diciembre para disfrutar de la compañía de los demás y celebrar la temporada navideña. Su familia ha estado haciendo esto todos los años durante los últimos diez años, pero la participación ha ido disminuyendo por alguna razón. La primera vez que se solicitó retroalimentación fue seis meses después de ocurrido el evento. Se pidió a todos por correo electrónico que informaran a los organizadores qué hacer para aumentar la participación. La retroalimentación regresó en oleadas porque no estaba claro cuándo debía. También pasó tanto tiempo después del evento que los miembros de la familia que asistieron no pudieron recordar los problemas.

Los representantes de la familia decidieron entonces solicitar comentarios directamente después del evento actual. También presentaron instrucciones y preguntas más explícitas, y una fecha límite para las respuestas. Se hicieron tres preguntas muy específicas:

1. ¿Cuál es el mejor mes para realizar la reunión?
2. ¿Cuál es el mejor lugar para la reunión?
3. ¿Con qué frecuencia debemos realizar la reunión?

La familia también incluyó una sección abierta de ‘otros comentarios’ al final del correo electrónico para abordar cualquier inquietud adicional no cubierta.

Cómo obtener comentarios

La retroalimentación se puede recopilar de muchas maneras, incluidas encuestas en papel, reuniones, correos electrónicos y conversaciones personales con las partes interesadas. Sin embargo, los mejores métodos son breves , simples y electrónicos . La retroalimentación electrónica a menudo permite la compilación en tiempo real de los resultados y la presentación rápida de informes a las partes interesadas clave. Hay sitios web y aplicaciones de encuestas en línea gratuitos disponibles para este tipo de comentarios. Se puede realizar una breve encuesta después de cada fase del proyecto de manera informal, con un informe resumido de todos los resultados al final del proyecto.

Resumen de la lección

Un interesado es cualquier persona que tenga interés o se preocupe por el resultado de un proyecto porque ese proyecto los impacta de alguna manera. Es importante obtener sus comentarios a lo largo del camino para evaluar cómo va un proyecto. Esto crea un sentido de propiedad para las partes interesadas. La retroalimentación se recopila al final del proyecto para evaluar el éxito general del proyecto. El proceso de retroalimentación debe ser oportuno y permitir a las partes interesadas absorber y revisar el concepto. Las preguntas deben presentarse en contexto y debe establecerse una fecha límite para enviar comentarios.

Hay cuatro fases de un proyecto que permiten la oportunidad de retroalimentación: concepto , diseño , visual . y suelte . Las preguntas e instrucciones de retroalimentación deben ser explícitas . Deben proporcionarse directrices y comentarios de ejemplo . Se debe buscar retroalimentación durante cada fase del proyecto. El mejor proceso de retroalimentación consiste en una encuesta y debe ser breve , simple y electrónico . Esto permite la recopilación rápida de resultados que se pueden informar a las partes interesadas clave.