¿Qué es Team Briefing?
La empresa de Phillip implementó recientemente el modelo de instrucciones para el equipo. La sesión informativa del equipo es un esquema estructurado para entregar información organizacional y departamental importante. Phillip se reunirá con el liderazgo de XYZ para discutir los desafíos que han enfrentado al realizar sesiones informativas del equipo. Phillip comienza pidiendo a los líderes que identifiquen algunos de los problemas más comunes. Veamos qué tienen que decir.
Gran grupo de empleados
Un líder comienza preguntando cómo deben programar una sesión informativa para un grupo grande de empleados. Phillip explica que las pautas para las sesiones informativas del equipo sugieren que no más de 15 empleados deben participar en una sesión informativa del equipo. Las reuniones informativas del equipo con demasiados empleados dificultan responder las preguntas de todos y responder a los comentarios. Phillip sugiere delinear aún más las responsabilidades del equipo a otros gerentes o supervisores dentro del departamento. Luego, otro líder pregunta sobre la programación de reuniones para los empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias y trabajan en diferentes turnos.
Dispersión geográfica y diferenciales de cambio
Dado el entorno de trabajo global actual y los avances tecnológicos, los líderes pueden supervisar a los empleados ubicados en otra zona horaria o país. Phillip sugiere grabar en video la sesión informativa del equipo, mediante la cual los empleados pueden enviar preguntas en la plataforma. El líder puede responder a esas preguntas en una fecha posterior. Un participante levanta la mano y pregunta sobre la realización de una sesión informativa dados los diferenciales de turno. Phillip propone delegar la sesión informativa del equipo en el supervisor de turno de turno para que los empleados aún puedan recibir comunicación cara a cara (como sugiere el modelo de información del equipo). A continuación, un líder le pregunta a Phillip cómo deben manejar el absentismo.
Absentismo
Aunque las sesiones informativas del equipo están programadas con al menos seis meses de anticipación, las ausencias ocurren por razones personales o profesionales. En este caso, los empleados ausentes deben recibir una actualización de la reunión poco después de regresar al trabajo. Phillip recomienda visitar a estos empleados individualmente para determinar si tienen preguntas sobre los detalles de la reunión. Si los líderes no pueden ponerse en contacto directamente, pueden permitir que los empleados envíen preguntas por correo electrónico o de forma anónima. Ahora repasemos las sugerencias sobre cómo comunicar información desfavorable.
Comunicar información desfavorable
Phillip encuesta al grupo para determinar los temas incómodos discutidos en las sesiones informativas del equipo. Los despidos, las reubicaciones, la disminución de las ventas, la pérdida de ofertas, la muerte o enfermedad de un empleado y los plazos de los proyectos incumplidos son los primeros que se mencionan. Phillip tiene algunas sugerencias para las personas que dirigen las sesiones informativas:
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- Esté preparado: escriba una lista de preguntas anticipadas y desarrolle respuestas concretas.
- Evite los mensajes contradictorios: sea consciente de su lenguaje corporal y haga contacto visual.
- Permita comentarios: permita que los empleados se desahoguen y escuchen atentamente sus preocupaciones.
- Discuta los próximos pasos: los empleados quieren saber qué sucederá a continuación; Sea honesto y discuta cómo las noticias los impactan directamente.
A continuación, Phillip analiza cómo manejar las quejas y los comentarios improductivos.
Quejas y comentarios improductivos
Durante la reunión, los empleados pueden criticar las políticas, los procedimientos o los procesos. Los líderes deben manejar y reducir este tipo de comunicación ineficaz con cuidado pero con respeto. Phillip anima a los líderes a programar una reunión individual con estos empleados para escuchar sus quejas.
Resumen de la lección
La sesión informativa del equipo es un esquema estructurado para entregar información organizacional y departamental importante. Si bien existen muchos beneficios en el modelo de instrucciones de equipo, también pueden surgir desafíos. Grupos grandes, diferentes zonas horarias, ausentismo, difusión de información desfavorable y quejas de los empleados son ejemplos de problemas comunes. Los líderes deben estar preparados para abordar estos problemas de manera profesional mientras mantienen la integridad del modelo de reuniones.
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