Seguimiento de las actividades de adquisición del proyecto

¿Qué es la contratación de proyectos?

No siempre es posible que el equipo del proyecto cree todos los productos del proyecto internamente; es posible que le falten conocimientos, tiempo o recursos. Una de las soluciones, por supuesto, es ampliar el equipo y aprender a producir un bit faltante. Sin embargo, podría ser mucho más rentable comprar el producto a alguien con más experiencia. El proceso de compra de bienes y servicios para el proyecto de forma externa se conoce como adquisición del proyecto .

El proceso de adquisiciones generalmente sigue las mismas etapas que el proyecto: planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Para garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto, es fundamental asegurarse de que el cronograma de adquisiciones esté alineado con el plan del proyecto y que el proveedor pueda cumplir con los requisitos de calidad y costo del proyecto. La relación con el proveedor suele estar protegida por el contrato y la supervisa el director del proyecto o un director de adquisiciones dedicado durante todo el proyecto.

Actividades de seguimiento de adquisiciones

El director del proyecto dispone de una serie de herramientas y técnicas para supervisar y controlar el proceso de adquisición del proyecto. Estos no se pueden implementar de forma aislada y requieren ciertos insumos, generalmente creados durante la etapa de planificación de adquisiciones. Los insumos clave para monitorear las actividades de adquisiciones del proyecto son un plan de gestión de adquisiciones, un contrato de adquisiciones, un plan de gestión de proyectos, información de desempeño del trabajo e informes de desempeño y solicitudes de cambio aprobadas. Todos los informes de desempeño se compararán con la línea de base, definida en el plan de gestión del proyecto.

Echemos un vistazo a algunas de las actividades de gestión de cambios y supervisión de adquisiciones más comunes:

• Sistema de control de cambios de contrato : este es un proceso formal para enviar cambios a un contrato existente, establecer procedimientos de administración, aprobación y resolución de disputas de reclamos, y registrar el estado de cada cambio enviado. Por ejemplo, el contrato original podría especificar que el pago se realice al proveedor al momento de la entrega y aceptación de todos los bienes comprados (digamos, arena para construcción). Sin embargo, el proveedor puede solicitar un cambio y solicitar que los pagos se realicen mensualmente para ayudarlo a cubrir los costos operativos. Los cambios sobre los cuales las partes no pudieron ponerse de acuerdo directamente se conocen como cambios impugnados y generalmente se manejan a través de arbitraje o tribunal.
• Informes y revisiones del desempeño de las adquisiciones : informan al gerente del proyecto sobre el progreso del proveedor con respecto a los objetivos del proyecto y ayudan a evaluar el desempeño con respecto al presupuesto, el cronograma y la calidad al comparar los datos reales con la línea de base, definida en el plan de gestión del proyecto. Según el contrato, nuestro proveedor de arena debía entregar 10 toneladas de arena al toro de la construcción todos los lunes. Un informe de rendimiento podría revelar que la semana pasada solo se entregaron 8 toneladas, mientras que una semana antes la entrega se retrasó y solo llegó el martes. Luego, se programa una reunión de revisión para abordar el problema y verificar si el proveedor tiene la capacidad suficiente para continuar entregando las cantidades acordadas a tiempo.
• Auditorías : son una parte integral de las revisiones del desempeño de las adquisiciones y pueden ser realizadas por la empresa del proyecto o un auditor externo para garantizar una visión imparcial. Un auditor puede visitar la planta de un proveedor después de la reunión de revisión para verificar los volúmenes de producción.
• Sistema de gestión de registros : este sistema almacena toda la documentación de adquisiciones y es vital para el correcto funcionamiento del sistema de pago y el proceso de control de adquisiciones eficiente.
• Sistema de pagos : este sistema hará coincidir el estado de trabajo y la factura de nuestro proveedor de arena con las cuentas por pagar de la empresa del proyecto, y es vital para garantizar que se pague al proveedor por el trabajo completado.

Como resultado del proceso de control de adquisiciones, se generarán resultados del seguimiento de las actividades de adquisiciones . Estos incluyen documentación de adquisiciones, como documentos de aceptación de entregables, activos organizacionales actualizados, así como evaluación del desempeño del proveedor.

Resumen de la lección

La contratación del proyecto es un proceso de compra de bienes y servicios necesarios para el proyecto de forma externa, en lugar de producirlos internamente. Es crucial monitorear las adquisiciones del proyecto para asegurar que sus productos cumplan con el cronograma del proyecto y los objetivos de calidad y presupuesto. Las actividades de adquisición requieren insumos que se crean durante la etapa de planificación de adquisiciones. Las actividades clave de monitoreo de adquisiciones incluyen el sistema de control de cambios de control , informes y revisiones de desempeño , auditorías , sistema de administración de registros y sistema de pagos . Estas actividades producen resultados que luego se utilizan en la etapa de cierre.